Na potrzeby ewidencjonowania czasu pracy pracownika przez dobę rozumie się 24 kolejne godziny, liczone od chwili rozpoczęcia pracy zgodnie z indywidualnym grafikiem zatrudnionego (art. 128 par. 3 pkt 1 kodeksu pracy). W tym ujęciu doba nie jest tożsama z dobą kalendarzową, lecz jest to elastyczny, przesuwalny przedział czasowy, którego początek wyznacza harmonogram.

Znaczenie doby pracowniczej

Doba pracownicza związana jest z rozliczaniem przede wszystkim:

  • dobowej normy czasu pracy,
  • maksymalnego dobowego wydłużenia czasu pracy w systemie równoważnym,
  • minimalnego odpoczynku dobowego (11 godzin ciągłego odpoczynku, który ma w pełni przypadać w ramach doby). [przykład 1]

Pośrednio wpłynie ona na:

  • maksymalną dobową liczbę godzin nadliczbowych zlecanych na podstawie szczególnych potrzeb pracodawcy (nie mogą ograniczać odpoczynku minimalnego),
  • maksymalną liczbę godzin dyżuru (czas dyżuru nie może ograniczać prawa do minimalnego odpoczynku).

PRZYKŁAD 1

Zapewnienie co najmniej 11-godzinnego minimalnego wypoczynku

Pracownik pracuje w stałym rozkładzie czasu pracy w dniach: poniedziałek–piątek od 8.00 do 16.00. Ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy musi świadczyć pracę wieczorem we wtorek od godz. 20.00 do około 22.00. Praca nadliczbowa może być zlecona do wykonania nie tylko wprost po zakończeniu pracy, lecz także np. kilka godzin po zakończeniu rozkładowej pracy. Nie może jednak prowadzić do ograniczenia odpoczynku minimalnego, co w przedstawionym przypadku miałoby miejsce. Ani z definicji nadgodzin, ani z innych zasad wynikających z przepisów o czasie pracy nie wynika ograniczenie możliwości zlecania takiej pracy jedynie do czasu wprost przypadającego po lub przed wynikającymi z rozkładu czasu pracy godzinami pracy pracownika. Nie ma przeszkód, by polecenie wskazywało na przedział czasu niepowiązany bezpośrednio ze zwykłymi godzinami pracy pracownika. Należy jednak zwrócić uwagę na minimalny odpoczynek dobowy, którego nadgodziny nie mogą uszczuplać.

Gdy pracownik będzie realizował pracę nadliczbową w zakresie czasowym wskazanym w pytaniu, to nie będzie miał 11-godzinnego odpoczynku w ramach doby pracowniczej (godz. 8.00 we wtorek do 8.00 w środę). Wolny czas w godz. 16.00-20.00 nie może być zaliczony do odpoczynku minimalnego, gdyż ten nie może być dzielony. Od godz. 22.00 do 8.00 mamy zaś 10, a nie 11 godzin. Nie ma tutaj znaczenia ewentualne późniejsze przyjście do pracy w środę. Odpoczynek musi zostać zapewniony w co najmniej 11-godzinnym minimalnym wymiarze w ramach doby pracowniczej (czyli do godz. 8.00 w środę), a nie jedynie rozpocząć się w ramach doby.

Jedynie w sytuacji, gdyby nadgodziny zlecone zostały z powodu konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, ich realizacja w przedziale godz. 8.00 do 22.00 byłaby prawidłowa, gdyż w takich przypadkach może nastąpić skrócenie minimalnego odpoczynku dobowego.

Od kiedy liczymy dobę pracowniczą

Doba pracownicza rozpoczyna się o godzinie wskazanej w harmonogramie czasu pracy jako moment rozpoczęcia pracy przez pracownika. Oznacza to, że decydujące znaczenie ma rozkład czasu pracy, a nie faktyczna godzina pojawienia się w firmie.

Polecenie wcześniejszego rozpoczęcia pracy, jeśli nie wiąże się ze zmianą grafiku, nie wpływa na przesunięcie początku doby pracowniczej. Obejmuje ona bowiem 24 godziny, liczone od godziny wskazanej w obowiązującym rozkładzie, niezależnie od rzeczywistego czasu podjęcia obowiązków. Potwierdza to stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 2 czerwca 2008 r. (znak: GPP-302-4560-264/08/PE). [przykład 2]

Przykład 2

Potrzebna zmiana grafiku

Pracownik zgodnie z rozkładem pracował w poniedziałek od godz. 8.00 do 16.00. We wtorek ma pracować również w tych godzinach. Otrzymał jednak polecenie przyjścia tego dnia wcześniej do pracy i świadczenia jej od godz. 6.00. W tym przypadku czas przepracowany pomiędzy godz. 6.00 a 8.00 stanowi pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, gdyż w tej dobie (rozpoczynającej się o godz. 8.00 w poniedziałek) wypracował już 8-godzinną normę. Kolejna doba nadal rozpoczyna się o godz. 8.00, gdyż nie nastąpiła zmiana rozkładu czasu pracy.

Możliwa zmiana po dniu wolnym

Doba pracownicza nie musi być sztywno ustalona i może być zmieniana. Każdy dzień wolny od pracy pozwala na jej „przełamanie” i rozpoczęcie nowego cyklu dobowego. Zgodnie z poglądem Państwowej Inspekcji Pracy (wyrażonym w stanowisku Departamentu Prawnego GIP z 6 kwietnia 2009 r., znak: GPP-417-4560-19/09/PE/RP) w takich sytuacjach nie należy odnosić się do poprzedniej doby, obowiązującej przed dniem wolnym. Oznacza to, że nie dochodzi do naruszenia doby pracowniczej, nawet gdy po dniu wolnym pracodawca zdecyduje o wcześniejszym rozpoczęciu pracy, niż to wynikało z dotychczasowego harmonogramu.

Warto podkreślić, że dni wolne związane z urlopem lub zwolnieniem lekarskim nie zmieniają doby pracowniczej, ponieważ dotyczą one zaplanowanego wcześniej dnia pracy w rozkładzie. Doba pracownicza na ten dzień nadal będzie liczyć się od godziny rozpoczęcia pracy ustalonej w harmonogramie. Trzeba jednak pamiętać, że każda zmiana godzin pracy w rozkładzie automatycznie wpływa na sposób liczenia doby, co ma kluczowe znaczenie przy planowaniu czasu pracy i tworzeniu nowych harmonogramów. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Zmiany godzin rozpoczęcia pracy – wpływ na doby pracownicze

Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku. Ma zaplanowaną pracę w poniedziałek od godz. 7.00, we wtorek od 9.00. Doba pracownicza rozpoczyna się w poniedziałek o godz. 7.00 i kończy we wtorek o 7.00. Kolejna rozpoczyna we wtorek o godz. 9.00 i kończy w środę o 9.00. To, że w poniedziałek rozpoczęcie pracy ustalono na godzinę 7.00, nie oznacza, że doba do końca tygodnia liczona będzie jako czas od godz. 7.00 do 7.00 następnego dnia. Początek doby wyznacza godzina rozpoczęcia pracy zgodna z rozkładem, czyli o godzinie 7.00 w poniedziałek i o godz. 9.00 we wtorek. Przekłada się to wprost na możliwość wyznaczenia godziny rozpoczęcia pracy w środę. Oznaczenie jej przed godziną 9.00 to wyznaczenie ponownego rozpoczynania pracy w niezakończonej dobie, co – o ile nie są stosowane zmienne (ruchome) rozkłady – stanowiłoby naruszenie przepisów o czasie pracy (odpowiedzialność za wykroczenie) oraz czas przepracowany do 9.00 byłby rozliczany w ramach doby pracowniczej rozpoczętej we wtorek o godzinie 9.00.

Ważne! Zakończenie jednej doby pracowniczej nie oznacza automatycznego rozpoczęcia kolejnej. Przepisy nie zakładają ciągłości między dobami pracowniczymi.

W związku z tym mogą występować okresy, które przypadają na kalendarzowe dni pracy, ale nie są uwzględniane w ramach doby – chodzi o przerwy między dobami pracowniczymi. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Praca między dobami pracowniczymi

Pracownik zgodnie z rozkładem czasu pracy ma pracować w poniedziałek w godzinach 10.00–18.00 oraz we wtorek w godzinach 12.00–20.00. Okres od godz. 10.00 do 12.00 we wtorek przypada pomiędzy zakończeniem doby rozpoczętej w poniedziałek o godz. 10.00, a rozpoczęciem nowej doby pracowniczej, która zaczyna się o godz. 12.00 we wtorek. Gdyby pracownik pracował w tym okresie, to czas ten zostałby uznany za nadgodziny, ale nie w kontekście przekroczenia normy dobowej, a normy średniotygodniowej. Przepis art. 151 par. 1 k.p. wskazuje, że nadgodzinami są godziny pracy przekraczające obowiązującą pracownika normę dobową lub normę średniotygodniową, wynikającą z rozkładu i systemu pracy. W tym przypadku nadgodziny byłyby rozliczane z tytułu przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy, a za każdą godzinę nadliczbową przysługuje dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia (art. 1511 par. 1 k.p.). Powyższe stanowisko zostało również potwierdzone przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) w dokumencie z 1 grudnia 2022 r. (UNP:GIP-22-70559).

Urlop wypoczynkowy

W dniach roboczych udzielany jest pracownikowi urlop wypoczynkowy, w wymiarze godzin odpowiadającym jego harmonogramowi pracy. Rozpoczyna się po zakończeniu obowiązującej doby pracowniczej i obejmuje całą kolejną dobę, a nie jedynie zaplanowane godziny pracy. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Godzina rozpoczęcia urlopu a dopuszczalność pracy po godzinach

Pracownik zatrudniony od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–16.00 zaplanował urlop na czwartek i piątek. W środę, po zakończeniu swojej standardowej zmiany, otrzymał polecenie pracy w godzinach nadliczbowych – od godz. 16.00 do 20.00. Odmówił, twierdząc, że ma urlop i polecenie to oznaczałoby jego odwołanie. Taka interpretacja jest jednak błędna. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 listopada 2010 r. (sygn. akt II PK 116/10), o rozpoczęciu urlopu decyduje planowana godzina rozpoczęcia pracy w dniu urlopu – a więc w tym przypadku dopiero godz. 8.00 w czwartek. Oznacza to, że czas od godz. 16.00 do 20.00 w środę nie wchodzi w zakres urlopu, a pracodawca ma prawo zlecić pracę w tym przedziale. Oczywiście, polecenia pracy nadliczbowej powinny uwzględniać możliwość realnego wypoczynku pracownika – np. gdy zaplanował wyjazd. W takiej sytuacji warto porozmawiać z przełożonym i poprosić o zmianę decyzji, powołując się na zasady współżycia społecznego. Odmowa wykonania takiego polecenia bez podstawy prawnej może bowiem zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Ruchome (zmienne) rozkłady czasu pracy

Możliwość zaplanowania rozpoczęcia pracy przed zakończeniem 24-godzinnego cyklu od poprzedniego dnia roboczego występuje wyłącznie przy stosowaniu zmiennych (ruchomych) rozkładów czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ k.p. W takim przypadku ponowne rozpoczęcie pracy w ramach tej samej doby nie jest traktowane jako praca w nadgodzinach.

Ruchome rozkłady mogą przyjmować dwie formy:

  • harmonogramy przewidujące różne godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach, ustalane przez pracodawcę,
  • przedziały czasowe, w których pracownik samodzielnie decyduje, o której godzinie rozpocznie pracę (ten model najczęściej jest utożsamiany z tzw. elastycznym czasem pracy).

Takie rozkłady obowiązują w dniach wskazanych w harmonogramie jako robocze.

Zmienne rozkłady czasu pracy mogą być stosowane nie tylko w systemie podstawowym czasu pracy. Można je wprowadzić dla pracowników objętych systemem równoważnym.

Wprowadzenie zmiennych rozkładów czasu pracy wymaga zawarcia porozumienia:

  • w układzie zbiorowym pracy lub w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli porozumienie ze wszystkimi nie jest możliwe – z organizacjami reprezentatywnymi),
  • z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi zgodnie z procedurą obowiązującą u danego pracodawcy – gdy w zakładzie nie działa żadna organizacja związkowa.

Co istotne, nie jest to jedynie konsultacja – porozumienie wymaga osiągnięcia zgodnego stanowiska obu stron. Pracodawca nie może wprowadzić ruchomego czasu pracy jednostronnie, np. przez zapis w regulaminie pracy.

Alternatywnie zmienny rozkład może zostać zastosowany na indywidualny wniosek pracownika – bez konieczności zawierania porozumienia zakładowego.

Po wprowadzeniu takiego rozwiązania pracodawca może planować rozpoczęcie pracy przed upływem 24 godzin od poprzedniego rozpoczęcia pracy, o ile zachowane zostaną minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe. [przykład 6]

PRZYKŁAD 6

Elastyczny czas pracy a godziny rozpoczęcia kolejnych zmian

Jeżeli obowiązuje elastyczny rozkład, a wewnętrzne przepisy nie przewidują dodatkowych ograniczeń, pracodawca może zaplanować pracę np. od godz. 10.00 do 18.00 jednego dnia, a następnie od godz. 5.00 do 13.00 dnia kolejnego. Między końcem jednej a początkiem drugiej zmiany zachowany jest 11-godzinny odpoczynek dobowy, więc taki harmonogram będzie zgodny z przepisami.

Warto jednak pamiętać, że przy takim układzie nie można zlecić pracy nadliczbowej w pierwszym dniu (np. po godzinie 18.00), ponieważ naruszyłoby to prawo do odpoczynku. Wyjątkiem są sytuacje nadzwyczajne, takie jak konieczność prowadzenia akcji ratowniczej. ©℗

Podstawa prawna

art. 128, art. 132, art. 1401, art. 150, art. 1515 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz.U. z 2025 r., poz. 277)