Trzyletni okres modernizacji e-umów potrzebny na analizy i przetargi

Nowe funkcjonalności w systemie e-umów będą dostępne w 2028 r.

Dlaczego rozbudowa potrwa aż trzy lata i czy wobec szybkiego rozwoju nowych technologii oraz sztucznej inteligencji nie okaże się, że zaplanowane rozwiązania będą już wtedy niepotrzebne? Jak wyjaśnia Ministerstwo Rodziny w odpowiedzi na pytania DGP, „rozbudowa systemu to radykalna zmiana wymagająca kompleksowej modernizacji, dogłębnych analiz oraz przeprowadzenia postępowań przetargowych w trybie konkurencyjnym, zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. Trzyletni okres wdrożeniowy wynika z konieczności zapewnienia wysokiej jakości, interoperacyjności i bezpieczeństwa systemu”.

Resort uspokaja również, że mimo szybkiego postępu technologicznego „potrzeba dostępu do prostych i bezpłatnych narzędzi do obsługi relacji zatrudnienia będzie aktualna również w przyszłości – szczególnie w mikrofirmach i gospodarstwach domowych”. Jednak eksperci mają co do tego wątpliwości.

– Choć rozwiązanie wydaje się interesujące, to nie mam przekonania, że przedsiębiorcy będą z niego korzystali na dużą skalę – ocenia Joanna Torbé-Jacko, adwokatka i ekspertka Business Centre Club ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. – Być może sprawdzi się w przypadku mikroprzedsiębiorców, ale trudno oczekiwać, że gotowe wzory umów przekonają dużych pracodawców. Dobrze skonstruowana umowa powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb – chociażby w zakresie poufności, ochrony danych osobowych czy własności intelektualnej – podkreśla.

Nie tylko umowy o pracę, ale też zlecenia, umowy szkoleniowe i umowy o zakazie konkurencji

Po modernizacji system będzie umożliwiał zawieranie nie tylko umów o pracę i zleceń, ale też umów szkoleniowych, o zakazie konkurencji, współodpowiedzialności materialnej czy porozumień dotyczących wolontariatu. Umowy o zakazie konkurencji oraz współodpowiedzialności materialnej zawierane za pośrednictwem systemu będzie można podpisać podpisem zaufanym lub osobistym. To znaczące odstępstwo od zasad obecnie przewidzianych w kodeksie pracy, który przewiduje możliwość podpisania tych umów w postaci elektronicznej jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym – pod rygorem nieważności.

System zostanie też rozbudowany o narzędzia do potwierdzania obecności pracowników, w tym przy pracy zdalnej, oraz funkcje wspomagające rozliczenia z ZUS i z urzędem skarbowym. Przewidziano również możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej bezpośrednio w systemie, co ma odciążyć pracodawców z obowiązków archiwizacyjnych.

Pracodawcy chcą zmian dotyczących podpisywania umów o pracę

W uwagach do projektu nowelizacji Konfederacja Lewiatan postuluje dopuszczenie w przepisach kodeksu pracy możliwości zawarcia umowy o pracę w innej formie niż pisemna – w formie profilu zaufanego lub podpisu osobistego. W tej chwili podpisanie umowy jest możliwe wyłącznie w formie pisemnej, a więc albo przy użyciu podpisu złożonego na papierze, albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym pracownicy na ogół nie dysponują. W ocenie KL takie rozwiązanie byłoby lepsze niż wdrażanie systemu umów, tym bardziej że nie każdy pracodawca będzie zainteresowany korzystaniem z niego, bo wielu ma własne, rozbudowane procesy kadrowo-płacowe.

Lewiatan ma też wątpliwości co do tego, kto będzie ponosił odpowiedzialność za zgodność przesyłania danych do systemu z przepisami RODO. Ponadto przedstawiciele organizacji zgłosili kilka kwestii, które wymagają doprecyzowania w nowych przepisach, m.in.: czy będzie przewidziana możliwość częściowego prowadzenia dokumentacji, np. podpisywania umów, w systemie, ale jednocześnie możliwość pobrania umów i archiwizacji w systemach pracodawcy, albo co w przypadku gdy pracodawca prowadzi akta w formie papierowej, ale z powodu oszczędności chciałby umowy zawierać w systemie.

Eksperci są też zdania, że z uwagi na zakres zmian wskazany w projekcie okres vacatio legis powinien być zdecydowanie dłuższy niż 14 dni i wynosić minimum dwa miesiące. ©℗