Działalność nierejestrowana 2025. Czy zawsze niski przychód oznacza brak ZUS?

Co to jest działalność gospodarcza?

Ogólna definicja działalności gospodarczej została zawarta w art. 3 Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z nim działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Z kolei przedsiębiorcą (art. 4 prawa przedsiębiorców) jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębne przepisy przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą.

Zatem spełnienie powyższych warunków oznacza, że z mocy prawa dana osoba (podmiot) uznawana jest za wykonująca działalność gospodarczą. Zgłoszenie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest jedynie potwierdzeniem tego faktu.

Zgłoszenie do CEIDG powoduje, że od momentu wskazanego w zgłoszeniu osoba fizyczna podlega z mocy prawa ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz, o ile nie skorzysta z ulgi składkowej (ulga na start), także ubezpieczeniom społecznym i musi odprowadzać składki do ZUS.

Jakie skutki ma zgłoszenie do CEIDG?

Zgłoszenie do CEIDG wprowadza jedynie domniemanie, że dana osoba prowadzi działalność gospodarczą. Domniemanie to może być obalone. Zdarza się tak, gdy ZUS kwestionuje fakt prowadzenia działalności i zarzuca zgłoszenie do CEIDG i ZUS tylko w celu wyłudzenia zasiłków.

Jeśli dana osoba nie wykaże, że rzeczywiście prowadziła działalności, sąd może podtrzymać decyzję ZUS w tej sprawie i uznać, że działalność nie była prowadzona.

Zasada ta działa również w drugą stronę, ale jest dużo rzadsza. Może się bowiem zdarzyć, że ZUS uzna, że działalność jest prowadzona mimo braku zgłoszenia. W takiej sytuacji ZUS ustali, w jakim okresie jego zdaniem działalność była prowadzona, i za ten okres zażąda zaległych składek.

Co to jest działalność nierejestrowana?

Prawo przedsiębiorców przewiduje jednak wyjątek od powyższych zasad, wprowadzając tzw. działalność nierejestrowaną (nieewidencjonowaną).

Zgodnie z art. 5 ust. 1 tej ustawy nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną:

• której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia i
• która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Dopóki zatem przychód z prowadzanie działalności nie przekroczy 75 proc. minimalnego wynagrodzenia, nie ma obowiązku zgłaszać się do CEIDG i nie powstaje obowiązek podlegania ubezpieczeniom. W 2025 r. limit przychodu wynosi 3499,50 zł miesięcznie.

Przez przychód należny rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Nie ma znaczenia dochód, a więc przychód po odjęciu kosztów prowadzenia działalności.

Wcześniej prowadzona działalność gospodarcza a działalność rejestrowana

Oba powyższe warunki należy spełnić łącznie, co oznacza, że liczy się nie tylko przychód z działalności, ale także fakt nieprowadzenia działalności rejestrowanej wcześniej.

Przedsiębiorca nie może więc prowadzić zarejestrowanej działalności, a gdy spadną przychody, oficjalnie ją zakończyć i bezpośrednio po tym funkcjonować w ramach działalności nierejestrowanej. Taka aktywność zostanie uznana za kontynuowanie działalności rejestrowanej ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami dotyczącymi składek. Między zakończeniem (zawieszeniem) działalności rejestrowanej a rozpoczęciem działalności nierejestrowanej trzeba mieć co najmniej pięcioletnią przerwę.

Jeśli przerwa jest krótsza niż 60 miesięcy, osoba prowadząca działalność musi zgłosić się do CEIDG, a co za tym idzie, także do ZUS, od początku prowadzenia działalności.

Kto nie może prowadzić działalności nierejestrowanej?

Niektóre inne grupy osób prowadzących działalność także nie będą mogły prowadzić działalności nierejestrowanej i od razu będą musiały działalność zarejestrować.

Wyjątki te obejmują:

• działalność wykonywaną w ramach umowy spółki cywilnej;
• działalność wykonywaną przez osoby fizyczne będące osobami zagranicznymi innymi niż wymienione w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Działalność nierejestrowana a umowy cywilnoprawne

Jeśli w ramach prowadzonej działalności nierejestrowanej zawierana jest umowa cywilnoprawna, podlega ona oskładkowaniu na zasadach ogólnych.

Zawarcie umowy zlecenia oznaczać będzie, że osoba prowadząca nierejestrowaną działalność podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu oraz wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Umowa o dzieło nie jest oskładkowana, podlega jedynie zgłoszeniu do ZUS.

Kiedy trzeba zgłosić działalność nierejestrowaną do CEIDG?

Działalność nierejestrowaną należy zgłosić do CEIDG, gdy przychód z tej działalności przekroczył limit 75 proc. minimalnego wynagrodzenia. Trzeba podkreślić, że nie chodzi tu o średni przychód w danym roku. Wystarczy, aby przychód w jednym tylko miesiącu przekroczył limit, aby działalność nierejestrowana stała się działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 3 Prawa przedsiębiorców. Następuje to z mocy prawa, a nie dopiero wraz z rejestracją w CEIDG, która jest co prawda obowiązkowa, ale ona jedynie potwierdza już istniejący stan prawny.

Przekształcenie działalności nierejestrowanej w działalność gospodarczą począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. Następnie osoba wykonująca działalność składa wniosek o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości.

Jaki moment należy uznać za powstanie przychodu?

Może powstać wątpliwość, jaki moment uznać za powstanie przychodu z działalności nierejestrowanej, aby można było określić, kiedy dokładnie nastąpiło przekroczenie limitu.

Na stronie biznes.gov.pl zostało wyjaśnione, że przychodem podatkowym z działalności nierejestrowanej są tylko kwoty zapłacone przez klienta za towar lub usługę. Kwoty należne, ale nieotrzymane w danym miesiącu. staną się przychodem podatkowym dopiero w momencie, kiedy prowadzący działalność otrzyma zapłatę od klienta.

Kiedy można zgłosić działalność nierejestrowaną do CEIDG?

Osoba wykonująca działalność nierejestrowaną może złożyć wniosek o wpis do CEIDG w każdej chwili. Nie jest wymagane żaden minimalny przychód.

Działalność ta staje się działalnością gospodarczą z dniem określonym we wniosku. Oznacza to, że taka osoba obowiązkowo rozpoczyna podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu i jeśli nie chce skorzystać z ulgi na start – również ubezpieczeniom społecznym.

Jak zgłosić się do ZUS po rozpoczęciu działalności rejestrowanej?

Zgłoszenie do ZUS, zarówno gdy jest to obowiązkowe z powodu przekroczenia progu, jak i dobrowolne, powinno nastąpić w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności rejestrowanej.

Można także zgłosić się do ZUS od razu w urzędzie gminy (miasta), składając wniosek o wpis do CEIDG. W tym celu przedsiębiorca powinien złożyć następujące formularz:

• ZUS ZUA – jeśli przedsiębiorca zgłasza się do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego;
• ZUS ZZA – jeśli przedsiębiorca zgłasza się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego;
• ZUS ZCNA – jeśli przedsiębiorca zgłasza do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny.

Czy przedsiębiorca może skorzystać z ulg składkowych, gdy kontynuuje działalność?

Zgłaszając się do ZUS po przekształceniu działalności nierejestrowanej na rejestrowaną, przedsiębiorca może, ale nie musi, skorzystać z ulg składkowych.

Chodzi tu o takie ulgi jak ulga na start albo preferencyjne składki (tzw. mały ZUS).

Ulga na start pozwala na niepłacenie składek na ubezpieczenia społeczne przez 6 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest jednak obowiązkowa.

Z kolei preferencyjne składki (tzw. mały ZUS) pozwala na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne od obniżonej podstawy wymiaru składek, nie niższej jednak niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Prawo do tej ulgi przysługuje przez 24 miesiące liczone od:

• dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej (gdy przedsiębiorca nie korzystał z ulgi na start) lub
• dnia zakończenia korzystania z ulgi na start (gdy przedsiębiorca korzystał z ulgi na start).