Pracownik wykorzystał urlop w zbyt dużym wymiarze. Co należy zrobić?

Pracownik jest u nas zatrudniony od stycznia 2024 r. Jego wymiar urlopu to 20 dni. Do końca sierpnia wykorzystał cały urlop za 2024 r., a teraz złożył wniosek o zmniejszenie wymiaru etatu do 1/2 od października 2024 r. Chcemy wyrazić na to zgodę, ale nie wiemy, jak potraktować jego urlop. Jeśli wyrazimy zgodę, to będzie oznaczało, że pracownik wykorzystał w 2024 r. więcej urlopu, niż mu przysługiwało. Jak rozliczyć urlop pracownika na koniec roku?

Jeżeli pracownik wykorzystał już urlop w wyższym wymiarze, niż przysługiwałby mu w związku ze zmianą etatu, to pracodawca ma związane ręce i w żaden sposób nie może tego rozliczyć, np. nie może się domagać zwrotu wynagrodzenia za ten czas. W opisywanym przypadku pracownik wykorzystał urlop przed zmianą etatu, w wymiarze, jaki zgodnie z przepisami mu przysługiwał.

Urlop dla osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu zależny od tzw. urlopowego stażu pracy (20 lub 26 dni). Jeżeli z takich wyliczeń wynikać będzie niepełny dzień, to należy zaokrąglić go w górę do pełnego dnia.

W tym przypadku należy dokonać następujących obliczeń:

20 dni x 9/12 = 15 dni

20 x 1/2 x 3/12 = 2,5 dnia, po zaokrągleniu 3 dni.

W jednym i drugim przypadku mnożymy tak wyliczone dni przez 8 godzin i udzielamy urlopu w godzinach.

Łącznie pracownik ma zatem prawo w 2024 r. do 18 dni urlopu (144 godzin).

Pracownik zrealizował jednak urlop w czasie zatrudnienia pełnoetatowego, według wymiaru dla pełnego etatu. Nie ma mowy o nieprawidłowościach, jeżeli chodzi o wykorzystanie w tym okresie 20 dni urlopu. Podczas pracy na pełny etat przysługiwało mu 20 dni (160 godzin) urlopu rocznie, z których mógł skorzystać w każdej chwili (oczywiście po uzgodnieniu z praco-dawcą). ©℗