Pracodawcy częściej łamią prawa pracowników na pracy zdalnej

Łamanie praw pracowników

– Już na etapie prac nad regulacją pracodawcy zwracali uwagę, że o ile duże firmy sobie poradzą, bo zatrudniają ekspertów kadrowo-płacowych, o tyle w mniejszych może być kłopot z ich stosowaniem nowych regulacji ze względu na ograniczone zasoby w zakresie specjalistów. A obowiązków związanych z home office jest cała masa do spełnienia. Samo stworzenie zasad pracy zdalnej wymaga wiedzy, a małe podmioty gorzej poruszają się w nowych przepisach – zauważa Robert Lisicki, dyrektor departamentu prawa pracy w Konfederacji Lewiatan. Dodaje, iż najnowsze dane PIP potwierdzają, że najbardziej z regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej nie radzi sobie sektor małych i średnich przedsiębiorstw.

PIP z kolei przyczyn ujawnionych nieprawidłowości upatruje przede wszystkim w nieznajomości przepisów prawa w zakresie pracy zdalnej, ale też ich nieczytelności – w szczególności z uwagi na liczne odesłania do innych przepisów czy wysoką ich szczegółowość. Zdaniem inspektorów wśród powodów jest też krótka praktyka stosowania nowych regulacji.

Co zatem sprawia pracodawcom największą trudność, a co za tym idzie, w jaki sposób są łamane prawa pracowników chcących pracować zdalnie?

Jak wynika z najnowszego sprawozdania PIP za 2024 r., do którego dotarł DGP, najbardziej skala uchybień zwiększyła się w zakresie wymagań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy – aż o ponad 30 proc. Chodzi przede wszystkim o nieprzygotowywanie oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej czy nieprzekazywanie informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania takiej pracy. Ponadto pracodawcy często dopuszczali do niej pracowników, nie wymagając od nich stosownych oświadczeń wynikających z przepisów prawa. O niemal 20 proc. wzrosła też skala przewinień w zakresie organizacji pracy zdalnej, a dokładnie niewypłacania ekwiwalentu albo ryczałtu w związku z wykorzystywaniem przez pracowników własnych narzędzi pracy i materiałów, czy niepokrywania kosztów energii elektrycznej i telefonów. Podobnie zwiększył się odsetek nieprawidłowości w zakresie niezachowania wymogów formalnych oraz obowiązków informacyjnych wynikających z obowiązujących przepisów, czyli brakowało określenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu z organizacjami związkowymi, w regulaminie, w porozumieniu zawartym z pracownikiem czy w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Warto dodać, że na bakier z przepisami byli nie tylko pracodawcy, którzy w pełni godzili się na pracę na odległość, ale też ci, którzy przewidywali taką formę jedynie incydentalnie i okazjonalnie.

– Przedsiębiorcy zapominają, że o ile w tym przypadku nie muszą dokładać się do rachunków za prąd i telefon, o tyle muszą jednak dopełnić obowiązków informacyjnych względem pracowników o zagrożeniach wynikających z pracy zdalnej czy bhp – mówi Robert Lisicki.

Nie zawsze winna firma

Poza tym pracodawcy wskazują, że ujawnione nieprawidłowości nie są wyłącznie ich winą. Przykładają się do nich też sami pracownicy, którzy zapominają na przykład poinformować przełożonego o zmianie miejsca wykonywania pracy na odległość. Dotyczy to zwłaszcza pracy okazjonalnej. A wtedy konieczna staje się aktualizacja wszelkich oświadczeń związanych z pracą zdalną, które muszą podpisać pracownicy.

Warto dodać, że ujawnione w trakcie kontroli uchybienia okazały się zbieżne z tym, co sygnalizowali sami pracownicy. A ci, jak wynika z danych PIP, poskarżyli się w 2024 r. na swoich pracodawców 129 razy. 34 skargi okazały się zasadne. Dla porównania w 2023 r. niespełna 10 proc. kontroli zostało wykonanych na skutek donosów złożonych przez pracowników. Zatrudnieni zwracali również uwagę na to, że przełożeni nie uwzględniają wniosków o pracę zdalną od osób należących do grupy uprzywilejowanej na mocy art. 67[19] par. 6 i 7 kodeksu pracy o wykonywanie pracy zdalnej. Chodzi np. o pracowników opiekujących się dziećmi. Wyniki kontroli nie wskazują, by jednak miało to miejsce.

– To wynika z niezrozumienia tego przepisu przez pracowników, którzy zapominają, że pracodawcy mogą jednak odmówić tej formy pracy, nawet osobom uprzywilejowanym, jeśli charakter pracy lub organizacja pracy w firmie uniemożliwiają wykonywanie obowiązków zdalnie – zauważa Robert Lisicki.

Oprócz tego podczas kontroli planowych i skargowych inspektorzy pracy udzielili prawie 1 tys. porad dotyczących prawnej ochrony pracy.

Zdaniem ekspertów najnowsze dane PIP wskazują, że rewizja przepisów o pracy zdalnej by się jednak przydała. Grażyna Spytek-Bandurska uważa jednak, że to będzie zadanie trudne do zrealizowania. Ostatnie działania resortu pracy wskazują bowiem, że dąży on raczej do coraz większego komplikowania regulacji. Podaje przykład mobbingu czy poziomów temperatur, po których przekroczeniu praca będzie mogła być wstrzymana, nad którymi obecnie pracuje ministerstwo.

Pracodawcy wskazują, że poza uproszczeniem regulacji warto pomyśleć o tym, by praca okazjonalna uległa wydłużeniu z 24 do 36 dni w roku. Zwracają też uwagę na zmiany w przechowywaniu dokumentacji związanej z pracą zdalną. Dziś ma być ona dołączana do części B akt osobowych, czyli tej związanej z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika. To sprawia, że trzeba ją przechowywać w formie papierowej. A powinna być możliwość przetrzymywania jej w wersji elektronicznej, bo często w tej formie ma też obieg dokumentów z pracownikiem korzystającym z home office. ©℗