Nowe zasady obliczania stażu pracy: ryzyka i skutki finansowe

Powstaje pytanie, jakie praktyczne skutki ta zmiana przyniesie dla przedsiębiorców i samych pracowników. Czy rzeczywiście stanowi krok w kierunku wyrównywania szans osób zatrudnionych w różnych formach – pracowniczych i niepracowniczych – czy też okaże się jedynie legislacyjnym gestem bez większego wpływu na rynek pracy?

Konsekwencje dla pracodawców

Nowelizacja k.p., która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, a w prywatnym – po upływie sześciu miesięcy od ogłoszenia ustawy, należy do najbardziej znaczących – i zarazem najbardziej pracochłonnych dla działów kadr – zmian w prawie pracy w ostatnich latach.

Jak wskazuje resort pracy, jej celem jest zrównanie szans i usunięcie nierówności w traktowaniu pracowników w zależności od rodzaju wcześniej wykonywanej aktywności zawodowej. Choć intencja ustawodawcy zasługuje na aprobatę z punktu widzenia społecznego i konkurencyjności rynku pracy, to dla pracodawców zmiana ta oznacza konieczność zmierzenia się z nowymi obowiązkami, ryzykami prawnymi i skutkami finansowymi.

Sposób obliczania stażu

Nowelizacja istotnie zmienia sposób obliczania stażu pracy, który decyduje o najważniejszych uprawnieniach pracowniczych. Do stażu ogólnego (a więc niezależnego od podmiotu, w którym zatrudniona była dana osoba), który wpływa przede wszystkim na wymiar urlopu wypoczynkowego, będą wliczane m.in. okresy wymienione w ramce.

Najbardziej odczuwalny skutek finansowy dotknie pracodawców z sektora publicznego oraz tych, u których zakładowe regulacje płacowe (układy zbiorowe pracy, inne porozumienia zbiorowe, regulaminy wynagradzania) przewidują świadczenia stażowe.

Nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe zależą od ogólnego lub zakładowego stażu pracy. Jego wzrost u pracowników, którzy wcześniej pracowali na umowach cywilnoprawnych, w tym B2B, spowoduje wcześniejsze nabycie prawa do świadczeń lub wypłatę ich w wyższej kwocie, co przełoży się na wzrost wydatków z funduszu wynagrodzeń.

Odprawy

Nowelizacja wprowadza również kluczową zmianę dotyczącą zakładowego stażu pracy, który jest podstawą ustalania m.in. długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę oraz wysokości odprawy pieniężnej. Zgodnie z nowymi przepisami kodeksu pracy do stażu zatrudnienia u danego pracodawcy wliczać się będą również okresy, w których pracownik świadczył na jego rzecz pracę m.in. w ramach działalności pozarolniczej (współpraca B2B), umów zlecenia czy umów agencyjnych. [przykład 1]

Przykład 1

Z przykładu wynika, że w wypadku zwolnień grupowych koszty przeznaczone na odprawy będą musiały być kalkulowane z uwzględnieniem całego okresu współpracy z daną osobą. A to – biorąc pod uwagę skalę – może oznaczać realny znaczny wzrost kosztów pracodawcy.

Uwaga! Co więcej – zaliczenie okresu takiej współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej nastąpi niezależnie od tego, w jakim wymiarze się odbywała. [przykład 2]

Przykład 2

Biorąc pod uwagę takie sytuacje, jak m.in. w przykładach, których skala może być niemała, trudno mówić o wyrównywaniu szans na rynku pracy przez nowelizację k.p.

Konieczny audyt

Zmiana przepisów wymaga od pracodawców pilnego audytu dokumentacji kadrowej i regulacji wewnętrznych. Jest to o tyle ważne, że okresy sprzed wejścia w życie ustawy będą zaliczane do stażu pracy, jeśli zostaną udowodnione przez pracownika. A będzie to czasem problematyczne.

Uwaga! W większości wypadków dowodem będą zaświadczenia wydawane przez ZUS o opłaceniu składek (w przypadku B2B) lub o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (w przypadku zleceń). Wnioski do ZUS o te zaświadczenia będzie można składać elektronicznie (więcej na ten temat w dzisiejszym dodatku „Ubezpieczenia i Świadczenia”, s. C1).

W wypadku okresów, w których ZUS może nie posiadać pełnych danych, np. praca zleceniobiorców studentów do 26. roku życia, praca za granicą lub okresy przed 1999 r., ciężar ich udowodnienia będzie spoczywać na pracowniku.

Firma będzie mogła żądać udokumentowania przebiegu zatrudnienia. W wypadku pracy zarobkowej za granicą dopuszczalny będzie każdy wiarygodny dokument, np. zaświadczenia z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych czy umowy, ewentualnie tłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

Nieporozumienia i spory

Ryzyko dla pracodawców polegać będzie na konieczności oceny wiarygodności i kompletności dokumentów dostarczonych przez pracowników, co w wypadku wieloletnich okresów nieobjętych systemem ZUS (np. umów zlecenia sprzed lat lub pracy zagranicznej) może prowadzić do niepewności prawnej. I tutaj dostrzegam spore ryzyko nieporozumień i sporów.

Po pierwsze – z uwagi na roszczenia pracowników o uznanie ich okresów zatrudnienia, zwłaszcza za granicą, których pracodawca nie będzie w stanie zweryfikować, biorąc pod uwagę różnorodność form zatrudnienia w samej UE, a tym bardziej poza nią.

Po drugie – przepisy nie przewidują terminu, w którym pracownik ma przedłożyć dokumenty potwierdzające jego staż pracy. A co, jeśli przedłoży je pracodawcy dopiero po dłuższym czasie? Czy pracodawca powinien skorygować jego uprawnienia pracownicze wstecz, za okres, w którym przysługiwałyby, gdyby pracownik przedstawił dokumenty wcześniej? Przepisy milczą na ten temat. Nie wskazują również, kto i w jakim trybie powinien rozstrzygać wątpliwości w tym zakresie. Widzę tu z jednej strony sporo pracy po stronie działów kadr i płac, a z drugiej dociążenie sądów pracy nowym typem sporów dotyczących uprawnień pracowniczych.

Czas nabycia uprawnień

Uprawnienia wynikające z nowego (wyższego) stażu pracy przysługują dopiero od dnia wejścia w życie ustawy (tj. 1 stycznia 2026 r. lub później dla sektora prywatnego), a pracownikom nie przysługują roszczenia w tej kwestii za ubiegłe lata. Wyjątek stanowią trwające okresy wypowiedzenia, które rozpoczęły się przed wejściem w życie nowelizacji – w ich wypadku stosuje się dotychczasowe przepisy. ©℗