Od stycznia zacznie się największa od lat rewolucja w przepisach prawa pracy. Do stażu zawodowego będzie można zaliczyć nie tylko pracę na etacie, ale także inne formy aktywności zawodowej, od której były odprowadzane składki ZUS. Wraz z koniecznością ustalenia na nowo stażu pracy na pracodawców i ich działy HR spadnie szereg nowych obowiązków, do których warto zacząć przygotowywać się już teraz.

Staż pracy liczony po nowemu

Nowelizacja z 25 września br. kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025, poz. 1423) na nowo definiuje pojęcie okresu zatrudnienia. Do stażu pracy będą wliczane m.in. okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług czy agencyjnej, prowadzenia działalności gospodarczej, a także wykonywania pracy za granicą. Nowymi przepisami nie zostały objęte jedynie umowy o dzieło. Okresy, które wcześniej nie były uwzględniane w stażu pracy, pracownicy będą musieli potwierdzić zaświadczeniem wydawanym przez ZUS.

Jak poinformowało biuro prasowe ZUS, stosowny wniosek będzie dostępny od 1 stycznia 2026 r. Osoby zainteresowane uzyskaniem zaświadczenia będą mogły go złożyć do ZUS wyłącznie elektronicznie na profilu utworzonym w PUE/eZUS. Do wniosku nie będą potrzebne żadne załączniki, ponieważ zakład będzie wystawiał zaświadczenia na podstawie danych, które są zapisane na kontach ubezpieczonych.

- Dopiero w przypadku wydania przez zakład decyzji odmawiającej wydania zaświadczenia z powodu braku zgłoszenia do ubezpieczeń, ubezpieczony będzie informowany o możliwości przedłożenia dowodów potwierdzających istnienie tytułu do ubezpieczeń. Na tej podstawie zakład będzie mógł przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i ustalić obowiązek ubezpieczeń. Następnie po uzyskaniu poprawnych dokumentów ubezpieczeniowych możliwe będzie wystawienie zaświadczenia – poinformował DGP Grzegorz Dyjak z biura prasowego ZUS.

Ciężar udowodnienia nowych okresów stażowych spoczywa na pracowniku

W pewnych sytuacjach ZUS może nie dysponować odpowiednimi danymi i nie wyda zaświadczenia. Chodzi przede wszystkim o okresy wykonywania pracy za granicą oraz umowy zlecenia wykonywane przez ucznia lub studenta poniżej 26 roku życia. W takiej sytuacji potwierdzeniem okresu zatrudnienia mogą być inne środki dowodowe. Biuro prasowe MRPiPS poinformowało DGP, że mogą to być np. umowy, rachunki, zaświadczenia od kontrahentów czy potwierdzenia opłacania składek. W przypadku pracy za granicą okres zatrudnienia można wykazywać dokumentami z instytucji ubezpieczeniowych i podatkowych, a także zaświadczeniami wydanymi przez pracodawców zagranicznych.

Zaliczenie nowych okresów do stażu pracy będzie miało wpływ na: wymiar urlopu wypoczynkowego (26 dni po 10 latach pracy), wydłużenie okresów wypowiedzenia, prawo do dodatków stażowych, możliwość otrzymania nagród jubileuszowych i odpraw, dostęp do ofert pracy wymagających określonego stażu zatrudnienia. Ciężar udowodnienia nowych okresów zaliczanych do stażu pracy będzie spoczywał na pracowniku, natomiast ocena przedstawionych dowodów należy do pracodawcy. To właśnie on ma ostatecznie stwierdzać fakt spełnienia wymogów regulacji. Działy kadr muszą zatem przygotować się na zwiększoną ilość pracy związaną m.in. z koniecznością badania dokumentów dostarczonych przez pracowników. W praktyce może się to wiązać z licznymi trudnościami czy też sporem w sądzie pracy.

- Resort pracy już się wypowiedział na ten temat, że nie można przenosić winy na obecnego pracodawcę, jeżeli pracownik, np. student, który kilka lat temu pracował na umowie zlecenia, nie może udokumentować tego okresu zatrudnienia zaświadczeniem od ówczesnego pracodawcy, bo np. ten zdążył już zlikwidować firmę. W takiej sytuacji nie wystarczy przedłożyć umowy zlecenia, która miała być zawarta np. na dwa lata, bo nie wiadomo, czy w rzeczywistości tyle trwała. Pracodawca nie może brać na siebie odpowiedzialności za dokumenty, które są nieuregulowane prawnie – podkreśla Przemysław Jeżek, ekspert prawa pracy i ubezpieczeń społecznych z firmy Szkolenia Kadry i Płace.

Jakie terminy obowiązują pracowników?

Pracownicy mają tylko 24 miesiące na złożenie wniosku do ZUS – potem okresy stażu przepadną. Termin liczy się od dnia wejścia w życie ustawy - różny w zależności od sektora, do którego zalicza się pracodawca. Dla sfery budżetowej regulacja zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026, dla pracodawców prywatnych - od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy (czyli od 1 maja 2026).

Czas dostarczenia dokumentów będzie o tyle istotny, że nowe przepisy mają wpływ na wysokość niektórych świadczeń, które są zależne od stażu pracy. Chodzi przede wszystkim o pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej uprawnionych do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. W uzasadnieniu do nowelizacji resort pracy wskazywał, że zmiany mogłyby dotyczyć nawet 44,7 proc. pracowników sektora publicznego (263,7 tys. etatów). Tyle bowiem osób w 2022 r. miało staż pracy mniejszy niż 20 lat i w ich przypadku przeliczenie nowych okresów zatrudnienia może oznaczać wydłużenie stażu pracy do dwóch dekad.

Jeżeli pracownik przedstawi dodatkowe dokumenty (np. zaświadczenie z ZUS), które potwierdza dłuższy staż niż dotychczas wykazany, pracodawca ma obowiązek ponownie przeliczyć wysokość dodatku stażowego. Przy czym decydujący jest moment dostarczenia pracodawcy takiego zaświadczenia. Zakład pracy będzie zobowiązany do naliczenia i wypłaty wyrównania od dnia nabycia prawa do tych uprawnień – czyli daty wejścia w życie nowych przepisów (dla pracowników sfery budżetowej od 1 stycznia 2026 r., dla pozostałych - od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy - czyli od 1 maja 2026). Wyrównanie dla pracowników sfery budżetowej będzie więc wypłacane za okres wsteczny, czyli od 1 stycznia 2026 r.

Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe

Nowe przepisy będą ogromnym wyzwaniem dla działów kadr w jednostkach budżetowych, ponieważ mają wpływ na wypłacanie nagród jubileuszowych. Te przysługują pracownikom po osiągnięciu określonego stażu pracy. Prawo do nagrody jubileuszowej powstaje z chwilą ukończenia przez pracownika dwudziestoletniego okresu zatrudnienia. Wypłata powinna nastąpić niezwłocznie po spełnieniu warunków uprawniających do uzyskania nagrody. W przypadku opóźnienia pracownikowi przysługują odsetki.

- Jeżeli pracownik przyniesie dokument, z którego wynika, że np. przez 10 lat prowadził działalność gospodarczą - o tyle lat wydłużył mu się staż pracy i tym samym na dzień złożenia dokumentu uzyskał prawo do nagrody jubileuszowej, to jednostka musi ją wypłacić w dniu następnym. To są problemy, z którymi pracodawcy będą się mierzyć w przyszłym roku – podkreśla Przemysław Jeżek.

Nowe przepisy będą miały wpływ na liczbę dni urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi. Po zmianach np. osoba zatrudniona od 7 lat na etacie, która udokumentuje 3 lata pracy na umowie zlecenia, automatycznie zyska 26 (zamiast 20) dni tego świadczenia. Przepisy nie przewidują natomiast mechanizmu wyrównania urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata.