Przechowywanie akt osobowych pracowników to podstawowy obowiązek pracodawcy. Okres przechowywania uzależniony jest od czasu nawiązania stosunku pracy. Od kiedy liczyć 10 lat? Co jeśli dokumentacja pracownicza może być dowodem w postępowaniu?

rozwiń ›

Przechowywanie akt osobowych – ile lat, podstawa prawna

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Podstawą prawną tego obowiązku jest art. 94 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest obowiązany w szczególności m.in.:

  • prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
  • przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Pracownik lub były pracownik może złożyć papierowy lub elektroniczny wniosek o wydanie kopii lub części dokumentacji pracowniczej. W przypadku śmierci pracownika, mogą o to wnioskować członkowie jego rodziny. Natomiast pracodawca ma obowiązek wydania tych dokumentów. Co więcej pracodawca może ponieść karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30000 zł za:

  • nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
  • nieprzechowywanie dokumentacji przez wymagany okres
  • przechowywanie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Od kiedy liczyć 10 lat przechowywania akt osobowych?

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy skracające okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jak już zostało wspomniane, przepisy kodeksowe nakazują przechowywanie jej przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. O kiedy liczy się ten 10-letni okres? Ustawodawca wskazuje, że początkiem jego biegu jest koniec roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy czyli 31 grudnia.

Przechowywanie akt osobowych a ponowne zatrudnienie

Jeśli w czasie tych 10 lat pracownik zostanie ponownie zatrudniony, nie zakłada się nowej dokumentacji pracowniczej. Akta przechowuje się wówczas przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy nawiązany ponownie w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy.

Kodeks pracy:

Art. 945 § 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Przechowywanie akt osobowych – 50 lat

Tabela przedstawia zestawienie terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od czasu nawiązania stosunku pracy.

Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania
Stosunki pracy nawiązane od 1 stycznia 2019 r. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy
Stosunki pracy trwające w dniu 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy
Stosunki pracy nawiązane od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS
Stosunki pracy nawiązane od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., gdy pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS (dokumenty pozwalające na ustalenie wysokości emerytury, renty) 50 lat od zakończenia stosunku pracy
Stosunki pracy nawiązane do 31 grudnia 1998 r. 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej

Dokumentacja pracownicza dowodem w postępowaniu a przechowywania

Kiedy dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód w postępowaniu (albo istnieje takie prawdopodobieństwo), a pracodawca jest jego stroną, przechowuje się ją do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Zawsze jednak minimalnie do upływu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy.

Jeśli pracodawca dowiaduje się powództwie lub wszczęciu postępowania, w którym dokumentacja będzie dopuszczona jako dowód albo istnieje takie prawdopodobieństwo przechowuje dokumentację dodatkowe 12 miesięcy po upływie okresu 10 lat oraz kolejne 30 dni. Dni te liczy się od dnia, w którym były pracownik został poinformowany o możliwości odbioru dokumentacji, a także w przypadku nieodebrania o jej zniszczeniu. Zawiadomienie to wysyła się po upływie dodatkowych 12 miesięcy przechowywania akt.

Kodeks pracy:

Art. 944. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:
1) jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b; art. 947 stosuje się odpowiednio;
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.

Zniszczenie dokumentacji pracowniczej

Po upływie 10 lub 50 lat przechowywane dokumenty pracodawca niszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023, poz. 1465)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024, poz. 535)