Powrót do pracy stacjonarnej. Komu pracodawca nie może cofnąć zgody na pracę zdalną?

Ostatnio media obiegła informacja o tym, że Allegro nakazało swoim pracownikom powrót do pracy stacjonarnej przez 4 dni w tygodniu, a pozwoliło im wykonywać pracę zdalną tylko przez 1 dzień w tygodniu. Decyzja wywołała wśród pracowników oburzenie, jednak nie mają wyboru i muszą wrócić do pracy stacjonarnej zgodnie z nakazem pracodawcy, chyba że są rodzicami dziecka do lat 8, którym zgoda na pracę zdalną została udzielona na specjalnych zasadach.

Praca zdalna – zasady ogólne

Zgodnie z kodeksem pracy praca zdalna jest wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, które zostało uzgodnione z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Wykonywanie pracy w takiej formie może być uzgodnione przez pracodawcę od razu przy zawieraniu umowy o pracę albo późniejszym etapie zatrudnienia. Zgodnie z ogólną zasadąani pracownik, ani pracodawca nie mogą jednostronnie zdecydować o wykonywaniu pracy zdalnej.

Pracodawca może jednak zaproponować pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, ale pracownik nie musi wyrazić na to zgody. Jedynie w niektórych przypadkach pracodawca może wysłać pracownika przymusowo na pracę zdalną (w trakcie epidemii lub w czasie siły wyższej).

Praca hybrydowa a praca zdalna okazjonalna

Kodeks pracy nie przewiduje pojęcia pracy hybrydowej, a jedynie pracy zdalnej okazjonalnej. Zgodnie z art. 67³³ par. 1 praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Praca wykonywana poza siedzibą pracodawcy w takim niewielkim wymiarze nie wymaga dodatkowych uzgodnień w umowie o pracę, a zgoda na nią może być wyrażona na podstawie wniosku złożonego przez pracownika w dowolnym terminie. Pracodawca nie ma obowiązku wyrażania zgody na świadczenie pracy zdalnej, nawet w formie okazjonalnej.

Z kolei praca hybrydowa to potoczne określenie na takie ustalenie miejsca wykonywania pracy, że pracownik część tygodnia pracuje w biurze, a część – zdalnie.

Wyrażenie zgody na pracę zdalną

Pracownik może złożyć wniosek o pracę w każdej chwili, ale pracodawca nie ma obowiązku wniosku uwzględniać. W niektórych przypadkach ma nawet zakaz wyrażenia zgody.

Praca zdalna nie może bowiem obejmować prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Praca zdalna – obowiązek udzielenia odpowiedzi

Pracodawca nie ma obowiązku wyrażania zgody na pracę zdalną w żadnym przypadku, ale kodeks pracy wymienia przypadki, w których pracodawca musi udzielić odpowiedzi na wniosek (art. 67¹⁹ par. 6 k.p.).

Obowiązek udzielenia odpowiedzi dotyczy wniosku, który złożył lub złożyła:

• pracownica w ciąży;
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• rodzic dziecka posiadający zaświadczenie, o którym mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem";
• rodzic dziecka o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• rodzic dziecka posiadający opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach oświatowych;
• pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca może nie uwzględnić wniosków o pracę zdalną tych osób, jeśli jest to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Pracodawca udziela tej odpowiedzi w postaci papierowej lub elektronicznej.

Rodzice dziecka do lat 8 – możliwość pracy zdalnej

Odrębną podstawą do złożenia wniosku o pracę zdalną jest art. 188¹ k.p., a więc o tzw. elastyczną organizację pracy, której jedną z form stanowi praca zdalna. Na tej podstawie wniosek może złożyć rodzic dziecka do lat 8. Również w tym przypadku pracodawca nie musi wyrażać zgody na pracę zdalną, ale musi udzielić pracownikowi odpowiedzi.

Wniosek o umożliwienie wykonywania pracy zdalnej w postaci papierowej lub elektronicznej składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

We wniosku pracownik musi wskazać:

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;
• przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;
• termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy – w tym przypadku pracownik może wnioskować o pracę zdalną do ukończenia przez dziecko 8 lat;
• rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Pracownik musi uzasadnić, dlaczego chce korzystać z takiej formy pracy.

Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W oparciu o te okoliczności pracodawca może odmówić pracy zdalnej także pracownikowi wychowującemu dziecko do lat 8.

Elastyczna organizacja pracy – konieczna odpowiedź

Pracodawca nie musi wyrażać zgody na pracę zdalną w ramach elastycznej organizacji pracy, ale musi udzielić odpowiedzi na wniosek. Pracodawca musi poinformować pracownika:

• uwzględnieniu wniosku albo
• przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo
• innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku.

Odpowiedzi powinien udzielić w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Brak odpowiedzi na wniosek stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Wniosek o elastyczną organizację czasu pracy

Złożenie wniosku o dowolną formę elastycznej organizacji pracy, w tym o pracę zdalną, nie może stanowić przyczyny uzasadniającej:

• wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę;
• prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.

Jeśli pracownik złoży taki wniosek, a potem zostanie zwolniony z dowolnych przyczyn, to w postępowaniu odwoławczym pracodawca będzie musiał przede wszystkim udowodnić, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę kierował się innymi powodami niż złożenie wniosku o pracę zdalną.

Cofnięcie zgody – praca zdalna od początku zatrudnienia

Jeśli pracownik został zatrudniony i jednym z uzgodnionych warunków pracy było wykonywanie pracy zdalnej, pracodawca może zmienić ten warunek jedynie poprzez złożenie wypowiedzenia zmieniającego. Umowa z pracownikiem, który nie przyjmie nowych warunków pracy, ulegnie rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia.

Teoretycznie możliwe jest również zawarcie z pracownikiem porozumienia, na mocy którego pracownik w dowolnym, uzgodnionym momencie zmienia zasady świadczenia pracy.

Cofnięcie zgody – praca zdalna rozpoczęta w trakcie zatrudnienia

W przypadku wyrażenia zgody na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia zastosowanie będzie miał art. 67²² par. 1 k.p. Zgodnie z nim w takim przypadku każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Specjalne warunki cofnięcia zgody będą dotyczyć specjalnej kategorii pracowników określonych w art. 67¹⁹ par. 6 k.p. W takim przypadku pracodawca będzie mógł cofnąć zgodę na dalsze wykonywanie pracy zdalnej, jeśli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W jakich przypadkach pracodawca nie może cofnąć zgody na pracę zdalną?

Pracodawca nie może cofnąć udzielonej zgody na wykonywanie pracy zdalnej, jeśli zgoda ta była udzielona rodzicowi dziecka do lat 8 w trybie art. 188¹ k.p.

Jeśli więc pracodawca chciałby nakazać pracownikom powrót do pracy stacjonarnej, nawet nie w pełnym wymiarze (praca hybrydowa), może to zrobić wobec wszystkich pracowników z wyjątkiem tych, którzy wcześniej uzyskali zgodę na pracę zdalną na podstawie art. 188¹ k.p.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi wyrażać zgodę na pracę zdalną?

Przepisy nie przewidują przypadku, w którym pracodawca musiałby wyrazić zgodę na pracę zdalną.

Czy pracodawca może cofnąć zgodę na pracę zdalną?

Pracodawca może cofnąć zgodę na pracę zdalną w każdej chwili, z wyjątkiem osób, którym udzielono tej zgody na podstawie art. 188¹ k.p.