Nadpłata składek. Jak odzyskać od ZUS nadpłacone składki?

Nadpłata składek może zostać wykryta albo przez samego płatnika, albo przez ZUS. Jej zwrot następuje tylko na wniosek, a ZUS ma na to 30 dni. Na jakich zasadach odbywa się zwrot nienależnie opłaconej składki?

Ogólne zasady zwrotu nadpłaconych składek zostały określone w art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Zgodnie z nim nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek.

ZUS zwraca nadpłatę składek tylko na wniosek i to niezależnie od tego, czy ZUS o nadpłacie zawiadomił, czy nadpłatę stwierdził samodzielnie płatnik.

Czym jest nadpłata składek ZUS?

Nadpłata składek to składki nienależnie opłacone. Jak wyjaśnia Sąd Najwyższy z 23 stycznia 2020 r., sygn. akt I UK 333/18, nienależnie opłaconą jest składka opłacona bez podstawy prawnej, tj. wtedy, gdy:

• nie istniał tytuł prawny do ubezpieczenia społecznego, albo
• istniało zwolnienie od opłacania składek, albo
• wysokość składki została zawyżona.

Składka staje się nienależnie opłacona z dniem jej bezpodstawnego jej uiszczenia w całości lub części, co jasno wskazuje początek biegu terminu przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne.

Składki nadpłacone z powodu błędnie obliczonych zasiłków

Płatnik, który jest zobowiązany do wypłaty zasiłków, wlicza kwoty zasiłków w ciężar składek, tj, odejmuje wypłacone zasiłki od składek należnych za dany miesiąc. Jeśli więc płatnik z jakichś powodów wypłacił zbyt niski zasiłek, to także oznacza, że za mało wliczył sobie zasiłków w ciężar składek i składki z tego powodu zostały zapłacone w zbyt wysokiej kwocie. Powstało pytanie, czy także tego rodzaju nadpłaty mogą być zwracane płatnikom.

SN w wyroku z 15 lipca 2008 r., sygn. akt III UK 28/08, potwierdził, że w kontekście nadwyżki nie jest istotne to, czy nadwyżka jest rezultatem nadpłaty składek na ubezpieczenie społeczne czy zasiłków lub kwoty uznań, ponieważ nadwyżka wynika z porównania dokonanej przez płatnika wpłaty i należności wynikającej z deklaracji rozliczeniowej. Nie można zatem różnicować prawnego charakteru nadwyżki, a w konsekwencji uprawnienia do żądania jej zwrotu oraz ewentualnych odsetek lub oprocentowania za zwłokę lub opóźnienie w zwrocie tej nadwyżki, w zależności od tego, czy w nadwyżce mieszczą się kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne lub kwoty nadpłaconych zasiłków czy kwoty uznań.

Czy ZUS musi zawiadomić płatnika o nadpłaconych składkach?

Tak, ustawa systemowa wprost przewiduje (art. 24 ust. 6b), że ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, jeżeli kwota nienależnie opłaconych składek przekracza dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Koszt upomnienia to 16 zł, zatem nadpłata, o której ZUS zawiadamia, musi przekraczać 160 zł.

Trzeba podkreślić, że ZUS ma ustawowy obowiązek zawiadomić płatnika o nadpłacie. Tylko w przypadku, gdy nienależnie opłacone składki nie przekraczają kosztów upomnienia, organ rentowy nie ma obowiązku zawiadamiania płatnika o nienależnie opłaconych składkach, jednak na jego wniosek ma obowiązek dokonania ich zwrotu (tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z 20 marca 2024 r., sygn. akt II USK 297/23).

Czy nadpłatę może stwierdzić sam płatnik?

Tak, płatnik może samodzielnie stwierdzić nadpłatę składek i złożyć wniosek o ich zwrot.

W jakim terminie ZUS zwraca nadpłacone składki?

ZUS zwraca nadpłacone składki w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku o ich zwrot. Zwrot następuje w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy płatnika składek zewidencjonowany na koncie płatnika składek. W przypadku braku płatnika składek nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi następcy prawnemu w terminie i na zasadach określonych dla płatnika składek.

Jeżeli ZUS nie zwróci składek w terminie 30 dni, podlegają one oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku.

Komu ZUS zwraca składki?

Zgodnie ogólną zasadą ZUS zwraca składki płatnikowi, także w części potrąconej z wynagrodzenia ubezpieczonego (pracownika, zleceniobiorcy). Następnie to na płatniku ciąży obowiązek prawidłowego rozliczenia się z ubezpieczonym.

ZUS zawiadomi jednak ubezpieczonego o nadpłacie, gdy nie ma płatnika składek ani jego następcy prawnego (np. firma została zlikwidowana). W takiej sytuacji to ubezpieczony może złożyć wniosek o zwrot nadpłaty w części, jak została nienależnie potrącona z jego wygrodzenia. ZUS zwraca nadpłatę na rachunek bankowy ubezpieczonego.

Nadpłacone składki mogą być też zwrócone instytucji obsługującej wpłaty składek, która w wyniku błędu opłaciła składkę z własnych środków tej instytucji.

Ile czasu płatnik ma na złożenie wniosku zwrot nadpłaty?

Jak stanowi art. 24 ust. 6g ustawy systemowej nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia:

• otrzymania zawiadomienia od ZUS;
• opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia od ZUS i samodzielnego stwierdzenia nadpłaty.

Na gruncie tego przepisu pojawiła się wątpliwość, czy należy powyższe terminy rozpoczęcia biegu przedawnienia traktować oddzielnie, czy może łącznie. SN m.in. w cytowanym wyżej wyroku z 20 marca 2024 r., sygn. akt II USK 297/23, podkreślił, że poprawne jest pierwsze założenie. SN stwierdził, że terminem początkowym biegu terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek będzie albo data otrzymania zawiadomienia o kwocie nienależnie opłaconych składek, albo - w razie braku takowego zawiadomienia - dzień opłacenia nienależnych składek.

Czy termin 5 lat na żądanie zwrotu składek może zostać wydłużony?

Bieg pięcioletniego terminu przedawnienia ulega zawieszeniu:

• w przypadku wydania przez ZUS decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna;
• jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd - do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocniło się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat;
• od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy;
• w przypadku wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna.