System e-umów jeszcze bardziej dostępny, ale czy chciany?

Więcej firm będzie mogło skorzystać z e-umów

Nowe przepisy pozwolą na korzystanie z systemu wszystkim przedsiębiorstwom, niezależnie od ich wielkości. Ponadto znacząco rozszerzony zostanie zakres umów, które będzie można zawierać elektronicznie.

Według pierwszej wersji ustawy system miał być przeznaczony wyłącznie dla mikroprzedsiębiorców, osób fizycznych, rolników i małych firm, zatrudniających do dziewięciu osób. Nowelizacja znosi te ograniczenia – z rozwiązania będą mogli skorzystać wszyscy, niezależnie od formy prawnej czy wielkości podmiotu.

Nowelizacja przewiduje też rozszerzenie katalogu umów, które będzie można zawierać za pośrednictwem systemu. Oprócz dotychczas przewidzianych – czyli umowy o pracę, zlecenia i uaktywniającej – dostępne będą także:

• umowa o zakazie konkurencji,
• umowa o współodpowiedzialności materialnej,
• umowa szkoleniowa,
• porozumienie o wolontariacie.

Co ważne, strony będą mogły samodzielnie kształtować treść umowy – system nie będzie narzucał sztywnego wzoru, zapewni jedynie wymagane prawem minimum.

Eksperci pozytywnie oceniają projekt, ale zwracają uwagę na pewne zagrożenia.

– Kierunek zmian jest dobry. Uproszczenie i cyfryzacja procesów zatrudnienia odpowiadają na potrzeby nowoczesnego rynku pracy – mówi radca prawny Paulina Zawadzka-Filipczyk z kancelarii Raczkowski. – Jednak warto pamiętać, że skuteczna digitalizacja nie polega jedynie na przeniesieniu dotychczasowych procedur do systemu elektronicznego. Niezbędna jest też zmiana mentalności i przyzwyczajeń – zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników – dodaje.

Jak mówi, digitalizacja umów i uproszczenie procesu ich zawierania jest z perspektywy pracodawców rozwiązaniem korzystnym. Obowiązująca obecnie forma pisemna umowy o pracę wydaje się zbędnym formalizmem. Oczywiście, możliwe jest już teraz zawieranie umów o pracę elektronicznie, ale wymaga to kwalifikowanego podpisu elektronicznego po obu stronach. W praktyce niewielu pracowników dysponuje takimi podpisami.

Obawy o prywatność danych w systemie e-umów

Nie brakuje jednak wątpliwości, czy zaproponowane rozwiązanie spotka się z zainteresowaniem firm. – Myślę, że może pojawić się obawa, że system będzie kolejnym narzędziem kontroli państwa – komentuje ekspertka. – Wystarczającym ułatwieniem dla pracodawców byłaby po prostu zmiana przepisów zastrzegających formę pisemną dla umowy o pracę i dopuszczenie zawierania jej w formie dokumentowej, niezależnie od tego, czy jest zawierana przez system, czy tradycyjnie – podkreśla.

Podobne podejście ma radca prawny dr Katarzyna Kalata z kancelarii Kalata.

– Projekt e-umów jest ważnym krokiem w kierunku cyfryzacji procesów i upraszczania procedur – podkreśla. – Jednak zawsze istnieje pewne ryzyko, gdy państwo przejmuje kontrolę nad kolejnymi dużymi zbiorami danych. W tym przypadku są to zarówno szczegółowe dane dotyczące warunków zatrudnienia oraz wysokości wynagrodzeń, jak i informacje biznesowe firm – wylicza.

Ekspertka ma obawy, że takie nagromadzenie danych może prowadzić do zwiększonego ryzyka naruszeń prywatności, błędów proceduralnych, a nawet potencjalnych nadużyć.

– Dlatego nie sądzę, by nowy system spotkał się z szerokim zainteresowaniem ze strony przedsiębiorców, chyba że zaoferuje coś naprawdę wyjątkowego, czego obecne systemy nie mają. Na razie takich przewag nie widzę – podsumowuje dr Katarzyna Kalata.

Nowe rozwiązania zakładają pełną elektroniczną obsługę umowy – od zawarcia po archiwizację. System będzie zintegrowany m.in. z ZUS, KRS i CEIDG, co pozwoli na automatyczne pobieranie danych oraz sprawniejsze rozliczenia i zgłoszenia. ZUS będzie przekazywał do systemu dane m.in. o zwolnieniach lekarskich, świadczeniach rehabilitacyjnych czy stażu pracy, odciążając pracodawców z części obowiązków administracyjnych.

Wśród planowanych udogodnień znajdą się m.in.:

• możliwość zgłoszenia rozpoczęcia pracy zdalnej,
• ewidencja obecności pracownika,
• dołączanie dokumentów bhp i innych związanych z zatrudnieniem,
• cyfrowe odwzorowanie i archiwizacja dokumentów papierowych.

System będzie również umożliwiał obsługę umów zawartych poza nim – bez konieczności pełnej migracji danych.

Dzięki możliwości obsługi umów całkowicie online system będzie szczególnie przydatny dla osób z niepełnosprawnościami oraz tych, które nie mogą stawić się osobiście u pracodawcy. Będzie można z niego korzystać m.in. przez portale Praca.gov.pl i Biznes.gov.pl.

Ustawa zawierająca zmiany ma wejść w życie po 14 dniach od jej ogłoszenia, z wyjątkiem części przepisów dotyczących ZUS, które zaczną obowiązywać po sześciu miesiącach. System w nowej wersji, z dodatkowymi funkcjami, będzie udostępniony najpóźniej w ciągu trzech lat od wejścia w życie ustawy. ©℗