E-umowy dla każdego pracodawcy. Rząd szykuje darmowy program kadrowy dla firm

To kluczowe założenia projektu nowelizacji ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów, nad którym pracuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Problem w tym, że wskazany program istnieje na razie tylko na papierze, bo przewiduje go ustawa z 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1661 ze zm.; dalej: ustawa). Trwają prace nad jego wdrożeniem; resort pracy i gospodarki mają na to czas najpóźniej do 23 stycznia 2026 r. Jest to jednak maksymalny termin na ruszenie z systemem, a minister pracy ma poinformować w swoim dzienniku urzędowym i na BIP o dacie wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających korzystanie z niego – na 30 dni wcześniej. Na jakim etapie znajdują się prace, DGP zapytał resort pracy, ale do czasu finalizacji wydania nie otrzymał odpowiedzi.

Digitalizacja umów o pracę

Zgodnie z ustawą budowany właśnie system, który ma ruszyć na początku przyszłego roku, ma cyfrowo wesprzeć najmniejszych pracodawców w prowadzeniu spraw kadrowo-płacowych. Umożliwi im zawieranie umów o pracę, zlecenia i uaktywniających w sposób całkowicie elektroniczny. Nawiązanie takiej umowy poprzez system będzie wymagało zgody obu stron, której jednak nie da się cofnąć. Dostęp do systemu będzie możliwy po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego na indywidualnym koncie na portalu www.praca.gov.pl bądź www.biznes.gov.pl. Do zawarcia umowy dojdzie w momencie opatrzenia jej przez strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym. Ale to nie wszystko. Za pośrednictwem centralnego systemu kadrowego da się również rozwiązać czy zmienić umowy, a także:

• obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego,
• prowadzić i przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej, wydawać świadectwo pracy,
• ustalać należności podatkowe za zatrudnionych,
• przekazywać do urzędu skarbowego informacje o pobranych zaliczkach na PIT i do ZUS dane ubezpieczeniowe.

– Niewątpliwie dużym atutem programu będzie możliwość cyfrowej archiwizacji zgromadzonych w nim dokumentów kadrowych i częściowo płacowych – podkreśla Andrzej Radzisław, radca prawny z Kancelarii Goźlińska, Petryk i Wspólnicy.

Obsługa danej umowy w systemie skończy się po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległa ona rozwiązaniu bądź wygaśnięciu. Wówczas szef resortu pracy będzie musiał zniszczyć, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, dokumentację pracowniczą w nim zgromadzoną – najpóźniej w ciągu 12 miesięcy po zakończeniu okresu przechowywania, a pozostałą – po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powiązana z nią umowa uległa rozwiązaniu albo wygaśnięciu.

Dostęp dla większych firm

Problem w tym, że opisane papierowe udogodnienie zostało zaadresowane wyłącznie do osób fizycznych, rolników, mikroprzedsiębiorców lub podmiotów zatrudniających do dziewięciu osób. „System był tworzony jako narzędzie służące do obsługi prostych umów zawieranych w codziennym życiu. Z uwagi na powyższe w ustawie ograniczono zakres podmiotów, które są uprawnione do korzystania z niego” – tłumaczy MRPiPS w założeniach do projektu. Dlatego też resort planuje to zmienić i wyposażyć w dostęp do programu „pozostałe podmioty zatrudniające, jeśli tylko wyrażą taką wolę, niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości”.

– Ważne jest to, że projekt oferuje osobom czy podmiotom przystępującym do systemu całkowitą dobrowolność – docenia mecenas Andrzej Radzisław. – Zainteresowany przestanie być swoistym więźniem programu, lecz w każdej chwili po zawarciu umowy będzie mógł zrezygnować z jego usług – dodaje.

Ministerstwo chce ponadto pozwolić na zawieranie w systemie innych umów towarzyszących stosunkowi pracy niż wymienione, np. o wolontariacie, o zakazie konkurencji, szkoleniowej czy o współodpowiedzialności materialnej.

– Każda inicjatywa, która służy elektronizacji procesów zatrudnieniowych, a tym samym w pewnym stopniu odciążeniu pracodawców, zasługuje na uznanie – akcentuje Robert Lisicki, radca prawny i dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. – Mimo wszystko uważam, że to oferta atrakcyjna głównie dla małych i średnich podmiotów, ponieważ duże firmy mają systemy „szyte na miarę” pod swoje potrzeby – dodaje.

Więcej funkcjonalności w systemie teleinformatycznym

Resort pracy zakłada, że za pośrednictwem systemu będzie możliwe potwierdzanie obecności w pracy każdego pracownika i zgłoszenia rozpoczęcia pracy zdalnej. Pozwoli on również na podpisywanie umów o pracę na odległość, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów uzyskania certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

– Rozwiązania te wpisują się w postępujące zmiany modelu świadczenia pracy – dostrzega dr Anna Reda-Ciszewska z NSZZ Solidarność. – W naszym życiu coraz więcej miejsca zajmują nowe technologie, tak jak w obszarze prawa pracy zyskuje na popularności praca zdalna – uzupełnia.

„System umożliwi załączanie dokumentów wytworzonych wprawdzie poza nim, a związanych z zawartymi umowami” – czytamy w założeniach. Ale to nie wszystko! Pozwoli także na „wpinanie” dokumentów dotyczących realizacji obowiązków firmy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, np. związanych z wymaganymi przepisami wykazami prac lub pracowników, oświadczenia o zapoznaniu się z kartą oceny ryzyka zawodowego czy instrukcjami stanowiskowymi, zaświadczenia o odbyciu obowiązkowych okresowych czy specjalistycznych szkoleń BHP.

MRPiPS: cyrkulacja danych to podstawa

„W celu ułatwienia zawierania i obsługi umów zakłada się rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych do systemu, jak również tych przekazywanych z niego do organów administracji publicznej” – tłumaczy w założeniach resort pracy. I tak, ZUS zostanie zobowiązany do przekazywania do systemu danych na temat zwolnień lekarskich, opieki nad dzieckiem, pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, stażu pracy, a docelowo wszystkich tych, które obecnie udostępnia płatnikowi na PUE ZUS. Analogiczne obowiązki spadną na Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Rozszerzeniu ulegną informacje pozyskiwane przez system w sposób elektroniczny z KRS i CEIDG. Dotyczy to danych identyfikacyjnych (nazwa, NIP i REGON), adresowych i kontaktowych dotyczących prowadzonej działalności czy osób prawnych oraz osób uprawnionych do ich reprezentowania. W systemie zostanie też uruchomiona funkcjonalność ułatwiająca zawieranie umów o pracę z cudzoziemcem oraz na przekazanie danych tych umów Komendzie Głównej Straży Granicznej czy Państwowej Inspekcji Pracy. W konsekwencji będzie on przetwarzał dane obcokrajowców, ale też zleceniobiorców mających własny biznes. W przyszłości mają zostać do niego dołączone przydatne kalkulatory wyliczające m.in. wynagrodzenia, urlop wypoczynkowy, składki z tytułu zatrudnienia czy należności podatkowe.

Zdaniem mec. Roberta Lisickiego wskazane usprawnienia w cyrkulacji danych mogą spowodować u pracodawców obawy co do ochrony danych osobowych oraz możliwości i intencji wykorzystania informacji przez organy władzy publicznej. Zastrzega, że ta kwestia wymaga wyjaśnienia w ramach materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonowania systemu.

– Niezależnie od tego, czy i w jakim kształcie proponowane zmiany wejdą w życie, pracodawcy powinni pamiętać, że już teraz mają możliwość pełnej digitalizacji procesów HR – zauważa Bartosz Tomanek, adwokat w Kancelarii PCS | Littler. – Mogą przy tym wykorzystywać nie tylko podpisy kwalifikowane, lecz także osobiste oraz własnoręczne na tablecie (podpisy biometryczne) – wyjaśnia mecenas. ©℗

Pomysł świetny, ale musimy poczekać na efekty

Podoba mi się umożliwienie zawierania umów o pracę w formie elektronicznej przy wykorzystaniu nie tylko podpisu kwalifikowanego, lecz także podpisu zaufanego oraz osobistego. Także możliwość wykorzystania systemu teleinformatycznego do kompleksowej obsługi procesu zawierania, zmiany i rozwiązania umów o pracę i innych umów towarzyszących, np. o zakazie konkurencji przez wszystkich pracodawców. Co ciekawe, projekt zakłada również, aby system teleinformatyczny mógł być wykorzystywany do potwierdzania obecności czy rozpoczęcia pracy przez pracowników zdalnych.

Zgodnie z założeniami system teleinformatyczny stanie się swoistym hubem informacyjnym, w którym mają znajdować się dane gromadzone przez różne urzędy czy instytucje. Platformą wymiany informacji, która ma uprościć, usprawnić i przyśpieszyć działania na styku obywatel, pracodawca, administracja publiczna. Postulowane rozwiązania dotyczące e-umów na ten moment wydają się świetnym rozwiązaniem, lecz radzimy poczekać na konkretną treść proponowanych przepisów i tzw. reality check. ©℗