Urlop a praca zdalna. Jakie pułapki czyhają na pracodawców?

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna w rozumieniu kodeksu pracy to praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, które zostało uzgodnione z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ k.p.).

Zdalna forma wykonywania pracy może być uzgodniona od razu przy zawieraniu umowy o pracę albo na dowolnym etapie zatrudnienia.

Wniosek o pracę zdalną pracownik może złożyć w każdej chwili, ale pracodawca nie ma obowiązku wniosku uwzględniać. Co więcej, w niektórych przypadkach pracodawca zgody wyrazić nie może (np. przy pracach niebezpiecznych).

Czy pracodawca ma obowiązek wyrażenia zgody na pracę zdalną?

Mimo że nie ma przypadku, w którym pracodawca bezwzględnie musi wyrazić zgodę na pracę zdalną, to w niektórych sytuacjach musi udzielić pracownikowi odpowiedzi na taki wniosek.

Obowiązek ten, określony w art. 67¹⁹ par. 6 k.p., dotyczy sytuacji, gdy wniosek o pracę zdalną złożył lub złożyła:

• pracownica w ciąży;
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia;
• rodzic dziecka posiadający zaświadczenie, o którym mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem";
• rodzic dziecka o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• rodzic dziecka posiadający opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach oświatowych;
• pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wnioski tych osób również nie muszą być uwzględniane, jeśli jest to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca musi poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Nawet jeśli pracodawca wyrazi zgodę na pracę zdalną dla jednego z wymienionych wyżej pracowników, w każdej chwili zgoda może być wycofana.

W jakim przypadku pracodawca nie może odwołać zgody na pracę zdalną?

Odrębną podstawą do złożenia wniosku o pracę zdalną jest art. 188¹ k.p. Na tej podstawie wniosek może złożyć rodzic dziecka do lat ośmiu. Również w tym przypadku pracodawca nie musi wyrażać zgody na pracę zdalną, ale również musi udzielić pracownikowi odpowiedzi.

Różnica między wnioskiem złożonym na podstawie wyżej wspomnianego art. 67¹⁹ k.p. polega na tym, że pracodawca ma szerszy katalog przyczyn odmowy. Pracodawca może się bowiem powołać na swoje potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Co jednak najważniejsze, to to, że w tym przypadku po wyrażeniu zgody pracodawca nie może nakazać pracownikowi powrotu do pracy stacjonarnej.

Praca zdalna – zasady korzystania z urlopu wypoczynkowego

Wykonywanie pracy zdalnej, niezależnie od podstawy, na jakiej pracodawca wyraził na nią zgodę, nie zmienia w żaden sposób prawa do urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z ogólnymi regułami pracownik ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu rocznie. Terminy urlopów pracowników zdalnych powinny być uwzględnione w planie urlopów tworzonym dla całej załogi.

Praca zdalna nie może być podstawą do dyskryminacji pracownika, nie można więc przyjąć, że pracownicy stacjonarni mają pierwszeństwo w wybieraniu terminu urlopów. Takie rozróżnienie pracowników ze względu na formę wykonywania pracy jest niedopuszczalne.

Kumulacja urlopu – jak jej przeciwdziałać?

Wykonywanie pracy w formie zdalnej często prowadzi do kumulacji urlopu wypoczynkowego. W wielu przypadkach, w których pracownik stacjonarny musiałby skorzystać z dnia wolnego, bo jego obecność w domu byłaby niezbędna, pracownik zdalny wniosku o urlop składać nie musi.

I nie chodzi tu nawet o sytuacje, w których pracownik zdalny pozoruje pracę. Trzeba bowiem zwrócić uwagę, że sami twórcy przepisów o pracy zdalnej założyli, że pracownik może jednocześnie pracować i sprawować opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny. Nie bez powodu rodzice małych lub niepełnosprawnych dzieci mają pewne ułatwienia (choć nie gwarancję) w dostępie do pracy zdalnej.

Pracodawca nie ma jednak prawnych narzędzi, aby zmusić pracownika do bieżącego wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. Zaległy urlop musi być wykorzystany co prawda do 30 września następnego roku, ale istnieje spór co do tego, czy pracodawca może przymusowo wysłać pracownika na zaległy urlop.

Dlaczego kumulacja urlopu jest niekorzystna dla pracodawcy?

Kumulacja urlopu to dla pracodawcy niekorzystna sytuacja. Szczególnie chodzi tu o konieczność wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w razie zakończenia stosunku pracy.

Pracodawca ma co prawda uprawnienie, o którym mowa w art. 167¹ k.p., ale nie zawsze może z niego skorzystać. Zgodnie z tym przepisem w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Pracodawca może więc teoretycznie pracownika zmusić do wykorzystania urlopu. Wystarczy jednak, żeby pracownik przedstawił zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy w okresie wypowiedzenia i wykorzystanie urlopu nie będzie już możliwe. Może się również zdarzyć, że z pracownikiem zostanie rozwiązana umowa o pracę bez wypowiedzenia, co w ogóle uniemożliwi wykorzystanie zaległego urlopu.

Odbieranie e-maili i telefonów na urlopie

Niektórzy pracodawcy, przyzwyczajeni do zdalnego kontaktu z pracownikiem, kontaktują się z pracownikiem także na jego urlopie. To ryzykowne, bo pracownik, nawet zdalny, nie ma na urlopie obowiązku sprawdzać skrzynki e-mailowej, odbierać telefonów ani odpisywać na wiadomości.

Jeśli pracodawca tego jednak wymaga, pracownik może uznać (szczególnie gdyby doszło w przyszłości do konfliktu), że doszło do przerwania urlopu. Zgodnie z art. 164 par. 2 k.p. jest to dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. A to oznaczałoby, że dni, w których pracownik był zmuszony kontaktować się z pracodawcą, były dniami pracy, a nie urlopem wypoczynkowym.

Jaka kara grozi pracodawcy za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego?

Zarówno znaczna kumulacja urlopu, jak i przerywanie urlopu wypoczynkowego, może dla pracodawcy rodzić jeszcze jedno zagrożenie.

W skrajnych przypadkach inspektor pracy może powziąć podejrzenie, że pracodawca łamie prawa pracownika dotyczące urlopu. Zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 2 kto, wbrew obowiązkowi, nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.