Przedawnienie prawa do urlopu. Jak długo można zwlekać z pójściem na urlop?

Kiedy przedawnia się urlop?

Termin przedawnienia prawa do urlopu wskazano w art. 291 par. 1 kodeksu pracy. Zgodnie z nim roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Przez „roszczenie ze stosunku pracy” należy również rozumieć roszczenie o udzielenie urlopu, którego pracownik nie może się zrzec.

Przedawnienie urlopu – jak liczyć termin początkowy?

Termin przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Co to dokładnie oznacza? Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w uchwale z 20 lutego 1980 r., sygn. akt V PZP 6/79, trzyletnie przedawnienie zaczyna biec od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu, chyba że szczególne przepisy kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia urlopu w innych terminach. Jak bowiem wynika z art. 161 k.p., pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

To jest zasada ogólna, która jednak została doprecyzowana przez SN w wyroku z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00. SN stwierdził, że roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne, ale rozpoczęcie biegu tego terminu następuje albo z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), albo najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.)”.

Wyrok zapadł w poprzednim stanie prawnym, gdy zaległy urlop trzeba było wykorzystać do końca marca roku następnego. W związku ze zmianą przepisów i przesunięciem terminu wykorzystania zaległego urlopu do końca września następnego roku kalendarzowego zmienił się także termin rozpoczęcia biegu przedawnienia. Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy ma swojej stronie internetowej (www.pip.gov.pl), „obecnie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego po roku, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu, a zatem bieg trzyletniego terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy należy liczyć od 1 października roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

Jak oblicza się bieg przedawnienia po urlopie wychowawczym?

Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 293¹ k.p.). Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Skorzystanie z urlopu wychowawczego nie spowoduje więc, że pracownik straci urlop wypoczynkowy.

Czy pracodawca może udzielić urlopu, gdy doszło do przedawnienia?

Nie ma przeszkód, aby pracodawca udzielił pracownikowi urlopu, nawet gdy doszło do przedawnienia. Pracodawca może bowiem nie skorzystać z zarzutu przedawnienia i udzielić pracownikowi takiego urlopu.

Dlaczego pracodawca nie powinien pozwalać na kumulację urlopów?

Przedawnienie prawa do urlopu wypoczynkowego jest dla pracodawcy korzystne, gdyż nie musi pracownikowi takiego urlopu udzielać, a w razie zakończenia stosunku pracy – nie musi wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Zanim jednak do przedawnienia dojdzie, kumulacja urlopu z kilku lat jest dla pracodawcy problematyczna. Musi liczyć się z tym, że w razie kontroli inspektor pracy uzna, że to pracodawca narusza prawa pracownika do urlopu wypoczynkowego, co wiąże się z karą do 30 000 zł. Ponadto może w każdej chwili dojść do takiej kumulacji urlopu, że praca w zakładzie może być utrudniona, bo pracodawca musi udzielić zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Ważne jest zatem, aby pracodawca na bieżąco udzielał urlopów.

Jak pracodawca może przeciwdziałać kumulacji urlopów?

Pracodawca nie ma możliwości przymusowego wysłania pracownika na urlop z wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia.

Istnieją pewne rozbieżności co do możliwości przymusowego udzielenia pracownikowi zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej stoi na stanowisku, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (odpowiedź na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r.).

Z kolei PIP uważa, że „samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.167¹ k.p., nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne”.

Przyjęcie stanowiska PIP powoduje, że łatwiej może dojść do kumulacji urlopu z kilku lat, bo pracodawca nie ma realnej możliwości zmuszenia pracownika do pójścia na urlop i wykorzystywania puli przysługujących mu dni wolnych.