Poradnia kadrowa

Zagadnienie to nie jest uregulowane w przepisach kodeksu pracy. Zwraca się jednak uwagę, że na pracodawcy, który przesunął urlop pracownika z powodu swoich potrzeb, ciąży obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w związku z organizacją wypoczynku (por. „Dokumentacja pracownicza. Wzory dokumentów kadrowych z komentarzem”, red. Bożena Lenart, Legalis 2023/el oraz wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10).

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami bądź z inicjatywy pracodawcy – z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Tak jak odwołanie pracownika z urlopu, przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy może spowodować poniesienie szkody przez pracownika. W kodeksie pracy przewidziano, że w przypadku odwołania pracownika z urlopu, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez zatrudnionego w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. W przepisie dotyczącym przesunięcia terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy nie zawarto takiego rozwiązania. Zwraca się jednak uwagę, że przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy ponieśli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, a przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, ten jest zatem obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków – taka wypłata ma charakter odszkodowawczy (wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10).

Warto wskazać, że Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79) stwierdził, że plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie – konieczne jest ponadto wyrażenie zgody przez pracodawcę, aby pracownik wykorzystał urlop w konkretnym czasie. Wyrażany jest jednak także inny pogląd. W uchwale z 6 marca 1980 r. (sygn. V PZP 7/79) SN przyjął, że w sytuacji, gdy plan urlopu został podany do wiadomości pracownika, nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie go o terminie urlopu. W praktyce niektórzy pracodawcy wymagają składania przez pracowników dodatkowo np. wniosków urlopowych. W piśmiennictwie podnosi się jednak, że są to czynności o charakterze technicznym.

Jeśli pracodawca nie przyjął np. w regulaminie pracy, że potrzebny jest także wniosek urlopowy, pracownik może udać się na wypoczynek w terminie ustalonym w planie urlopów, bez obowiązku dopełnienia dodatkowych formalności.

Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek urlopowy pracownika

Nie. Wnioski urlopowe pracowników nie są, co do zasady, wiążące dla pracodawcy. Kodeks pracy przewiduje tylko kilka sytuacji, gdy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego we wskazanym przez niego terminie (dotyczy to m.in. udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub udzielenia urlopu na żądanie).

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. W przypadku, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – sam może podjąć decyzję w tej sprawie. Pracodawca, który zrezygnował ze sporządzania planu urlopów, ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca powinien – w miarę możliwości – brać pod uwagę wnioski pracowników, ale nie są one dla niego wiążące. Wyjątki dotyczą:

• pracowników, którzy występują z wnioskiem o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po: urlopie macierzyńskim, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim lub urlopie ojcowskim, a także
• młodocianego, który uczęszcza do szkoły i któremu trzeba udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych.

Pracodawca ma także obowiązek udzielić w terminie wskazanym przez pracownika tzw. urlop na żądanie (nie więcej niż cztery dni w każdym roku kalendarzowym).

SN w uzasadnieniu wyroku z 24 lutego 2015 r. (sygn. akt II PK 84/14) zwrócił uwagę, że nieuwzględnienie przez pracodawcę dwóch wniosków urlopowych pracownika nie oznacza, że pracodawca ciężko naruszył swoje obowiązki.

Zgodnie z definicją zawartą w kodeksie pracy, mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko niemu, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników.

Jakie okoliczności powodują przerwanie urlopu

Nie. Pogrzeb dziadka nie spowodował przerwania urlopu pracownicy. W przypadku śmierci i pogrzebu dziadka pracownikowi przysługuje jeden dzień okolicznościowego zwolnienia od pracy. Jednak w sytuacji, gdy pracownik nie ma w tym czasie obowiązku świadczenia pracy (np. przebywa na urlopie wypoczynkowym), pracodawca nie udziela mu tego zwolnienia.

Przepisy kodeksu pracy inaczej określają sytuacje, które powodują, że pracownik nie może rozpocząć urlopu, a inaczej zdarzenia, które czynią, że nie może wykorzystać części rozpoczętego już urlopu, co skutkuje tym, że trzeba udzielić mu tej części urlopu w późniejszym terminie.

W sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy (np. z powodu czasowej niezdolności do pracy na skutek choroby, urlopu macierzyńskiego), pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na późniejszy termin. Katalog przyczyn uzasadniających przesunięcie urlopu ma charakter otwarty – wyliczenie okoliczności, które uniemożliwiają rozpoczęcie urlopu, jest przykładowe. Natomiast katalog przyczyn, które powodują przerwanie rozpoczętego urlopu, ma charakter zamknięty. Urlop przerywają:

1) czasowa niezdolność do pracy na skutek choroby,

2) odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,

3) odbywanie ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienie służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy, bądź

4) urlop macierzyński, uzupełniający urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski lub urlop ojcowski.

Część urlopu niewykorzystaną z powodu tych okoliczności pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi w późniejszym terminie. W katalogu okoliczności powodujących przerwanie urlopu nie wymieniono sytuacji uzasadniających udzielenie pracownikowi zwolnienia okolicznościowego (które przysługuje np. w razie śmierci i pogrzebu dziadka).

Jak ustalić wymiar urlopu po przejściu pracownika na część etatu

Obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika spowodowało, że przysługuje mu 18 dni (czyli 144 godziny) urlopu wypoczynkowego za bieżący rok.

W sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat, przysługuje mu 26 dni urlopu. Należy jednak pamiętać, że wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na część etatu ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

W przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracownik – zatrudniony wówczas na pełny etat – z dniem 1 stycznia nabył („z góry”, bez konieczności przepracowania określonego okresu) prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni. Jednak od 1 maja pracownik jest zatrudniony na pół etatu – zmiana wymiaru czasu pracy spowodowała zmianę wymiaru przysługującego mu urlopu. W takim przypadku należy przeprowadzić następujące wyliczenia:

• wymiar urlopu za okres od stycznia do kwietnia, czyli za 4 miesiące przepracowane na pełnym etacie: 26 dni urlopu x 4/12 = 9 dni urlopu (po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia);
• wymiar urlopu za okres od maja do grudnia, czyli za 8 miesięcy, które pracownik przepracuje będąc zatrudnionym na 1/2 etatu: 26 dni urlopu x 1/2 etatu x 8/12 = 9 dni urlopu (po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia).

Pracownik może zatem wykorzystać 18 dni urlopu wypoczynkowego za bieżący rok. Gdyby w okresie od stycznia do kwietnia pracownik wykorzystał urlop w wyższym wymiarze (nawet całe przysługujące mu wówczas 26 dni), to pracodawca nie mógłby zgłaszać w stosunku do niego z tego tytułu żadnych roszczeń. W przypadku opisanym w pytaniu, przed zmniejszeniem wymiaru etatu, pracownik nie wykorzystał jednak urlopu wypoczynkowego za bieżący rok.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (chyba że pracownik – na mocy odrębnych przepisów – ma obniżoną normę dobową, np. pracownik zaliczony do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności). Oznacza to przykładowo, że w przypadku pracownika zatrudnionego na pół etatu, który pracuje po cztery godziny dziennie, za każdy dzień, w którym korzystał z urlopu, pomniejsza się przysługującą mu pulę godzin urlopu o cztery godziny. Gdyby natomiast pracownik był zatrudniony w systemie czasu pracy przewidującym dłuższy dobowy wymiar czasu pracy niż osiem godzin (np. w systemie równoważnego czasu pracy), to za każdy dzień korzystania przez niego z urlopu z przysługującej mu puli godzin urlopu należałoby odjąć tyle godzin, ile miał do przepracowania w danym dniu.