Zmiana procedury zgłoszeń wewnętrznych możliwa, ale nie zawsze skuteczna dla prowadzonych postępowań

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to serce systemu, który ma na celu wykrycie i naprawienie nieprawidłowości. Ustalenie tej procedury odbywa się po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, albo przedstawicielami osób świadczących pracę – w zależności od sytuacji podmiotu prawnego. Konsultacje trwają co najmniej 5 dni, zaś procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę. Żaden przepis ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: ustawa) nie odnosi się do trybu zmian procedury zgłoszeń wewnętrznych, co oznacza, że każda jej zmiana wiązać się będzie z przeprowadzeniem wskazanego procesu ponownie – konieczne więc będą konsultacje oraz oczekiwanie na wejście w życie zmian. Co jednak w sytuacji, kiedy dochodzi do zmiany procedury w trakcie działań następczych lub już po dokonaniu zgłoszenia? Czy podmiot prawny może dowolnie zmieniać ją, nie zwracając uwagi na toczące się postępowania i wpływające zgłoszenia?

Wątpliwości w praktyce

W przypadku elementów obligatoryjnych procedury skutki zmian będą zależały od ich charakteru. Część obowiązkowych elementów nie będzie mogła być w ogóle zmieniona, bo wynikają z przepisów ustawy, np. te dotyczące obowiązku podjęcia działań następczych, czy obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty. Zmiana tych elementów poprzez ich usunięcie skutkowałaby brakami obowiązkowych składników procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Może się zdarzyć, że podmiot prawny, który wcześniej akceptował przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, zechce się wycofać z tego zobowiązania. Oznaczać to będzie, że po przeprowadzeniu konsultacji i wejściu zmian w życie podmiot nie będzie musiał ich przyjmować. Wątpliwości budzi jednak sytuacja sygnalisty, który dokonał zgłoszenia anonimowego jeszcze w momencie, kiedy podmiot prawny je rozpatrywał, ale przyjęcie zgłoszenia miało się odbyć już po wejściu w życie zmiany. Innym przypadkiem modyfikacji elementu obligatoryjnego jest zmiana kanału zgłoszeń, np. poprzez usunięcie możliwości przesyłania zgłoszeń pocztą tradycyjną. Nie jest trudno wyobrazić sobie sytuację, gdy w momencie wysyłania zgłoszenia kanał taki istniał, lecz gdy zgłoszenie miało zostać przyjęte, modyfikacja weszła już w życie.

W przypadku tak doniosłych zmian konieczne jest zadbanie o prawidłową komunikację z osobami świadczącymi pracę w podmiocie prawnym. Nie jest jednak możliwe poinformowanie o zmianie wszystkich sygnalistów (np. kandydatów do pracy, pracowników). Wobec tego konieczne może się okazać stosowanie zasady uprzywilejowania sygnalisty. Oznaczałoby to przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, w sytuacji kiedy dana osoba mogła nie wiedzieć o następującej zmianie. Warto pamiętać o tym, że ustawa penalizuje uniemożliwienie lub utrudnienie dokonania zgłoszenia.

Gdy brak furtki awaryjnej

Prawidłowe przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest kluczowe dla jej przyszłego stosowania. W praktyce rekomendowanym rozwiązaniem jest umieszczanie w niej furtek awaryjnych, które pozwalają na wyznaczenie innych osób do podejmowania działań następczych lub przyjmowania zgłoszeń. Jest to dodatkowe postanowienie, poza określeniem osoby, która ma się zajmować tymi kwestiami. W przypadku konfliktu interesów lub długotrwałej nieobecności upoważnionych osób może się okazać niezbędne wyznaczenie dodatkowych osób sprawujących stosowne funkcje. Z tego powodu warto już wcześniej zadbać o to i przewidzieć takie postanowienia w procedurze. Jeśli ich nie ma, czasami dodanie stosownych postanowień po otrzymaniu zgłoszenia może się okazać konieczne dla zachowania prawidłowości działań podmiotu prawnego. Interpretując przepisy ustawy celowościowo, należałoby przyjąć, że umożliwienie rozpatrzenia zgłoszenia przez osobę upoważnioną jest niezbędne do zabezpieczenia interesów sygnalisty. Jeśli można to osiągnąć jedynie poprzez zmianę procedury zgłoszeń wewnętrznych, podjęcie takiego działania jest prawidłowe.

Kolejnym interesującym przypadkiem zmiany procedury zgłoszeń wewnętrznych jest usunięcie z katalogu naruszeń prawa kategorii dodanych decyzją podmiotu prawnego. Mimo że art. 3 ustawy zawiera podstawowe kategorie naruszeń prawa, podmiot prawny może go rozszerzyć np. o zgłoszenia dotyczące mobbingu. Czy w sytuacji, gdy sygnalista dokonał zgłoszenia dotyczącego mobbingu już po zmianie procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgłoszenie to powinno zostać rozpoznane i rozpatrzone? Biorąc pod uwagę, że utrudnienie dokonania zgłoszenia może być penalizowane, to jeśli sygnalista dokonał zgłoszenia jeszcze w momencie obowiązywania brzmienia dokumentu, który rozszerzał katalog naruszeń prawa, zgłoszenie takie powinno być przyjęte i rozpoznane. Niezależnie od decyzji co do przyjęcia zgłoszenia i rozpatrywania zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych każdy pracodawca powinien traktować jakiekolwiek zgłoszenie mobbingu z najwyższą starannością.

Podsumowanie

Jeśli procedura zgłoszeń wewnętrznych ma luki, takie jak brak rozwiązań na wypadek konfliktu interesów, należy ją zmienić. Konieczne będzie wyważenie interesów sygnalisty oraz podmiotu prawnego. Każde ze zgłoszeń może się okazać wartościowym zwróceniem uwagi na istniejący problem, nawet jeśli w związku ze zmianą dokumentu nie jest ono już zgłoszeniem wewnętrznym w rozumieniu ustawy. Stosowanie zasady uprzywilejowania sygnalisty będzie miało ogromne znaczenie.