Ostateczny kształt nowelizacji kodeksu pracy, która wprowadziła zasady wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzania badań pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu i innych podobnych substancji, jest znany już od wielu tygodni, jednak wciąż budzi wątpliwości. Mimo dziesiątków opublikowanych przez ekspertów prawa pracy artykułów wciąż nie do końca wiadomo, jak niektóre nowe przepisy stosować. W tekście odpowiadamy na kilkadziesiąt pytań na te tematy.

Problemem bywa również uporządkowanie wiedzy, bo same hasła „praca zdalna” i „badanie trzeźwości” to tylko wierzchołek góry lodowej. Praca zdalna może być bowiem wykonywana w tej formie na stałe, może być również okazjonalna, a może się też zdarzyć, że pracodawca poleci jej wykonywanie. Do każdej z tych form trzeba będzie zastosować nieco inne zasady. Głowy pracodawców zaprzątają także zagadnienia związane z bhp, w przypadku gdy pracownik wykonuje pracę z domu. Jak sprawdzić, czy ma bezpieczne i higieniczne warunki pracy? Czy wystarczy samo oświadczenie pracownika? Problemem jest także nakaz zwrotu kosztów, które ponosi pracownik, gdy pracuje poza biurem. Jak obliczyć taki zwrot? Niektórzy komentatorzy zwracali jednak uwagę, że biurokracji związanej z pracą zdalną jest tak dużo, że w efekcie szczególnie mniejsze firmy po prostu nakażą wszystkim powrót do biura. Czasu na dostosowanie nie jest dużo, bo przepisy o pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r. Do tego czasu pracodawcy muszą chociażby opracować regulamin wykonywania takiej pracy i przyjąć go zgodnie z określoną procedurą.
ikona lupy />
NIEWIELE CZASU NA PRZYGOTOWANIE SIĘ DO NOWYCH PRZEPISÓW / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe
Wątpliwości mnożą się także w odniesieniu do badania trzeźwości. Przepisy te miały wyjść naprzeciw potrzebom pracodawców, którzy w związku z interpretacją dotychczas istniejących przepisów nie mogli samodzielnie przeprowadzać takiej kontroli. Wydawałoby się, że dzięki nowym przepisom problem został rozwiązany, ale pojawiły się głosy, że ustawodawca tak skonstruował przepisy, że uniemożliwiają one przeprowadzenie doraźnej kontroli trzeźwości, a w ich efekcie można będzie przeprowadzić tylko kontrolę planową. Mimo że zdecydowana większość ekspertów jest zdania, że nowe przepisy na to pozwalają, to jednak resort pracy nie zajął stanowiska, co ukróciłoby spekulacje. Regulacje dotyczące badania trzeźwości wchodzą w życie 21 lutego 2023 r. Obecnie pracodawcy czekają jeszcze na wydanie rozporządzenia wykonawczego do tych przepisów.
To nie wszystkie zmiany, które czekają w tym roku pracodawców. Sejm uchwalił już kolejną nowelizację kodeksu pracy, która jest implementacją unijnych dyrektyw mających na celu ułatwienie łączenia pracy zawodowej z rodzicielstwem i zapewnienie work-life balance. Ustawa trafiła już do Senatu. Na implementację nadal czekają też przepisy o sygnalistach, nad którymi praca na razie stanęło w miejscu. O zmianach, które są jeszcze procedowane, piszemy w trzeciej części poradnika, opisując w punktach każdą z nich. ©℗
JŚ

CZĘŚĆ I. Praca zdalna

• Jakie rodzaje pracy zdalnej przewiduje znowelizowany kodeks pracy? Kiedy nowe przepisy w tym zakresie wejdą w życie?
Zgodnie z nowymi przepisami kodeks pracy będzie przewidywał trzy rodzaje pracy zdalnej:
  • standardową, zwaną również kodeksową, będącą podstawową wersją pracy zdalnej, której wykonywanie będzie możliwe na zasadach uzgodnionych pomiędzy pracownikiem i praco dawcą;
  • wyjątkową, która w szczególnych sytuacjach określonych przepisami może być wykonywana na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy (z pewnymi ograniczeniami);
  • okazjonalną, wykonywaną incydentalnie na wniosek pracownika przez maksymalnie 24 dni w trakcie roku kalendarzowego. Ten rodzaj pracy zdalnej jest mniej sformalizowany niż standardowa praca zdalna.
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie dwa miesiące od opublikowania nowelizacji k.p. w Dzienniku Ustaw, a więc 7 kwietnia.
• Co powinien zawierać regulamin (porozumienie) dotyczący pracy zdalnej?
Regulamin/porozumienie powinien określać podstawowe zasady wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z przepisami w regulaminie/porozumieniu ustala się:
  • grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy;
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
• Jak należy określać w regulaminie grupy pracowników, którzy będą mogli zostać objęci pracą zdalną?
Sposób określania grup pracowników będzie dowolny, w szczególności może to być odwołanie do konkretnych stanowisk pracy, działów, departamentów, rodzaju wykonywanej pracy (np. praca administracyjna vs. praca produkcyjna) itp. To określenie musi być jednak na tyle precyzyjne, aby dany pracownik wiedział, czy może wykonywać pracę zdalną.
• Czy objęcie danych pracowników regulaminem pracy zdalnej (w ramach danej grupy) będzie oznaczało, że będą oni musieli wykonywać pracę w takiej formie?
Nie, samo objęcie pracownika regulaminem pracy zdalnej nie będzie równoznaczne z obowiązkiem wykonywania pracy zdalnej. Konieczna będzie dodatkowo zgoda pracodawcy i pracownika na wykonywanie takiej pracy - następuje to w formie uzgodnienia.
• Czy w regulaminie (porozumieniu) należy określić wymiar pracy zdalnej?
Nie ma takiego obowiązku. W szczególności regulamin (porozumienie) może określać maksymalny wymiar pracy zdalnej, pozostawiając uzgodnienie konkretnego wymiaru (liczba dni) i ich rozłożenia w danym tygodniu (miesiącu) przełożonemu i pracownikowi. W ten sposób pracodawca może zapewnić elastyczność pracy zdalnej i dostosować jej wymiar do potrzeb pracodawcy i poszczególnych pracowników.
• Czy praca zdalna będzie mogła być wykonywana jedynie częściowo?
Tak, to pracodawca w regulaminie/porozumieniu określa wymiar pracy zdalnej. Może to być 100 proc. czasu pracy pracowników albo połączenie pracy zdalnej i pracy na terenie zakładu pracy w dowolnym wymiarze, tj. praca hybrydowa.
• Czy regulamin (porozumienie) należy wprowadzić również w przypadku pracy hybrydowej?
Tak. Jeżeli pracodawca dopuści pracę zdalną w formie innej niż okazjonalna praca zdalna, to jest zobowiązany określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie/porozumieniu. Wymiar pracy zdalnej nie ma znaczenia.
• Jakie działania należy podjąć, aby pracownicy mogli wykonywać standardową pracę zdalną?
Podjęcie przez pracowników standardowej pracy zdalnej wymaga podjęcia wielu określonych działań. Obejmują one:
  • określenie zasad pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej, który wymaga konsultacji z przedstawicielami pracowników (uzgodnienia ze związkami zawodowymi);
  • ogłoszenie takiego regulaminu w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy;
  • zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi pracy i materiałów;
  • określenie wysokości ryczałtu pokrywającego przewidywane koszty pracy zdalnej;
  • przeprowadzenie aktualizacji oceny ryzyka zawodowego;
  • określenie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie w miarę potrzeby instruktażu lub szkolenia w tym zakresie;
  • przekazanie pracownikom informacji dot. bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy zdalnej;
  • złożenie przez pracownika określonych oświadczeń;
  • uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej z danym pracownikiem.
Powyższe działania powinny zostać przeprowadzone przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej.
• W jakiej formie nastąpi objęcie pracownika pracą zdalną?
Objęcie pracownika pracą zdalną nastąpi w drodze uzgodnienia dokonanego pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Uzgodnienie dotyczy miejsca wykonywania pracy zdalnej. To, czy dany pracownik może wykonywać pracę zdalną, powinno wynikać z regulaminu pracy zdalnej (porozumienia), który określa grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.
• W jakiej formie trzeba będzie dokonać uzgodnienia pracy zdalnej?
Uzgodnienie będzie mogło zostać dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Uzgodnienie w formie elektronicznej nie będzie wymagać korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W szczególności uzgodnienie może następować w ramach systemów teleinformatycznych pracodawcy.
• Czy uzgodnienie powinno być elementem umowy o pracę?
Nie, nie będzie takiego obowiązku i będzie to niewskazane. Każda zmiana treści uzgodnienia (np. miejsca wykonywania pracy zdalnej) wymagałoby wówczas zmiany umowy o pracę, co jest nadmierną formalnością.
• Czy pracownik będzie mógł swobodnie zmieniać miejsce wykonywania pracy zdalnej?
Nie, każda zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej będzie wymagać dokonania ponownego uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Powinno to nastąpić w taki sam sposób jak uzgodnienie pierwotnego miejsca wykonywania pracy zdalnej. Będzie to konieczne, ponieważ to pracownik odpowiada za organizację miejsca pracy zdalnej z punktu widzenia zasad bhp i składa pracodawcy określone oświadczenia w tym zakresie. Pracodawca będzie miał prawo kontroli takiego miejsca, dlatego będzie musiał też wiedzieć, gdzie ta praca będzie wykonywana.
Powyższe będzie dotyczyć też czasowej zmiany miejsca wykonywania pracy.
• Czy w uzgodnieniu wykonywania pracy zdalnej trzeba będzie wskazać konkretny adres miejsca wykonywania pracy zdalnej?
Będzie to wskazane. Pracodawca powinien wiedzieć, pod jakim adresem pracownik wykonuje pracę zdalną - tylko wtedy może realizować swoje prawo kontroli takiego miejsca. Ponadto pracownik składa określone oświadczenia dotyczące miejsca wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenia te powinny odwoływać się do konkretnego miejsca, a nie dowolnego miejsca wybranego przez pracownika.
• Kiedy pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej?
W trakcie zatrudnienia uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej będzie mogło nastąpić zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej, np. e-mailem. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, jeżeli zostanie on złożony przez:
  • pracownicę w ciąży;
  • pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia;
  • pracownika, który sprawuje opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, mającymi orzeczenie o niepełnosprawności (wydawane osobie, która nie ukończyła 16. roku życia) albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (orzeczenie o stopniu niepełnosprawności jest wydawane osobom, które ukończyły 16. rok życia);
  • pracownika będącego rodzicem dziecka (także pełnoletniego) mającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo o nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
  • pracownika będącego rodzicem dziecka mającego orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym przez odpowiednie przepisy oraz dziecka mającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (dotyczy także dzieci powyżej 18. roku życia).
Pracodawca będzie mógł nie uwzględnić wniosku o pracę zdalną wyżej wskazanych pracowników jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy rodzaj pracy albo jej organizacja pracy uniemożliwia wykonywanie pracy w formie zdalnej. W takiej sytuacji pracodawca będzie miał obowiązek poinformować pracownika (w formie papierowej lub elektronicznej) o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Co więcej, jeżeli pracownik należący do jednej z powyższychgrup będzie wykonywał pracę w formie zdalnej, pracodawca również nie będzie mógł złożyć skutecznego wniosku o zaprzestanie wykonywania przez tego pracownika pracy zdalnej i przywrócenie go do poprzednich warunków pracy. W takim przypadku jedynym wyjątkiem od tej zasady również będzie sytuacja, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Wielu pracodawców ma wątpliwości, czy będą mogli wymagać od pracowników przekazania danych na temat ich sytuacji osobistej. Z drugiej strony pracodawcy zaznaczają, że muszą w jakiś sposób zweryfikować, czy w przypadku konkretnego pracownika będą mogli nie uwzględnić wniosku o wykonywanie pracy zdalnej. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy dotyczącymi danych osobowych pracowników pracodawca ma prawo żądać podania przez pracowników danych osobowych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia pracownika lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Mimo tego może dojść do sytuacji, w której pracownik nie poinformuje pracodawcy o swojej szczególnej sytuacji osobistej, a w konsekwencji pracodawca odmówi uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej. W takiej sytuacji bezpodstawny wydaje się zarzut naruszenia przez pracodawcę przepisów prawa, ponieważ pracodawca nie wiedział o sytuacji osobistej pracownika, wobec czego nie miał podstaw do zastosowania wobec niego specjalnych uprawnień wprowadzonych dla szczególnych grup pracowników.
• W jaki sposób należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej?
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:
  • porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u danego pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, porozumienie powinno zostać zawarte z wszystkimi organizacjami. Natomiast jeżeli okaże się to niemożliwe, np. z uwagi na bardzo dużą liczbę zakładowych organizacji związkowych działających u pracodawcy, możliwe będzie uzgodnienie treści porozumienia jedynie z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, spośród których każda powinna zrzeszać co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy;
  • regulaminie, którego treść jest ustalana przez pracodawcę.
Pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie w dwóch przypadkach:
  • kiedy nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu. W tym przypadku pracodawca powinien w regulaminie uwzględnić ustalenia uzgodnione z zakładową organizacją związkową podczas prac nad zawarciem porozumienia;
  • gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa. W tym przypadku pracodawca sporządza regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Nieuzwiązkowieni pracodawcy, którzy zamierzają wprowadzić pracę zdalną, powinni niezwłocznie przeprowadzić wybory przedstawicieli pracowników.
Ponadto wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin. Zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone w:
  • porozumieniu zawartym z pracownikiem (np. w sytuacji gdy jedynie pojedyncze osoby wykonują pracę zdalną, a co do zasady nie jest ona stosowana w zakładzie pracy);
  • poleceniu, które może zostać wydane przez pracodawcę w określonych przepisami przypadkach.
• Czy po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej?
Tak, co do zasady pracodawca będzie mógł odmówić wykonywania pracy w formie pracy zdalnej. Pracodawca nie będzie też miał co do zasady obowiązku wprowadzenia pracy zdalnej wobec swoich pracowników.
Ustawodawca wskazał jednak osoby, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej będzie wiązał pracodawcę. Dotyczy to m.in. pracownic w ciąży, pracowników opiekujących się dziećmi lub osobami chorymi. Nawet jednak w tym przypadku - o czym już pisaliśmy - pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, jeżeli jej wykonywanie będzie niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o przyczynie odmowy w formie papierowej lub elektronicznej w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika. Powód odmowy powinien być obiektywny.
Należy też podkreślić, że praca zdalna nie może obejmować prac szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, prac związanych z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy, prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także prac powodujących intensywne brudzenie.
• Czy pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić materiały i narzędzia niezbędne do pracy podczas okazjonalnej pracy zdalnej?
Nie, przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w formie okazjonalnej. Pracodawca nie jest zobowiązany do zwrotu jakichkolwiek kosztów związanych z wykonywaniem okazjonalnej pracy zdalnej, tj. np. instalacji urządzeń, serwisu sprzętu czy konserwacji narzędzi pracy. Pracodawca może jednak ustalić pokrycie wyżej wymienionych kosztów na podstawie porozumienia z pracownikiem.
• Czy pracodawca będzie mógł wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej przez pracownika?
Tak, zarówno pracodawca, jak i pracownik będą mogli wystąpić z wiążącym wnioskiem w formie papierowej lub elektronicznej o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, o ile praca zdalna zostanie uzgodniona w trakcie zatrudnienia. Pracodawca i pracownik powinni ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy. Powrót do wykonywania pracy stacjonarnej powinien nastąpić w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli pracodawca i pracownik nie dojdą do porozumienia w kwestii przywrócenia poprzednio obowiązujących warunków wykonywania pracy, nastąpi to automatycznie po upływie 30 dni od dnia, w którym pracodawca otrzymał wniosek pracownika.
Jeżeli praca zdalna zostanie uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, wówczas zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej będzie wymagać zgody zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
W przypadku polecenia pracy zdalnej w wyjątkowych sytuacjach - stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego lub siły wyższej, powodującej brak warunków bhp do pracy w aktualnym miejscu jej wykonywania - pracodawca będzie mógł cofnąć takie polecenie z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.
• Czy pracownik może pracować zdalnie z zagranicy?
Nie będzie przeciwskazań, aby pracownik wykonywał pracę z zagranicy, jeżeli takie miejsce wykonywania pracy zostało uzgodnione z pracodawcą. Niedopuszczalne są sytuacje, w których pracownik wyjeżdża za granicę bez uzgodnienia tego faktu z pracodawcą. Pracownik nie może bowiem dowolnie wybierać miejsca wykonywania pracy. Praca zdalna z zagranicy bez uzgodnienia z pracodawcą może stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Należy również zwrócić uwagę, że praca z zagranicy wiąże się z ryzykiem podlegania przepisom ubezpieczeniowym, podatkowym czy imigracyjnym danego kraju. W dużej mierze ryzyka z tym związane obciążają pracodawcę. Dlatego należy każdorazowo weryfikować powyższe kwestie przed wyrażeniem zgody na wykonywanie pracy zdalnej poza granicami Polski.
• Czy po wejściu nowych przepisów w życie pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić pracownikowi koszty wykonywania pracy zdalnej?
Tak. Zgodnie z art. 67(24) par. 1 pkt 1 k.p. pracodawca jest zobowiązany do pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu. Ustawodawca określił zatem minimalny zakres kosztów, które muszą zostać poniesione przez pracodawcę. Pracodawca będzie mógł więc wybrać, czy zwrot nastąpi w formie zwrotu kosztów rzeczywistych, ekwiwalentu pieniężnego czy ryczałtu.
• Czym się różni ekwiwalent od ryczałtu?
Ekwiwalent pieniężny stanowi równowartość faktycznych kosztów poniesionych przez pracownika, w przypadku gdy pracownik wykonujący pracę zdalnie korzysta z materiałów i narzędzi pracy, które nie zostały mu zapewnione przez pracodawcę. Mogą to być narzędzia pracy, np. komputer, telefon czy drukarka. Nie muszą stanowić własności pracownika. Kluczowy jest fakt, że nie zostały zapewnione przez pracodawcę. Wysokość ekwiwalentu powinna zostać ustalona na podstawie faktycznych kosztów korzystania z materiałów i narzędzi pracy. Pracodawca będzie musiał wziąć pod uwagę m.in. normy zużycia sprzętu, energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych. W praktyce obliczenie ekwiwalentu w ten sposób może być bardzo trudne, ponieważ musi odzwierciedlać faktyczne, rzeczywiste koszty, jakie poniósł dany pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Wysokość ryczałtu ma natomiast odpowiadać przewidywanym kosztom poniesionym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zasady obliczania ryczałtu są tożsame do obliczania ekwiwalentu. Kluczową różnicę stanowi to, że przy wypłacie ryczałtu pracodawca nie będzie musiał poddawać analizie, jakie koszty pracownik ponosi rzeczywiście co miesiąc w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, a będzie miał możliwość ustalenia przewidywanej kwoty kosztów ponoszonych przez pracownika. Dodatkowo kwota zwrotu w przypadku ekwiwalentu będzie wymagać uzgodnienia z pracownikiem, zaś kwota ryczałtu jest ustalana przez pracodawcę samodzielnie.
• Jak najlepiej rozliczać koszty pracy zdalnej (zwrot kosztów, ekwiwalent czy ryczałt)?
Najbardziej korzystną metodą rozliczania kosztów pracy zdalnej jest ryczałt. Za rozliczaniem kosztów pracy zdalnej w tej formie przemawia fakt, że wysokość ryczałtu będzie ustalana przez pracodawcę. Pracodawca samodzielnie będzie mógł określić kwotę ryczałtu, uwzględniając m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej czy dostępu do internetu, na podstawie ustalonych przez siebie elementów i przewidywanych kosztów związanych z ich zużyciem. Ustawodawca nie wymaga uzgadniania kwoty ryczałtu z pracownikiem, jak w przypadku ekwiwalentu.
• Czy pracownik będzie mógł wykorzystywać w pracy zdalnej narzędzia pracy i materiały niezapewnione przez pracodawcę?
Zapewnienie narzędzi i materiałów do wykonywania pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Dotyczy to również pracy wykonywanej w formie zdalnej. Miejsce wykonywania pracy nie wpływa w żaden sposób na zwolnienie pracodawcy z jego obowiązków. Podobnie jednak jak przy pracy stacjonarnej nowe przepisy dopuściły możliwość zgodnego ustalenia z pracownikiem, że pracownik, wykonując pracę zdalną, będzie wykorzystywał swoje materiały i narzędzia pracy, niezapewnione przez pracodawcę. W każdym przypadku korzystanie z narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę wymaga uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
W dotychczasowym stanie prawnym pracownicy najczęściej korzystali ze swoich samochodów lub odzieży roboczej, co obligowało pracodawcę do wypłaty odpowiedniej kwoty ryczałtu lub ekwiwalentu, które nie stanowiły przychodu pracownika. Nowy stan prawny zapewne rozszerzy krąg materiałów i narzędzi własnych wykorzystywanych przez pracownika. Warunkiem koniecznym będzie jednak to, aby były one niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Oznacza to przykładowo, że pracodawca nie może uzgodnić z pracownikiem, iż ten będzie wykorzystywał własny ekspres do kawy, za co pracodawca będzie wypłacał mu ekwiwalent pieniężny. To urządzenie nie jest niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, natomiast ekwiwalent, który pracownik otrzymywałby z tytułu jego użytkowania, stanowiłby jego przychód. Organy kontroli miałyby prawo podnosić, że ustalony w ten sposób ekwiwalent jest próbą przekazania pracownikowi świadczeń zwolnionych z opodatkowania i oskładkowania.
Drugim warunkiem, który musi zostać spełniony, aby pracownik mógł korzystać z własnych materiałów i narzędzi, jest to, by materiały i sprzęt spełniały wymagania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, tj.:
  • zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przez urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
  • uwzględniały zasady ergonomii;
  • spełniały wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.
Pracodawca powinien odebrać od pracownika oświadczenie o spełnianiu przez materiały i narzędzia pracy powyższych wymagań. Prawdziwość tego oświadczenia powinna być weryfikowana podczas ewentualnych kontroli wykonywania pracy zdalnej. W przypadku gdyby pracodawca stwierdził, iż laptop, którego pracownik używa, stwarza zagrożenie, np. z uwagi na uszkodzenie gniazda podłączenia do prądu, powinien wezwać pracownika do wymiany używanego sprzętu na spełniający wymagania bhp. Niezastosowanie się do tego wezwania powinno skutkować zapewnieniem przez pracodawcę laptopa lub cofnięciem zgody na wykonywanie pracy zdalnej.
• Jak należy ustalić wysokość ryczałtu?
Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną będzie przysługiwać ryczałt, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Będzie to świadczenie obligatoryjne, którego pracownik nie będzie mógł się zrzec, chyba że korzystając z własnych materiałów i narzędzi pracy, otrzyma w związku z tym stosowny ekwiwalent albo że pracodawca zapewni zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów.
Celem ryczałtu jest pokrycie:
a) kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
b) innych kosztów niż koszty wskazane powyżej, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu między pracodawcą a organizacjami związkowymi, regulaminie pracy zdalnej, jednostronnym poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu zawieranym indywidualnie z pracownikiem;
c) kosztów związanych z wykorzystywaniem przez pracownika wykonującego pracę zdalna materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.
Ustalając wysokość ryczałtu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Ryczałt będzie świadczeniem, które nie będzie stanowiło przychodu, nie będzie zatem opodatkowane i oskładkowane. Z tego względu trzeba będzie zachować ostrożność w ustalaniu jego wysokości. Zbyt wysokie kwoty ryczałtu mogą być kwestionowane przez organy kontroli, które mogą podnosić, że przekazywane świadczenie jest formą ominięcia przepisów podatkowych. Nie może to być jednak kwota zaniżona, albowiem pracownik będzie miał roszczenie o wypłatę różnicy między kwotą, którą rzeczywiście wydatkował na instalację, serwis, konserwację czy wykorzystywanie własnych materiałów i sprzętu, a kwotą, którą otrzymał od pracodawcy. Mimo że pracodawca ma ustalać ryczałt samodzielnie, bez uzgodnień z pracownikiem, warto wziąć pod uwagę rzeczywiste wydatki, które ten będzie ponosił.
• Jak należy ustalić wysokość ekwiwalentu?
Zgodnie z nowymi przepisami pracownikowi, który wykonując pracę zdalną, będzie wykorzystywał własne materiały i narzędzia pracy, przysługuje ekwiwalent w wysokości ustalonej z pracodawcą. Jest to świadczenie obligatoryjne, którego pracownik nie będzie mógł się zrzec. Pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu, jeżeli nie zapewnia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, co jest jego ustawowym obowiązkiem i tylko w drodze wspólnych uzgodnień z pracownikiem może zostać zmienione.
Ustalając wysokość ekwiwalentu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Wysokość ekwiwalentu powinna więc realnie odzwierciedlać koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Nie może to być kwota zaniżona, pracownikowi będzie bowiem w tym przypadku przysługiwało roszczenie w stosunku do pracodawcy o wypłatę kwoty stanowiącej różnicę między kwotą rzeczywiście ponoszoną a kwotą wypłacaną przez pracodawcę, której będzie mógł dochodzić nawet za trzy lata wstecz od dnia, w którym stało się wymagalne. Nie może być też to kwota zawyżona lub obejmująca materiały i narzędzia, które nie były niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Zawyżone świadczenie mogłoby zostać zakwestionowane przez organy kontroli, które mogłyby zarzucić jego pozorność, tj. brak obiektywnego przypisania do wskazanych przez przepisy wymagania w celu opodatkowania i oskładkowania kwoty, która przekraczałaby faktycznie poniesione przez pracownika koszty.
Pracodawca powinien zatem współpracować z pracownikiem w celu ustalenia prawidłowej wysokości ekwiwalentu. Zasadne jest uzyskanie konkretnych informacji o kosztach usług telekomunikacyjnych, z których korzysta pracownik, lub normach zużycia energii elektrycznej przez konkretne materiały i sprzęt wykorzystywane przez pracownika. Z uwagi na to, że pracownicy mogą zamieszkiwać w różnych miejscach, wykorzystywać różne materiały i narzędzia oraz korzystać z usług różnych dostawców, koszty te będą się różnić.
Ekwiwalent może zostać zastąpiony ryczałtem.
• Czy pracownik będzie mógł zażądać dopłaty do ryczałtu (ekwiwalentu), jeżeli jego koszty pracy zdalnej będą wyższe niż kwota ryczałtu (ekwiwalentu)?
Tak, pracownik będzie mógł żądać dopłaty do ekwiwalentu lub ryczałtu, jeżeli rzeczywiście ponoszone przez niego koszty, związane bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej, będą wyższe niż kwoty określone w ramach ekwiwalentu lub ryczałtu. Pracownik będzie musiał wykazać, że faktycznie ponosi wyższe koszty niż te określone w ramach ryczałtu lub ekwiwalentu.
Jeżeli żądanie pracownika okaże się uzasadnione, pracodawca nie będzie miał możliwości uchylenia się od obowiązku dopłaty do rzeczywiście ponoszonych kosztów pracy zdalnej na rzecz pracownika. W związku z tym niezwykle istotne będzie prawidłowe określenie wysokości ryczałtu, który ma pokrywać przewidywane koszty pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu zasadne będzie zatem przyjmowanie przez pracodawcę wyższych od przeciętnych kosztów mediów, energii, urządzeń i materiałów. Takie działania powinny chociaż w pewnym stopniu zmniejszyć ryzyko ewentualnych roszczeń pracowników o dopłatę do rzeczywiście poniesionych kosztów wykonywania pracy zdalnej.
• Czy kwota ryczałtu (ekwiwalentu) powinna być określona w regulaminie pracy zdalnej (porozumieniu)?
Pracodawca nie będzie miał obowiązku ustalania w regulaminie lub porozumieniu konkretnej kwoty ekwiwalentu lub ryczałtu należnego pracownikowi w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zgodnie z nowymi przepisami w regulaminie pracy zdalnej lub w porozumieniu dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów wykonywania pracy zdalnej. Z porozumienia lub regulaminu powinno wynikać, w jaki sposób pracodawca rekompensuje wskazane koszty (ekwiwalent, ryczałt lub zwrot kosztów rzeczywistych), a także jakie konkretnie koszty będą pokrywane przez pracodawcę (np. energia elektryczna).
Niewskazywanie w regulaminie lub porozumieniu konkretnych kwot ekwiwalentów lub ryczałtu będzie uzasadnione i korzystne dla pracodawcy, ponieważ w przyszłości prawdopodobna jest konieczność zmiany wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu (m.in. z uwagi na inflację), co w przypadku ustalenia tych kwot we wskazanych dokumentach będzie skutkowało koniecznością zmiany ich zapisów i ponownego uzgodnienia ze związkiem zawodowym albo konsultacji z reprezentacją pracowników (w przypadku braku związku zawodowego).
• Czy pracodawca będzie zobowiązany okresowo weryfikować wysokość ryczałtu (ekwiwalentu)?
Pracodawca powinien okresowo weryfikować wysokość ekwiwalentu i ryczałtu. Zgodnie bowiem z nowymi przepisami ryczałt powinien zostać ustalony w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Natomiast wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać faktycznym kosztom korzystania przez pracownika z materiałów i narzędzi pracy, do celów związanych z pracą zdalną.
Nie ulega wątpliwości, że koszty te regularnie będą ulegać zmianie, szczególnie obecnie, z uwagi na inflacje i znaczne podwyżki cen energii elektrycznej. Jeżeli pracodawca nie będzie regularnie weryfikował wysokości ustalonego ryczałtu lub ekwiwalentu, może się okazać, że kwoty te nie będą dostosowane do wysokości rzeczywiście ponoszonych przez pracowników kosztów w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. To z kolei naraża pracodawcę na ewentualne roszczenie ze strony pracowników o dopłatę do rzeczywiście poniesionych przez nich kosztów pracy zdalnej.
• Czy i gdzie powinno być przechowywane potwierdzenie instruktażu dla pracowników zdalnych z procedur ochrony danych osobowych lub potwierdzenie zapoznania się z takimi procedurami?
Zgodnie z nowym art. 6726 par. 2 k.p. pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami, o których mowa w par. 1 (procedury ochrony danych osobowych - przyp. autora), oraz jest obowiązany do ich przestrzegania. Oznacza to, że pracownik powinien potwierdzić, że został z procedurami zapoznamy. Jeśli dodatkowo zostanie przeprowadzone z tego zakresu szkolenie lub instruktaż, również z tego tytułu warto przygotować dokument potwierdzający. Oba te dokumenty będą traktowane jako dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej według nowego projektu rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej i będą przechowywane w części B akt osobowych.
• Czy pracodawca będzie musiał uzgodnić regulamin pracy zdalnej (porozumienie) z radą pracowników?
Porozumienie o pracy zdalnej, o czym już pisaliśmy, ma być zawarte między pracodawcą a zakładową organizacją związkową (organizacjami). Jeśli w firmie nie ma organizacji związkowych, pracodawca wydaje wówczas regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników. W nowych przepisach nie przewidziano roli dla rady pracowników. Zatem pracodawca nie będzie miał obowiązku uzgadniać z nią porozumienia o pracy zdalnej ani też konsultować treści regulaminu pracy zdalnej.
• W jaki sposób prawidłowo sporządzić ocenę ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną?
Przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, którego realizacja powinna nastąpić przed rozpoczęciem pracy przez pracownika. Pracownik ma prawo znać zagrożenia, które występują na jego stanowisku pracy, dlatego też pracodawca zapoznaje pracownika z oceną ryzyka zawodowego na jego stanowisku pracy. Ocena ryzyka nie jest czynnością jednorazową, pracodawca powinien dokonywać aktualizacji oceny w przypadku wystąpienia zmian na stanowisku pracy lub zmian organizacyjnych w zakładzie pracy, które mogą mieć znaczenie dla bezpieczeństwa pracowników. Jedną z takich zmian będzie zmiana miejsca wykonywania pracy w przypadku rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej.
Ocena ryzyka zawodowego odnosi się do faktycznych warunków występujących w zakładzie pracy. Miejsce zamieszkania, w którym pracownik będzie wykonywał swoją dotychczasową pracę, ma odmienne zagrożenia od tych, które występują w kontrolowanym przez pracodawcę zakładzie pracy.
Wobec powyższego należy poważnie rozważyć możliwość sporządzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej dopuszczonej przepisami prawa. Poszczególne miejsca zamieszkania mogą przecież generować odmienne zagrożenia. Dla zakładu pracy zlokalizowanego w jednopoziomowym budynku ryzyko upadku z wysokości należy oszacować jako niskie. Podobnie można będzie uczynić dla miejsca zamieszkania pracownika w jednopoziomowym domu jednorodzinnym. Wydaje się jednak, że ryzyko to wzrośnie w przypadku pracownika mieszkującego w wielopoziomowym domu z otwartą klatką schodową czy antresolą, na której pracownik miałby np. zlokalizowane swoje stanowisko pracy.
Dlatego też, mimo że ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej nie różni się znacząco od oceny ryzyka na stanowisku pracy w zakładzie pracy, niezwykle istotne będzie przy jej przeprowadzaniu współdziałanie pracodawcy i pracownika. Prawidłowe sporządzenie oceny ryzyka będzie wymagać podjęcia następujących działań:
  • zebrania informacji niezbędnych do oceny, które powinien dostarczyć pracownik. Pracodawca może przekazać pracownikowi listę kontrolną, która pomoże pracownikowi określić najistotniejsze zagrożenia w miejscu wykonywania pracy. Ze względu na specyfikę pracy zdalnej, która będzie się obywać najczęściej w miejscu zamieszkania pracownika, pracodawca powinien działać z poszanowaniem prawa pracownika do prywatności;
  • identyfikacja zagrożeń, którą pracodawca wykona na podstawie zebranych informacji. Pracodawca na tym etapie może wymagać przedstawienia dodatkowych wyjaśnień związanych ze stanowiskiem pracy odnoszących się do poszczególnych elementów organizacji pracy;
  • szacowanie ryzyka, przeprowadzane przez pracodawcę na podstawie zidentyfikowanych zagrożeń, które oszacowuje szanse na wystąpienie niekorzystnych dla bezpieczeństwa pracownika następstw tych zagrożeń i określenie ich wagi. Pracodawca powinien uwzględnić w szczególności wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy;
  • wyznaczenie dopuszczalności ryzyka związanego ze zidentyfikowanymi zagrożeniami, które polega na dostosowaniu występującego ryzyka do poziomu dopuszczalnego w przepisach;
  • udokumentowanie ryzyka poprzez sporządzenie karty ryzyka zawodowego i zapoznanie z nim pracownika, który powinien być świadomy wszelkich zagrożeń występujących na jego stanowisku pracy i sposobów jego ograniczania.
• W jaki sposób praca zdalna wpływa na zasady przeprowadzania szkoleń wstępnych bhp?
Dopuszczenie pracownika do pracy możliwe jest wyłącznie w przypadku posiadania przez niego wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także przekazania określonych informacji dotyczących przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Każdy pracownik jest zatem zobowiązany do przejścia szkolenia wstępnego, które zaznajomi go z:
  • czynnikami środowiska pracy mogącymi stanowić zagrożenie dla jego bezpieczeństwa oraz środkami i działaniami zapobiegawcymi tym zagrożeniom;
  • przepisami oraz zasadami bhp w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy w zakładzie pracy, na określonym stanowisku pracy;
  • wykonywaniem pracy w sposób bezpieczny dla pracownika i innych osób, postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz udzielania pomocy osobom, które uległy wypadkowi.
Wykonywanie pracy zdalnej w miejscu zamieszkania nie zwalnia pracownika z obowiązku odbycia szkolenia wstępnego, w dalszym ciągu obowiązkowy będzie instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Co więcej, pracownik powinien otrzymać od pracodawcy informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, która w jasny i przystępny sposób wyjaśni mu, w jaki sposób prawidłowo zorganizować stanowisko pracy z uwzględnieniem zasad ergonomii.
Praca zdalna znacząco wpłynie jednak na formę przeprowadzania szkoleń wstępnych bhp. Nowe przepisy umożliwią przeprowadzenie szkolenia wstępnego osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Do tej pory możliwość taka była zastrzeżona wyłącznie dla wybranych stanowisk pracy przechodzących szkolenia okresowe bhp (tzw. samokształcenie kierowane). Co ciekawe, przepisy nie zastrzegają, że osoby przyjmowane do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe są zobowiązane do pracy w formie zdalnej w pełnym wymiarze czasu pracy w celu skorzystania z nowego uprawnienia. Oznacza to, że praca wykonywana w formie zdalnej nawet jeden dzień w tygodniu będzie umożliwiała pracownikowi odbycie szkolenia wstępnego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
• Czy pracownik wykonujący pracę zdalną będzie objęty szkoleniami okresowymi bhp?
Nowelizacja kodeksu pracy z listopada 2018 r. wprowadziła już znaczącą zmianę w zakresie szkoleń okresowych pracowników. Pracodawca, którego rodzaj przeważającej działalności jest zaliczany do nie wyższej niż trzecia kategorii ryzyka, ma możliwość odstąpienia od przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych, w których występują najmniej szkodliwe czynniki dla zdrowia. Wydawałoby się, że analogiczna regulacja powinna dotyczyć pracowników administracyjno-biurowych wykonujących pracę w formie zdalnej, jednakże przepisy wprowadzające prace zdalną jednoznacznie wyłączyły możliwość skorzystania przez pracodawcę z powyższego uprawnienia. W przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej pracodawca będzie więc zobowiązany do kierowania pracowników na szkolenia okresowe - przeprowadzane w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego - nie rzadziej niż raz na sześć lat.
Możliwość odbycia szkolenia w formie samokształcenia kierowanego oznacza, że szkolenie to będzie mogło się odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora szkolenia, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców.
Podobnie jak przy szkoleniach wstępnych przepisy nie zastrzegają minimalnego wymiaru czasu pracy zdalnej, który obliguje pracownika do obycia szkolenia okresowego. Oznacza to, że praca wykonywana w formie zdalnej nawet jeden dzień w tygodniu będzie obligowała pracodawcę do przeprowadzenia szkolenia okresowego dla pracownika. Jeśli pracownik wykonujący pracę w zakładzie pracy uzgodni z pracodawcą możliwość jej wykonywania zdalnie, obowiązek przeszkolenia okresowego powinien nastąpić w terminie sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia pracy zdalnej.
Przepis ten nie będzie dotyczył wyłącznie pracowników wykonujących pracę zdalną okazjonalnie. W stosunku do nich wciąż dopuszczalne będzie zwolnienie z obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych.
• Jakie materiały i narzędzia pracy należy zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną?
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia, za pomocą których będzie mógł wykonywać obowiązki wynikające z umowy o pracę. Takie samo zobowiązanie dotyczy pracodawcy, który uzgodni z pracownikiem wykonywanie pracy w formie zdalnej. Okoliczność, że praca zdalna nie jest wykonywana na terenie zakładu pracy, nie zwalnia pracodawcy z jego obowiązku.
Rodzaj materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych do wykonywania pracy zdalnej, będzie uzależniony od rodzaju stanowiska, jakie zajmuje pracownik. Może się zatem zdarzyć sytuacja, że jeden z pracowników zostanie wyposażony w laptop wraz z podstawką, klawiaturę oraz mysz, natomiast drugi otrzyma dodatkowo skaner i drukarkę. Wyposażając pracowników w materiały i narzędzia pracy, pracodawca powinien pamiętać o czterech istotnych kwestiach:
  • narzędzia pracy muszą zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności muszą zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowaniem oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
  • narzędzia muszą uwzględniać zasady ergonomii;
  • niedopuszczalne jest wyposażanie pracownika w narzędzia, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności określonych w odrębnych przepisach.
• Z jakich obowiązków w zakresie bhp pracodawca jest zwolniony w momencie rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej?
Miejsce wykonywania pracy zdalnej jest wskazywane przez pracownika, który dokonuje stosownych uzgodnień w tym zakresie z pracodawcą. Z uwagi na powyższe przepisy regulujące pracę zdalną zmieniły zakres odpowiedzialności pracodawcy za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca, nie mając możliwości stałego nadzoru nad miejscem, w którym pracownik wykonuje pracę, został zwolniony z części obowiązków w zakresie bhp dotyczących obiektów, pomieszczeń i stanowisk pracy. Z tego samego względu wyłączono część obowiązków dotyczących pierwszej pomocy oraz zwalczania pożarów, jak również współdziałania z innym pracodawcą, jeżeli w miejscu wykonywania pracy zdalnej pracę wykonują również pracownicy innego pracodawcy. Przepisy racjonalnie zwalniają pracodawcę z obowiązków, których nie byłby on w stanie spełnić, nie będąc podmiotem władającym miejscem wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca nie będzie zobligowany do:
  • współpracy z innym pracodawcą, którego pracownicy wykonują obowiązki w tym samym miejscu pracy, oraz informowania go oraz pracowników lub ich przedstawicieli o działaniach w zakresie zapobiegania zagrożeniom zawodowym występującym podczas wykonywanych przez nich prac, jak również wyznaczenia koordynatora sprawującego nadzór nad bhp, ustalenia zasad współdziałania uwzględniającego sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia pracowników;
  • zapewnienia środków niezbędnych do: udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, wyznaczenia pracowników do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów, ewakuacji pracowników oraz zapewnienia łączności ze służbami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, ratownictwa medycznego oraz ochrony przeciwpożarowej;
  • organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp oraz dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
  • zapewnienia, aby budowa lub przebudowa obiektu budowlanego była wykonywana na podstawie projektów uwzględniających wymagania bhp, spełnienia przez obiekt budowlany wymagań dotyczących bhp, uwzględnienia w przypadku przebudowy obiektu budowlanego poprawy warunków bhp;
  • zapewnienia pomieszczenia pracy odpowiedniego do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników oraz utrzymywania obiektów budowlanych i znajdujących się w nich pomieszczeń pracy, a także terenów i urządzeń z nimi związanych w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy;
  • zapewnienia nieodpłatnie profilaktycznych posiłków i napojów;
  • zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenia niezbędnych środków higieny osobistej.
• Czy przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej pracodawca powinien osobiście zweryfikować miejsce, gdzie będzie wykonywana praca pod kątem spełnienia wymagań w zakresie bhp?
Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku osobistego zweryfikowania miejsca wykonywania pracy zdalnej. Mając na względzie liczbę zatrudnionych pracowników, taki obowiązek mógłby skutkować zmniejszeniem zainteresowania tą formą wykonywania pracy lub pozostać czysto iluzoryczny. Pracodawca nie może jednak dopuścić do pracy pracownika, jeżeli miejsce pracy nie będzie spełniać wymagań z zakresu bhp.
Nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła jednak nowatorskie rozwiązanie polegające na zobowiązaniu pracodawcy do przekazania pracownikowi informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, która w zrozumiały i przystępny sposób pokaże pracownikowi, jak ma wyglądać prawidłowa praca w formie zdalnej, w szczególności z uwzględnieniem wymagań ergonomii oraz zobowiązaniu pracownika do złożenia oświadczenia, że jego stanowisko pracy spełnia wymogi bhp.
• Jakie działania powinien podjąć pracodawca w przypadku stwierdzenia, że miejsce, w którym jest wykonywana praca zdalna, nie spełnia wymagań w zakresie bhp?
Zwolnienie pracodawcy z części obowiązków z zakresu bhp nie wyłącza jego ogólnego zobowiązania do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z tego względu pracodawca, uzgadniając z pracownikiem wykonywanie pracy w formie zdalnej, powinien zobligować pracownika do niezwłocznego poinformowania o tym, że stanowisko pracy przestało spełniać wymogi bhp.
Powzięcie informacji o tym, że stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną przestało spełniać wymogi bhp, zobowiązuje pracodawcę do niezwłocznego podjęcia odpowiednich działań. Pracodawca ma prawo:
  • zobowiązać pracownika do niezwłocznego usunięcia stwierdzonych uchybień, zakreślając konkretny termin realizacji działań pod rygorem cofnięcia zgody na wykonywanie pracy zdalnej - rozwiązanie to może być zastosowane wyłącznie w przypadku, gdy warunki pracy nie odpowiadające przepisom bhp nie stwarzają bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia i życia pracownika;
  • cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej - rozwiązanie to należy zastosować, w przypadku gdy warunki pracy nieodpowiadające przepisom bhp stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia i życia pracownika, wobec czego nie jest dopuszczalne dalsze wykonywanie pracy w miejscu zagrożenia.
• Jakie będą zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej?
Nowelizacja wprowadza do kodeksu pracy okazjonalną pracę zdalną, która umożliwi pracownikom incydentalne wykonywanie pracy zdalnej. Z inicjatywą wykonywania tego rodzaju pracy zdalnej będzie mógł wystąpić jedynie pracownik, składając - w formie papierowej lub elektronicznej - stosowny wniosek. Okazjonalna praca zdalna będzie mogła być wykonywana przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.
Niezależnie od specyfiki okazjonalnej pracy zdalnej na pracodawcy nadal będzie spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikowi w jej trakcie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, analogicznie do pozostałych rodzajów pracy zdalnej.
Z uwagi na szczególny charakter i niewielki wymiar okazjonalnej pracy zdalnej ustawodawca zdecydował się na wyłączenie stosowania w tym przypadku większości przepisów regulujących wykonywanie standardowej pracy zdalnej. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będzie m.in. konieczne ustalenia zasad jej wykonywania w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie, a pracodawca nie będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi oraz pokrycia określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca może jednak dobrowolnie zapewnić pracownikowi niezbędny sprzęt oraz zwrócić mu koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
Podczas wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej na pracodawcy nadal będzie jednak spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, analogicznie do pozostałych rodzajów pracy zdalnej. Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem.
• Czy pracodawca będzie mógł odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?
Tak, pracodawca będzie mógł odmówić okazjonalnej pracy zdalnej, szczególnie w sytuacji gdy organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika uniemożliwia wykonywanie pracy w formie zdalnej. Formalnie pracodawca nie musi informować pracownika o przyczynie odmowy. Pracodawcy powinni zwrócić jednak uwagę, aby przyczyny odmowy okazjonalnej pracy zdalnej nie były dyskryminujące wobec pracownika. Każdy pracownik w ciągu roku kalendarzowego może zawnioskować o maksymalny wymiar 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej.
• Czy na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek pokrycia kosztów pracowników zdalnych okazjonalnych, tj. wypłacenia im ekwiwalentu lub wypłacenia ryczałtu?
Nie, pracodawca nie będzie miał takiego obowiązku. Artykuł 6724 k.p., opisujący zasady rozliczania i/lub zwrotu kosztów za pracę zdalną, został w przypadku pracy wykonywanej okazjonalnie wyłączony wprost w ustawie.
• Czy pracodawca będzie mógł dobrowolnie wypłacać ryczałt lub zwracać koszty związane z okazjonalną pracą zdalną pracownikom?
Tak, pracodawca na zasadzie dobrowolności może ustalić taki ryczałt. Jeśli taki ryczałt/zwrot kosztów zostanie ustalony, to powinien on objąć wszystkich pracowników wykonujących taką samą pracę albo pracę o jednakowej wartości. Również w tym zakresie pracodawca jest bowiem związany zasadą równego traktowania w zatrudnieniu.
• Czy dobrowolna wypłata ryczałtu może być zwolniona ze składek na ubezpieczenie społeczne i podatków?
Przepis o zwolnieniu podatkowym i ze składek (art. 6725 k.p.) odnosi się do ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 par. 4 k.p. (tzn. ryczałtu obowiązkowego, przy pracy w modelu w pełni zdalnym lub hybrydowym), który nie przysługuje przy pracy zdalnej okazjonalnej. Natomiast przepisy zostały tak napisane, że wyłączenie przepisów, których do okazjonalnej pracy zdalnej się nie stosuje, kończy się na art. 6724 k.p., więc teoretycznie - czytając literalnie art. 6725 k.p., w którym mowa o zwolnieniach podatkowych - mógłby być on stosowany do dobrowolnego ryczałtu. Istotna w tym zakresie będzie interpretacja tego przepisu przez organy podatkowe i wykładnia dokonana zapewne przy współpracy z Ministerstwem Finansów. Ta luka powstała zapewne dlatego, że na etapie tworzenia przepisów nie rozważano, że pracodawcy chcieliby wypłacać ryczałt za okazjonalną pracę zdalną dobrowolnie, więc nie było potrzeby zwalniania go z podatku.
• Jakie różnice w zakresie bhp będą występować między stałą pracą zdalną a okazjonalną pracą zdalną?
Okazjonalna praca zdalna, mimo że ograniczona wymiarem nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym, w zakresie kwestii związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy jest bardzo zbliżona. Zasadnicza różnica polega na:
  • braku obowiązku pracodawcy przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników administracyjno-biurowych w przypadku gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w nie wyższej niż trzecia kategorii ryzyka;
  • kontroli wykonywania pracy zdalnej, która odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem. Nie ma przy tym przeciwwskazań do posiłkowania się odpowiednio przepisami odnoszącymi się do kontroli wykonywania stałej pracy zdalnej uregulowanej w regulaminie pracy zdalnej.
• Kiedy pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy zdalnej?
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana także na podstawie polecenia pracodawcy. Jednak pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy zdalnej jedynie w wyjątkowych okolicznościach, tj. w czasie:
  • obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy od odwołania obowiązywania tych stanów;
  • w którym pracodawca, z powodu działania siły wyższej, nie będzie miał możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika.
Za działanie siły wyższej należy uznać zdarzenia, które charakteryzują się zewnętrznością, nieprzewidywalnością oraz brakiem możliwości zapobieżenia ich skutkom. Do takich zdarzeń należy przede wszystkim zaliczyć zjawiska wywołane działaniem sił natury, takie jak: powodzie, huragany, pożary lasów.
Zaistnienie wyżej wskazanych okoliczności nie będzie jednak wystarczające do skutecznego polecenia pracownikowi pracy zdalnej. Aby polecenie to mogło być skuteczne, pracownik będzie musiał, bezpośrednio przed jego wydaniem, złożyć pracodawcy oświadczenie (w formie papierowej lub elektronicznej), że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Nowe przepisy, o czym już wspominaliśmy - będą umożliwiały pracodawcy cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej w każdej chwili. Pracodawca będzie jedynie zobowiązany do uprzedzenia o tym fakcie pracownika z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Natomiast w przypadku wystąpienia zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej dalsze wykonywanie pracy zdalnej pracownik będzie zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę, który powinien niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
• Czy pracodawca będzie mógł jednostronnie polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, jeśli ten nie złoży oświadczenia o warunkach lokalowych i technicznych, które pozwalają na wykonywanie pracy zdalnej? Jakie będą skutki odmowy?
Nie, nie ma takiej możliwości. Zgodnie z przepisami pracodawca może jednostronnie polecić wykonywanie pracy zdalnej, „jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej”. Zatem brak takiego oświadczenia wykluczy możliwość jednostronnego zobowiązania pracownika do pracy zdalnej. Za uzasadnioną odmowę pracownik nie będzie mógł ponieść żadnej odpowiedzialności, np. nie można będzie na niego nałożyć kary porządkowej ani go zwolnić. Jeśli pracownik nie złoży oświadczenia, nie podejmie pracy zdalnej, a jednocześnie będzie gotowy do wykonywania pracy i nie będzie jej mógł świadczyć z powodów leżących po stronie pracodawcy, pracownikowi będzie należeć się wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania.
• Jak należy rozumieć siłę wyższą, która jest podstawą do wydania polecenia wykonywania pracy zdalnej?
Przepisy wprowadzające pracę zdalną nadały prymat wspólnemu uzgodnieniu przez pracodawcę i pracownika miejsca wykonywania pracy. Jednostronne polecenie pracodawcy, choć wciąż dopuszczalne, zostało ograniczone do wyraźnie wskazanych przypadków. Jednym z nich jest okres, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Jednoznacznie więc opowiedziano się za brakiem możliwości skorzystania z tego uprawnienia w sytuacji, gdy dotychczasowe miejsce pracy pracownika nie spełnia wymagań bhp z przyczyn zależnych od pracodawcy.
Siła wyższa, która umożliwia pracodawcy wydanie polecenia wykonywania pracy w formie zdalnej, nie została zdefiniowana w kodeksie pracy. Definicja ta nie została określona w żadnym akcie prawnym, stąd też konieczność posiłkowania się wyjaśnieniami zawartymi w orzecznictwie sądowym. Za siłę wyższą jest uznawane wyłącznie zdarzenie charakteryzujące się trzema następującymi cechami:
  • zewnętrznością,
  • niemożliwością jego przewidzenia,
  • niemożliwością zapobieżenia jego skutkom.
Zdarzenie jest zewnętrzne wówczas, gdy następuje poza strukturą przedsiębiorstwa. Niemożliwość przewidzenia, że dane zdarzenie nastąpi, należy pojmować jako jego nadzwyczajność i nagłość. Niemożliwość zapobiegnięcia skutkom zdarzenia jest tłumaczona jako jego przemożność, a więc niezdolność do odparcia nadchodzącego niebezpieczeństwa. Za przejawy siły wyższej uznaje się katastrofalne zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów. Jako siłę wyższą traktuje się także akty władzy publicznej oraz zjawiska społeczne lub polityczne o skali katastrofalnej.
W stosunkach między przedsiębiorcami dopuszczalne jest zastrzeżenie klauzuli siły wyższej w umowach cywilnoprawnych, co wynika z ogólnej zasady swobody umów. Pozwala to na bardziej swobodne korzystanie z możliwości, które daje siła wyższa, tj. zwolnienie się z odpowiedzialności wynikłej z łączącego strony stosunku w związku z zaistniałymi niezależnymi od stron okolicznościami. Stosunek między pracodawcą a pracownikiem jest bardziej formalny, ukierunkowany na ochronę słabszej strony stosunku pracy, tj. pracownika. Odpowiednio można jednak do niego stosować przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Jedną z takich zasad jest zastrzeżenie, że postanowienia regulaminów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Pracodawca tym samym nie będzie mógł rozszerzyć pojęcia siły wyższej poprzez objęcie nią nieprawidłowości w zakresie bhp z przyczyn od niego zależnych. Wydaje się jednak, że dopuszczalne jest szersze zdefiniowanie siły wyższej oraz doprecyzowanie jej kontekstu w regulaminie pracy zdalnej, które nie będzie prowadziło do pokrzywdzenia praw pracownika, a jednocześnie lepiej zabezpieczy interesy pracodawcy.

CZĘŚĆ II. Badanie trzeźwości i na obecność środków działających podobnie do alkoholu

• Wobec kogo pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości po wejściu nowych przepisów? Kiedy nowe przepisy w tym zakresie wejdą w życie?
Nowe przepisy dotyczące badania trzeźwości i na obecność środków działających podobnie do alkoholu wejdą w życie dwa tygodnie po ogłoszeniu noweli w Dzienniku Ustaw, a więc 21 lutego. Zgodnie z nimi kontrola trzeźwości i obecności w organizmie środków działających podobnie do alkoholu będzie mogła zostać przeprowadzona zarówno wobec pracowników, jak i innych osób - współpracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zleceniobiorców) lub usługodawców prowadzących własną działalność gospodarczą (np. kontraktorów w ramach formy B2B). Warunkiem umożliwiającym przeprowadzenie kontroli będzie fakt organizowania pracy kontrolowanych współpracowników przez pracodawcę.
• Kiedy i w jakim celu pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę trzeźwości?
Pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości i obecności w organizmie środków działających podobnie do alkoholu zarówno przed rozpoczęciem przez pracownika pracy w danym dniu, jak i już podczas wykonywania pracy przez pracownika. Czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli pracodawca jest zobowiązany określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu.
Kontrolę trzeźwości oraz obecności w organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadza się w celu zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, a także ochrony mienia.
Szczególnie istotne jest, aby kontrola nie naruszała godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.
• Jakie formy badania trzeźwości przewidują nowe przepisy?
Nowe przepisy przewidują dwie formy badania trzeźwości (i odpowiednio - badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu):
  • badanie prewencyjne,
  • badanie w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy.
Od decyzji pracodawcy zależy, czy będzie realizował obie formy badania, czy tylko jedną z nich.
• Czym różni się badanie prewencyjne od badania w przypadku uzasadnionego podejrzenia?
Badanie prewencyjne to badanie, które nie będzie wymagać wystąpienia uzasadnionego podejrzenia co do trzeźwości pracownika. Takie badanie ma na celu ograniczenie przypadków, w których pracownicy stawiają się do pracy pod wpływem alkoholu, co ma istotny wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy. Jest działaniem prewencyjnym pracodawcy nastawionym na poprawę bezpieczeństwa. Badanie prewencyjne będzie mogło być prowadzone w określonej z góry częstotliwości oraz czasie - pracownik może zatem zakładać, że może zostać objęty takim badaniem. Powyższe okoliczności powinny jednak zostać określone w regulaminie pracy.
• Czy po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca będzie zobligowany wprowadzić badanie trzeźwości (na obecność środków podobnych do alkoholu) w zakładzie pracy?
Nie, pracodawca nie będzie miał takiego obowiązku. W takim jednak przypadku nie będzie mógł prowadzić badań prewencyjnych ani samemu weryfikować stanu trzeźwości pracowników nawet w przypadku uzasadnionego podejrzenia co do stanu trzeźwości pracowników. Te same zasady dotyczą badania na obecność środków podobnych do alkoholu.
• Czy pracodawca będzie mógł badać trzeźwość pracowników, jeżeli nie wprowadzi do regulaminu pracy takiej możliwości?
Nie, pracodawca w takiej sytuacji nie będzie miał takich uprawnień. Jeżeli będzie miał uzasadnione podejrzenia co do trzeźwości pracownika, to - podobnie jak obecnie - będzie mógł wezwać policję w celu przeprowadzenia badania.
• W jakich dokumentach powinny być określone zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości?
Zgodnie z nowelą pracodawca ureguluje zasady w zakresie kontroli trzeźwości i obecności w organizmie środków działających podobnie do alkoholu w określonych dokumentach, a dokładnie w:
  • układzie zbiorowym;
  • regulaminie pracy, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy;
  • obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do sporządzenia regulaminu pracy.
We wskazanych powyżej dokumentach pracodawca powinien określić:
  • wprowadzenie kontroli trzeźwości;
  • grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości (dopuszczalne jest także ustalenie przez pracodawcę, że kontroli trzeźwości podlegają wszyscy pracownicy);
  • sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości (w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli);
  • czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli (nowe przepisy nie wymagają od pracodawcy precyzyjnego wskazania, w jakie dni będzie przeprowadzał kontrolę, jednak wskazane jest np. ustalenie, czy pracodawca będzie dokonywał kontroli jedynie przed rozpoczęciem przez pracowników pracy w danym dniu, czy również może to robić w czasie pracy).
• Za pomocą jakich urządzeń, testów pracodawca będzie mógł wykonywać badania na obecność środków innych niż alkohol?
Oprócz kontroli na obecność alkoholu pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrole na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Projekt rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika określa katalog tych środków, są to: opioidy (morfina, heroina), amfetamina i jej analogi, kokaina, benzodiazepiny (substancje o działaniu silnie uspokajającym), tetrahydrokannabinole (popularne THC, czyli substancja czynna z konopi).
Pracodawca będzie mógł przeprowadzić badanie wyłącznie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego, które będzie polegało na nieinwazyjnym pobraniu próbek śliny i umieszczeniu ich w urządzeniu do oznaczania metodą immunologiczną środków działających podobnie do alkoholu. W praktyce będą to wyłącznie testy, w których materiałem badawczym będzie ślina. Co ważne, pracodawca nie będzie mógł stosować testów na narkotyki, do których pobiera się mocz.
Tester, za pomocą którego pracodawca będzie wykonywał testy, będzie musiał być sprawny, posiadać instrukcję obsługi i aktualną datę ważności. Testy te po prawidłowym wykonaniu będą pokazywać obecność albo brak obecności środków działających podobnie do alkoholu w ślinie. W stosunku do tych testów odesłanie do przepisów o kalibracji nie jest zasadne, ponieważ testy obecnie dostępne na rynku są niekalibrowane.
• Czy testy z próbkami śliny będą takim samym odpadem jak inne, czy pracodawca będzie mógł je wyrzucić do kosza na zwykłe odpady zmieszane?
W tym zakresie pojawiają się różne głosy prezentowane przez m.in. przez środowisko medyczne i prawników. Sama nowelizacja ani projekt rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, nie odnosi się do sposobu utylizacji próbek śliny znajdujących się na np. wymiennych wkładach do testerów, jeśli tester do wykrywania substancji o działaniu podobnym do alkoholu takie wymiennie płytki zawiera. Nie ulega wątpliwości, że ślina jest materiałem biologicznym potencjalnie zakaźnym, dlatego pojawiają się wątpliwości, czy nie powinna być traktowana jako odpad medyczny, zakaźny i nie powinna konsekwentnie być w sposób specjalny utylizowana w czerwonych pojemnikach czy workach. W tym zakresie prawdopodobnie pojawi się praktyka albo wytyczne Ministerstwa Zdrowia. Dopóki ich nie będzie, pracodawcy będą mogli postępować na podobnych zasadach do tych, jakie zostały określone w Wytycznych Ministra Klimatu i Głównego Inspektora Sanitarnego w sprawie postępowania z odpadami wytwarzanymi w czasie występowania zakażeń koronawirusem SARS-CoV-2 i zachorowań na wywoływaną przez niego chorobę COVID-19 (w czasie trwania pandemii/epidemii), oczywiście z odpowiednimi modyfikacjami. Przykładowo:
  • wyznaczyć wyłącznie jeden pojemnik, gdzie zużyte kasety/testery ze śliną będą wyrzucane;
  • pilnować, by pojemnik był wypełniany do maksymalnie dwóch trzecich pojemnika;
  • poinformować osoby odpowiedzialne za serwis sprzątający, że opróżnianie tego dedykowanego kosza/pojemnika może nastąpić po obowiązkowym założeniu rękawiczek;
  • oznaczyć odpowiednio pojemnik np. jakimś piktogramem;
  • po zapełnieniu zawiązać worek i dodatkowo przewiązać sznurkiem/zakleić taśmą samoprzylepną;
  • po zawiązaniu wrzucać do pojemnika/worka na odpady zmieszane;
  • przed i po każdej czynności związanej z pakowaniem/przenoszeniem odpadów dodatkowo myć i/lub dezynfekować ręce.
• Czy badania trzeźwości, badania na obecność innych niż alkohol środków będą musiały być wykonywane przez pracowników pracodawcy?
Nie, takie badania nie będą musiały być wykonywane wyłącznie przez pracodawcę lub jego pracowników. W praktyce badania będą najczęściej wykonywane przez osoby pełniące obowiązki służby bhp w zakładzie pracy (w firmach zatrudniających więcej niż 100 pracowników) lub pracowników zatrudnionych do innej pracy, którzy w części swoich obowiązków mają powierzone zadania służby bhp (to w mniejszych firmach do 100 pracowników). W wielu firmach kontrole trzeźwości lub też przeprowadzanie badań na obecność innych środków będą prowadzone przez zewnętrzną firmę ochroniarską.
• Czy osoby przeprowadzające badanie będą musiały mieć jakieś specjalne upoważnienia lub inne dokumenty?
Tak, osoby takie bez względu na to, czy są pracownikami pracodawcy, wykonują usługi na podstawie umowy zlecenia, czy też są np. pracownikami dostawcy usług ochrony lub z zakresu bhp, powinny posiadać stosowne pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych obejmujące dane dotyczące zdrowia (bo za takie dane uważa się informacje o byciu pod wpływem alkoholu lub innych substancji działających podobnie do alkoholu). Niezbędne będzie również zobowiązanie do zachowania poufności. W praktyce te dwie kwestie reguluje się w jednym dokumencie.
• Jaką karę po wejściu nowych przepisów będzie mógł zastosować pracodawca za stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie jak alkohol?
Katalog kar nie uległ zmianie. Pracodawca będzie mógł zatem nałożyć na pracownika karę porządkową - upomnienia albo nagany, w zależności od stopnia naruszenia. Na pracownika będzie można również nałożyć karę pieniężną. Przy czym kara taka nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu stosownych potrąceń.
Swoistą karą będzie również brak prawa do wynagrodzenia, wynikający z konieczności odsunięcia pracownika od pracy (niedopuszczenia go do pracy), za czas tego odsunięcia.
Stan nietrzeźwości może prowadzić do utraty przez pracownika również innych świadczeń, np. premii, jeżeli nietrzeźwość negatywnie wpływa na nabycie prawa do takiej premii. Wreszcie karą może być rozwiązanie umowy o pracę, w tym dyscyplinarne.
• Jakie informacje będzie mógł przetwarzać pracodawca w związku z wykonaniem badania trzeźwości?
Pracodawca będzie mógł przetwarzać informacje o dacie, godzinie i minucie badania kontroli trzeźwości oraz wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu wykrytego w organizmie pracownika. Zgodnie z projektem rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu będą umieszczane w części E akt osobowych pracownika.
• Przez jaki okres pracodawca ma przechowywać dane związane z kontrolą trzeźwości?
Pracodawca przechowuje dane związane z kontrolą trzeźwości przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. W przypadku zastosowania przez pracodawcę kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca może przechowywać dane związane z kontrolą trzeźwości do czasu uznania kary za niebyłą. Uznanie kary za niebyłą następuje po upływie roku nienagannej pracy pracownika, w trakcie którego nie został on ukarany np. kolejną karą porządkową.
• Czy po wejściu nowych przepisów pracodawca będzie musiał poinformować pracowników z wyprzedzeniem o wprowadzeniu kontroli trzeźwości?
Tak, pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości z minimum dwutygodniowym wyprzedzeniem. Powinno to nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wiadomość e-mail wysłaną do pracowników, wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń itp. W przypadku zatrudniania nowego pracownika, którego będą obejmować kontrole trzeźwości, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o możliwości przeprowadzania kontroli przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Informacja powinna być przekazana w formie papierowej lub elektronicznej. W tym miejscu warto przypomnieć, że że wprowadzając kontrolę trzeźwości w zakładzie pracy, pracodawca musi określić w regulaminie pracy czas i częstotliwość kontroli trzeźwości. Pracownik będzie zatem wiedział, kiedy może go objąć kontrola trzeźwości - jest to szczególnie ważne w przypadku wprowadzenia przez pracodawcę możliwości kontroli prewencyjnej.
• Czy pracodawca może dopuścić do pracy pracownika po stwierdzeniu stanu nietrzeźwości?
Nie, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeżeli badanie kontroli trzeźwości wykazało obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi od 0,2 do 0,5 promila alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm sześc. Natomiast o stanie nietrzeźwości mówimy wtedy, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do stężenia we krwi powyżej 0,5 promila alkoholu albo obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm sześc.
Należy wskazać, że pracownik nie zostanie również dopuszczony do pracy w sytuacji, w której kontrola wykaże obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. W projekcie rozporządzenia wykonawczego zostały wskazane następujące środki działające podobnie do alkoholu: opioidy, amfetamina i jej analogi, kokaina, tetrahydrokannabinole, benzodiazepiny. Wymienione substancje mogą być składnikiem legalnych leków stosowanych w leczeniu psychiatrycznym. Przepisy wprowadzone w obecnym kształcie nie przewidują jednak wyjątków w tym zakresie.
• Czy pracownik może odmówić badania stanu trzeźwości?
Pracownik może odmówić badania, jeżeli narusza ono jego godność albo inne dobra osobiste, jest prowadzone przez osobę nieuprawnioną albo niezgodnie z zasadami określonymi w regulaminie pracy (np. przy użyciu innego urządzenia niż to, którego rodzaj jest wskazany w regulaminie pracy).
W innych przypadkach pracownik również może odmówić poddaniu się badaniu, musi się jednak liczyć z negatywną oceną takiego postępowania, szczególnie w sytuacji, gdy badanie przeprowadzone przez policję stwierdzi stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości.
Również nieuzasadniona odmowa poddania się badaniu, w przypadku gdy badanie przeprowadzone przez policję nie wskazało na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, może prowadzić do negatywnych konsekwencji dla pracownika.
• Jakie uprawnienia ma pracodawca w przypadku, gdy pracownik odmawia poddania się badaniu trzeźwości?
Pracodawca ma prawo wezwać policję w celu przeprowadzenia przez nią badania.
• Czy nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła zasadę „zero tolerancji”?
Niestety nie. Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się bowiem przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu, ale nie jest zerowa. Pracownik może mieć zatem we krwi alkohol - jeżeli nie przekracza on wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu, to pracodawca nie ma podstaw do odsunięcia pracownika od pracy.
W takim przypadku pracodawca może jednak wprowadzić do regulaminu pracy zasadę „zero tolerancji” ze względu na kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz realizować swoje uprawnienia w tym zakresie.
• Jakie urządzenia będzie mógł wykorzystać pracodawca, kontrolując trzeźwość pracowników?
Na rynku możemy rozróżnić trzy rodzaje alkomatów elektronicznych:
  • półprzewodnikowe,
  • elektrochemiczne,
  • spektrofotometryczne.
Alkomaty półprzewodnikowe są urządzeniami stosunkowo tanimi i często są wykorzystywane przez indywidualnych użytkowników celem wstępnej kontroli trzeźwości. Są one jednak bardzo podatne na czynniki zakłócające pomiar i często podczas badania dochodzi do błędów pomiarowych. Z tego względu nie są wykorzystywane w celach dowodowych podczas kontroli policyjnych, a ustawodawca, nowelizując kodeks pracy, nie zdecydował się na umożliwienie przeprowadzenia za ich pomocą badania pracowników.
Zgodnie z projektem rozporządzenia wykonawczego pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę pracowników za pomocą urządzenia elektronicznego dokonującego pomiaru stężenia alkoholu w wydychanym powietrzu, z użyciem ustnika, metodą utleniania elektrochemicznego oraz spektrometrii w podczerwieni. Alternatywa wyboru urządzenia wydaje się jednak pozorna. Pracownik będzie mógł żądać zweryfikowania wyników badań przeprowadzonych metodą utleniania elektrochemicznego, które wynosiły ponad 0,00 mg/dm sześc. Powtórne badanie pracodawca będzie zobowiązany przeprowadzić, korzystając już tylko z metody spektrometrii w podczerwieni.
Powyższa regulacja wydaje się zastanawiająca w szczególności dlatego, że kontrola policyjna uznaje za ważne i stanowiące dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym badanie przeprowadzone alkomatem elektrochemicznym, o ile posiada on aktualne świadectwo wzorcowania. Wobec pracodawców zastosowano bardziej rygorystyczne podejście, które zmusza ich do stosowania bardziej kosztownej metody badania za pomocą spektrometrii w podczerwieni lub wzywania organu powołanego do ochrony porządku publicznego.
CZĘŚĆ III. Planowane zmiany

dodatkowe uprawnienia pracownicze

8 lutego 2023 r. Sejm uchwalił projekt ustawy implementującej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) - 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE L z 2019 r. nr 186, str. 105) oraz 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE L z 2019 r. nr 188, str. 79). Ustawa została przekazana do Senatu. Ma ona wejść w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia.
Przy okazji implementacji tych dyrektyw ustawodawca postanowił również wprowadzić do kodeksu pracy inne zmiany wpływające na zakres uprawnień stron stosunku pracy.
Wśród najważniejszych zmian należy wyróżnić te dotyczące:
▶ umowy o pracę na czas próbny
Umowa ta ulegnie znaczącej modyfikacji. Będzie można ją przedłużyć o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Ponadto zawarcie umowy na okres próbny w maksymalnym wymiarze trzech miesięcy będzie możliwe tylko wtedy, gdy umowa o pracę zawierana po okresie próbnym będzie umową na czas nieokreślony albo na czas określony trwający co najmniej 12 miesięcy. Jeżeli natomiast umowa na czas określony ma trwać krócej niż 6 miesięcy, to maksymalny okres próbny może wynosić jeden miesiąc, a w przypadku planowanej umowy na czas określony, która ma trwać od 6 do 12 miesięcy - dwa miesiące. W niektórych przypadkach będzie możliwe wydłużenie okresów próbnych.
Nowelizacja uniemożliwi również ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem z uwagi na przesłankę upływu co najmniej trzech lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik miał być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy (w tym przypadku obecnie dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny).
▶ treść umowy o pracę
Nowelizacja rozszerza zakres informacji, które pracodawca będzie zobowiązany przedstawić pracownikowi w umowie o pracę. Poza stronami umowy, jej rodzajem, datami jej zawarcia oraz warunkami pracy i płacy, pracodawca zobowiązany będzie również wskazać adres swojej siedziby (w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającą siedziby - adres zamieszkania). Rozszerzeniu ulegną również warunki pracy i płacy. Pracodawca będzie zobowiązany podać w szczególności np. dzień rozpoczęcia pracy.
▶ treść informacji o warunkach zatrudnienia
Kolejne zmiany nastąpiły w treści informacji o warunkach zatrudnienia, która również znacząco zwiększy zakres przekazywanych informacji. Pracodawca nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy będzie zobowiązany powiadomić go o m.in. obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, obowiązującym go dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy oraz przysługujących mu przerwach w pracy.
Nowelizacja nie tylko rozszerza zakres informacji, które pracodawca będzie zobowiązany przekazać pracownikowi, lecz także skraca termin na poinformowanie pracownika o ewentualnych zmianach. Dotychczas pracodawca musi poinformować pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wejście w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy o pracę. Zmiana ma wykluczyć sytuację, w której pracownik dowie się o zmianach już po ich wejściu w życie. Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracownika o zmianie warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Zasada ta będzie wyłączona, gdy zmiana warunków zatrudnienia wyniknie ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, ale tylko jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Ponadto, w przypadku skierowania do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający cztery kolejne tygodnie, pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracownika m.in. o państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane oraz przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju.
Dopuszczalne będzie przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia również w postaci elektronicznej, jeżeli pracownik będzie miał możliwość jej wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika.
▶ nowe obowiązki pracodawcy
Obowiązek przekazywania pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia został wprowadzony do podstawowych obowiązków pracodawcy wraz z nowymi zobowiązaniami polegającymi na informowaniu pracowników o:
  • możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy,
  • możliwości awansu,
  • wolnych stanowiskach pracy.
▶ elastyczna organizacja czasu pracy
Pracownikom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie ósmego roku życia przyznano uprawnienie ubiegania się o bardziej elastyczną organizację czasu pracy, za którą uznano pracę zdalną, system przerywanego czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy oraz obniżenie wymiaru czasu pracy.
Rozpoznając wniosek, pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić potrzeby pracownika, w szczególności termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, ale także swoje potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego roku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Dopuszczalna będzie zatem odmowa uwzględnienia wniosku, jednak przyczyna odmowy będzie musiała zostać wskazana w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku.
▶ prawo do jednoczesnego zatrudnienia u innego pracodawcy
Możliwość jednoczesnego pozostawania w zatrudnieniu u kilku pracodawców nie była wcześniej przedmiotem regulacji kodeksu pracy, jednakże często stanowiła przedmiot sporów. Nowelizacja wprost wskazuje, że pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy, chyba że:
  • w trakcie trwania stosunku pracy zostanie zawarta umowę o zakazie konkurencji;
  • zakaz konkurencji zostanie uregulowany w odrębnych przepisach.
▶ prawo do nieodpłatnego szkolenia
Nowelizacja wprowadza zasadę, zgodnie z którą szkolenia - które są niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, co wynika z przepisów prawa, regulacji wewnętrznych, umowy o pracę lub polecenia przełożonego - powinny odbywać się na koszt pracodawcy oraz w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika. W przypadku gdy szkolenie będzie odbywało się poza godzinami pracy, czas ten trzeba będzie wliczyć do czasu pracy pracownika.
▶ prawo do korzystniejszego zatrudnienia
Nowelizacja wprowadza prawo pracownika do korzystniejszych warunków zatrudnienia, tj. zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony w miejsce umowy o pracę na czas określony lub bardziej przewidywalnych i bezpiecznych warunków pracy, w tym polegających na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. W tym celu pracownik, który przepracował u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy, będzie miał otrzymał możliwość złożenia jeden raz w roku kalendarzowym wniosku o zmianę warunków zatrudnienia, na który pracodawca zobligowany jest odpowiedzieć w terminie miesiąca od dnia złożenia wniosku.
W miarę możliwości wniosek powinien zostać uwzględniony, nie jest to jednak obligatoryjne. Pracodawca będzie musiał jednak odmowę uzasadnić.
▶ zwiększenie ochrony pracownika zatrudnionego na podstawie umowy na czas określony
Pracodawca będzie zobowiązany do podania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę oraz zawiadomienia na piśmie zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika także w przypadku umowy zawartej na czas określony. Dotychczas obowiązek ten dotyczył wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy na czas nieokreślony.
W przypadku nieuzasadnionego rozwiązania umowy o pracę lub naruszenia przez pracodawcę przepisów o wypowiadaniu umów o pracę pracownik zatrudniony na podstawie umowy na czas określony będzie miał również prawo do przywrócenia do pracy, chyba że przed wydaniem orzeczenia upłynął termin, do którego umowa miała trwać, lub przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu terminu obwiązywania umowy. W tym przypadku pracownikowi, podobnie jak dotychczas, będzie przysługiwało odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, jednak nie więcej niż za okres trzech miesięcy.
▶ zwiększenie ochrony przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia, a także zastosowaniem działania mającego skutek równoważny
Próba skorzystania przez pracownika z nowych uprawnień, jakie wprowadzi do kodeksu nowelizacja, może zwiększyć zagrożenie rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, a także do podjęcia przez pracodawcę działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę. Aby temu przeciwdziałać, na pracodawcę przerzucono ciężar udowodnienia, że rozwiązując umowę o pracę (lub podejmując działania mające skutek równoważny), kierował się innymi powodami niż np. wystąpieniem przez pracownika z wnioskiem o korzystniejsze warunki zatrudnienia.
Przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, jak również przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy, nie może stanowić również złożenie przez pracownika wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy.
▶ przerwa w pracy
Dzięki nowelizacji zwiększy się liczba przerw w pracy w przypadku zatrudnienia w równoważnym systemie czasu pracy. Pracownikom wykonującym pracę w ciągu doby powyżej 9 godzin przysługuje prawo do dodatkowej trwającej co najmniej 15 minut przerwy. Kolejną taką przerwę uzyskują pracownicy wykonujący pracę powyżej 16 godzin w ciągu doby.
▶ zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej
Nowością będzie wprowadzenie zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Korzystając ze zwolnienia, pracownik będzie uprawniony do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
Wątpliwości budzi w tym przypadku termin „siła wyższa” oraz określenie przyczyn uprawniających do zwolnienia, tj. choroby lub wypadku. Najprawdopodobniej pracodawca będzie musiał opierać się wyłącznie na oświadczeniu pracownika, dane dotyczące zdrowia stanowią bowiem szczególną kategorię danych osobowych. Podobnie pracodawca nie będzie w stanie ocenić, czy obecność pracownika jest niezbędna natychmiastowo.
▶ urlop opiekuńczy
Kolejnym nowym uprawnieniem będzie przyznanie pracownikowi prawa do urlopu opiekuńczego w wymiarze pięciu dni w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.
Pracownik nie będzie zobowiązany do przedstawiania dokumentów poświadczających konieczność sprawowania opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, jednak będzie musiał podać przyczynę konieczności skorzystania z urlopu.
▶ ochrona w związku z rodzicielstwem
Nowelizacja rozszerza ochronę pracowników korzystających z uprawnień rodzicielskich. Pracodawca na mocy dotychczasowych przepisów nie może wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z osobami uprawnionymi, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracowników zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy. Na mocy nowych przepisów zakazane będzie również prowadzenie przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy.
Ochroną objęto również pracowników, którzy złożyli wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego albo części tych urlopów.
▶ urlop rodzicielski na nowych zasadach
Jedna z największych zmian nastąpiła w przepisach dotyczących urlopu rodzicielskiego, tj.:
  • wydłużono okres urlopu do 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka (43 tygodnie w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka);
  • każdy z rodziców otrzymał do wyłącznego wykorzystania 9 tygodni urlopu, co oznacza, że jeden z rodziców ma prawo do maksymalnie 32 (lub 34) tygodni urlopu;
  • z urlopu mogą korzystać jednocześnie oboje pracownicy - rodzice dziecka;
  • zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego ulegnie zmniejszeniu do 70 proc. podstawy wymiaru;
  • w przypadku łącznego zawnioskowania przez pracownicę o urlop macierzyński i rodzicielski zasiłek za cały ten okres wyniesie 81,5 proc.;
  • wydłużono okres wymiaru urlopu rodzicielskiego łączonego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu do 82 (lub 86) tygodni.
UWAGA! Uregulowanie to obejmie również pracowników, którzy przyjęli dziecko na wychowanie i wystąpili do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka.
▶ urlop ojcowski
Na mocy nowelizacji czas, w którym pracownik - ojciec dziecka mógł skorzystać z urlopu ojcowskiego, skrócono z dotychczasowych 24 do 12 miesięcy.
▶ zatrudnienie po powrocie z urlopów związanych z rodzicielstwem
Znaczącej zmianie ulegną zasady dopuszczenia pracowników do pracy po zakończonych urlopach związanych z rodzicielstwem. Dotychczas pracodawca zobowiązany był dopuścić pracowników do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie było to możliwe, na stanowisku równorzędnym lub na innym stanowisku odpowiadającym kwalifikacjom zawodowym pracownika, z zachowaniem gwarancji wynagrodzenia na dotychczasowym stanowisku. Nowelizacja likwiduje obowiązek zaproponowania pracownikowi stanowiska odpowiadającego kwalifikacjom zawodowym pracownika powracającego z urlopu. W razie np. likwidacji stanowiska pracy i braku równorzędnego pracodawca będzie miał prawo rozwiązania umowy o pracę z powracającym pracownikiem.
▶ wykroczenia przeciwko prawom pracownika
Wprowadzenie nowych obowiązków dla pracodawcy skutkuje również wprowadzeniem sankcji za ich nieprzestrzeganie. Katalog wykroczeń przeciwko pracom pracownika powiększył się m.in. o niepoinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia i o naruszenie przepisów o urlopie opiekuńczym.

ochrona sygnalistów

Niestety, wciąż trwają prace nad implementacją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE L z 2019 r. nr 305, str. 17). Prace na ustawą implementującą są na bardzo początkowym etapie, wciąż w Rządowym Centrum Legislacyjnym.
Celem nowelizacji ma być ochrona osób pracujących w podmiotach prywatnych i publicznych lub utrzymujących z nimi kontakt, które z uwagi na pracę lub działalność mogą dowiedzieć się o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego lub interesu danego podmiotu.
Ochronie podlegać będą osoby, które w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego miały uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszone informacje są prawdziwe i stanowią informacje o naruszeniu prawa. Osoba zgłaszająca musi jednak działać w dobrej wierze.
Ochrona sygnalistów ma polegać na nieujawnianiu danych osobowych zgłaszających, jak i zakazie działań odwetowych, prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty. Tożsamość zgłaszającego będzie mogła zostać ujawniona wyłącznie za jego wyraźną zgodą, chyba że jej ujawnienie będzie konieczne i proporcjonalne w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy postępowań wyjaśniających lub sądowych, w tym także w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej zgłaszającemu.
W przypadku gdy zgłaszający dozna działań odwetowych, będzie miał prawo do odszkodowania w pełnej wysokości. Do takich działań, które są katalogiem otwartym, można zaliczyć w szczególności wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy. To na pracodawcę przerzucono ciężar wykazania, że dane działanie wobec sygnalisty nie jest działaniem odwetowym.
Planowana nowelizacja ma wprowadzić obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych dla podmiotów, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. W ramach procedury ustala się m.in. wewnętrzną jednostkę lub osobę w ramach struktury, lub podmiot zewnętrzny upoważnione do przyjmowania zgłoszeń. Dodatkowo na podmiot prawny nałożono obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Ponadto zgłaszający może zdecydować się na dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego lub Państwowej Inspekcji Pracy, a także policji, w przypadku gdy zgłoszenie może stanowić przestępstwo - bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. Procedura rozpoznawania zgłoszeń zewnętrznych uregulowana została podobnie jak procedura rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych.
Nowelizacja penalizuje naruszenie obowiązków w zakresie zgłaszania i ujawniania naruszeń prawa oraz podejmowanych działań odwetowych. Karalne będzie nie tylko uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych oraz ujawnienie np. osoby zgłaszającej, lecz także dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jeśli zgłaszający wiedział, że do naruszenia prawa nie doszło. Sankcjonowane będzie również nieustanowienie procedury zgłoszeń albo ustanowienie procedury z naruszeniem przepisów. Z tego względu niezwykle istotne jest prawidłowe wdrożenie przepisów planowanej ustawy do wewnętrznych regulacji obowiązujących w zakładzie pracy. ©℗