Poradnia kadrowa

Przepisy prawa pracy nie zabraniają łączenia przerw na karmienie na wniosek pracownicy i nie wykluczają ich udzielania w taki sposób, aby przypadały pod koniec dnia pracy. Co istotne, pracodawca nie ma podstaw prawnych, aby odmówić takiej organizacji przerw, o ile łączny czas i liczba przerw są zgodne z przepisami.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kobieta karmiąca piersią jedno dziecko ma prawo do dwóch przerw w pracy – po 30 minut każda – jeśli jej dzienny wymiar czasu pracy przekracza 6 godzin. W przypadku, gdy karmi więcej niż jedno dziecko, przysługują jej dwie przerwy po 45 minut. Przepisy nie przewidują ograniczenia tego uprawnienia ze względu na wiek dziecka – przysługuje ono przez cały czas karmienia piersią.

Jeżeli natomiast pracownica pracuje dziennie co najmniej 4 godziny, ale nie więcej niż 6 godzin, przysługuje jej jedna przerwa na karmienie. Inaczej jest w przypadku, gdy jej czas pracy nie przekracza 4 godzin dziennie. Wówczas nie przysługuje jej prawo do przerw na karmienie.

Oznacza to również, że w określonych sytuacjach przerwy te mogą mieć wpływ na powstanie prawa do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Potwierdza to m.in. wyrok SN z 18 stycznia 2005 r., sygn. akt II PK 151/04. ©℗

Czy pracodawca musi przechowywać papierową wersję wniosku urlopowego

Zasadniczo, jeżeli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, to po zeskanowaniu papierowego dokumentu i jego odpowiednim włączeniu do systemu, wersja papierowa nie musi być dalej przechowywana. Warunkiem jest jednak prawidłowe przetworzenie dokumentu z formy papierowej na cyfrową.

Pracodawca lub osoba przez niego upoważniona powinni sporządzić cyfrową kopię wniosku, czyli odwzorowanie cyfrowe, które następnie zostaje opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Tylko tak przekształcony dokument może zostać skutecznie włączony do elektronicznej dokumentacji pracowniczej. W ten sposób zapewniona zostaje nie tylko formalna zgodność z przepisami, ale również przejrzystość, spójność i łatwy dostęp do dokumentów w ramach e-akt. Wersja papierowa dokumentu – po dokonaniu prawidłowego odwzorowania cyfrowego – powinna zostać przekazana pracownikowi. Sposób oraz termin jej przekazania powinny zostać ustalone pomiędzy stronami. Jeśli jednak pracownik nie odbierze oryginału lub nie ustalono zasad jego zwrotu, pracodawca ma prawo zniszczyć dokument w sposób trwały, uniemożliwiający jego późniejsze odtworzenie.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy pracownik przesyła wniosek urlopowy w postaci elektronicznej, np. za pośrednictwem poczty e-mail. Wówczas nie ma obowiązku opatrywania tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod warunkiem że dokumentacja pracownicza również prowadzona jest elektronicznie. Niezależnie jednak od tego, pracodawca musi zapewnić, by dokumenty elektroniczne były kompletne, spójne oraz wiarygodne.

Taki plik może, choć nie musi, być dodatkowo opatrzony podpisem lub pieczęcią elektroniczną. Jeśli system informatyczny stosowany przez pracodawcę spełnia wymogi bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami, stosowanie kwalifikowanego podpisu lub pieczęci nie jest już wymagane. ©℗

W jakich warunkach przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej

Jeżeli pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w formie papierowej, zobowiązany jest do zapewnienia warunków, które chronią ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Jednym z nich jest utrzymanie odpowiedniej temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniu, w którym znajdują się akta. Temperatura powinna być utrzymywana w przedziale od 14 do 20 stopni Celsjusza, przy czym dobowe jej wahanie nie powinno przekraczać 2 stopni.

Oprócz tego, bardzo istotne jest zachowanie właściwego poziomu wilgotności względnej powietrza. W pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji papierowej powinna ona się mieścić w zakresie od 45 do 60 procent, przy dopuszczalnym dobowym wahaniu ±5 procent.

Wymienione powyżej parametry wynikają z rozporządzenia ministra kultury, które zostało wydane na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Choć regulacje te mają bezpośrednie zastosowanie przede wszystkim do instytucji zajmujących się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów, to również pracodawcy przechowujący dokumentację pracowniczą powinni je stosować jako standard zapewniający bezpieczeństwo i trwałość danych zawartych w dokumentacji.

Ocena, czy doszło do naruszenia przepisów, a także decyzja o nałożeniu kary i jej wysokości, należy do właściwych organów – tj. Państwowej Inspekcji Pracy lub sądu pracy, w zależności od sytuacji. Dlatego też zachowanie prawidłowych warunków temperaturowych i wilgotnościowych w miejscu przechowywania dokumentów kadrowych nie jest jedynie kwestią techniczną, lecz obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, którego niedopełnienie może mieć poważne konsekwencje dla pracodawcy. ©℗

Czy błędnie sformułowane wypowiedzenie umowy o pracę można sprostować bez zgody pracownika

Nie ma potrzeby anulowania wcześniejszego wypowiedzenia ani uzyskiwania zgody pracownika – wystarczy doprecyzować treść wcześniejszego oświadczenia. W analizowanej sytuacji doszło do formalnego uchybienia – wypowiedzenie zawierało sprzeczne postanowienia, co jest niezgodne z przepisami kodeksu pracy (dalej: k.p.). Należy bowiem pamiętać, że nie można jednocześnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy i jednocześnie nakazać mu wykorzystanie urlopu wypoczynkowego. Pracodawca ma możliwość skorzystania z każdego z tych uprawnień, ale nie mogą być one stosowane łącznie. Zgodnie z art. 30 par. 1 pkt 2 k.p., umowa o pracę może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem. Dodatkowo:

• art. 36² k.p. przyznaje pracodawcy prawo do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia,
• natomiast art. 167¹ k.p. daje pracodawcy możliwość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym samym okresie.

Z uwagi na to, jeżeli w oświadczeniu o wypowiedzeniu doszło do błędnego połączenia tych dwóch odrębnych uprawnień, nie ma konieczności cofania wypowiedzenia ani składania nowego, co rzeczywiście wymagałoby zgody pracownika. Zamiast tego można przekazać pracownikowi uzupełniające pismo, które precyzyjnie określi kolejność i zakres zastosowanych rozwiązań, np. wskazując, że w pierwszej kolejności pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego, a po jego zakończeniu zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.

Takie doprecyzowanie oświadczenia woli pracodawcy nie wymaga akceptacji ze strony pracownika, o ile nie dochodzi przy tym do zmiany istoty wypowiedzenia, czyli np. jego cofnięcia, skrócenia okresu wypowiedzenia lub wprowadzenia nowych warunków rozwiązania umowy.

Jakie uprawnienia przysługują honorowemu dawcy krwi

Zgodnie z ustawą o publicznej służbie krwi, osobie, która oddała krew lub jej składniki (w celach innych niż diagnostyczne), przysługuje status Honorowego Dawcy Krwi. Z tym statusem wiążą się określone uprawnienia, w tym m.in. prawo do zwolnienia od pracy w dniu oddania krwi oraz w dniu następnym, a także prawo do zwolnienia na czas okresowego badania lekarskiego, przeprowadzanego w związku z oddawaniem krwi.

Ponadto, dawcy krwi przysługuje zwrot utraconego wynagrodzenia, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa pracy. Aby skorzystać z tych uprawnień, pracownik powinien przedstawić stosowne zaświadczenie, wystawione przez właściwą jednostkę – tj. regionalne centrum krwiodawstwa i krwiolecznictwa, Wojskowe Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa lub Centrum Krwiodawstwa MSWiA.

W przypadku korzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy w związku z oddaniem krwi, wynagrodzenie za ten okres ustalane jest według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Zmienna część wynagrodzenia ustalana jest jako średnia z miesiąca, w którym przypada zwolnienie. Jednak analizowanej sytuacji, pracownik nie korzystał z ustawowego zwolnienia od pracy, ponieważ w dniu oddania krwi przebywał na urlopie wypoczynkowym. Nie doszło więc do przerwania urlopu, a oddanie krwi nie miało wpływu na jego długość ani na sposób rozliczania czasu pracy. Tym samym, przepisy dotyczące zwolnienia od pracy oraz zwrotu wynagrodzenia nie znajdują tutaj zastosowania, a po stronie pracodawcy nie powstają żadne dodatkowe obowiązki. ©℗