We wtorek 4 listopada wchodzi w życie nowelizacja z 12 września 2025 r. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. poz. 1409), która wprowadzi pozornie niewielką, ale istotną zmianę dla płatników składek. Od jutra pracodawcy nie będą musieli przechowywać papierowych zgłoszeń do ubezpieczeń przez pięć lat. Dotychczas firmy, zgłaszając pracownika do ZUS nawet drogą elektroniczną, miały obowiązek archiwizować przez pół dekady pisemny dokument z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej. Wymóg ten był postrzegany przez przedsiębiorców jako nadmierny, gdyż zgłoszenia do ubezpieczeń widnieją w systemie ZUS i nie ma potrzeby dodatkowej archiwizacji.

ZUS ma wszystkie dane w systemie

Jak podkreślał w trakcie konsultacji Krajowy Związek Zawodowy Inspektorów Kontroli ZUS, program Płatnik sam w sobie stanowi archiwum dokumentów wysłanych do ZUS, w którym w kartotece ubezpieczonego potwierdzane są dane dotyczące daty i schematu zgłoszenia do ubezpieczeń. Powielanie tego w postaci dokumentu papierowego jest więc zbędne. Nowelizacja ogranicza konieczność przechowywania papierowych duplikatów zgłoszeń składanych online.

Reszta obowiązków płatnika pozostaje bez zmian

– Od jutra nie ma obowiązku przechowywania papierowej wersji zgłoszenia, jeśli zostało przesłane elektronicznie. Nie będzie wymagany podpis pracownika lub zleceniobiorcy na żadnym papierowym formularzu ZUS. Reszta obowiązków pozostanie jednak bez zmian – podkreśla Przemysław Jeżek, ekspert prawa pracy i ubezpieczeń społecznych z firmy HR Kadry i Płace. Oznacza to, że płatnik składek nadal będzie musiał zgłaszać osoby do ubezpieczeń w terminach wynikających z przepisów, korygować zgłoszenia w razie błędów, a także przechowywać inne dokumenty kadrowo-płacowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zmiana dotyczy wszystkich płatników składek – także mikroprzedsiębiorców i osób korzystających wyłącznie z PUE ZUS. Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi element szerszego pakietu ustaw deregulacyjnych mających na celu uproszczenie obowiązków administracyjnych płatników składek.