W przyszłym tygodniu Senat będzie kończył prace nad nowelizacją z 12 września 2025 r. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jej celem jest likwidacja obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysłanych elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Nadmiarowy obowiązek – konieczna deregulacja

Dziś na podstawie art. 36 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.) w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres pięć lat.

„Z przepisu tego wynika obowiązek płatników składek, dokonujących zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną, przechowywania przez okres pięciu lat duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie „papierowej”. Taki dokument potwierdzający zgłoszenie dokonane drogą elektroniczną jest opatrzony własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, co stanowi dowód potwierdzenia przez nią prawdziwości danych zamieszczonych w zgłoszeniu” – wyjaśnia w uzasadnieniu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

ZUS popiera kierunek zmian

W art. 1 ustawy proponuje się likwidację obowiązku przechowywania przez płatników składek zgłoszeń do ubezpieczeń przez uchylenie w art. 36 ust. 8 ustawy systemowej. Obowiązek ten jest postrzegany jako nadmiarowy przez przedsiębiorców, którzy podnoszą, że dokumenty te widnieją w systemie – zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika, co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji. Również w ocenie ZUS zrezygnowanie z obowiązku przechowywania przez płatników dokumentów zgłoszeniowych z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej nie wpłynie negatywnie na realizację zadań ZUS. MRPiPS twierdzi, że wdrożenie zmiany przyczyni się do zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla przedsiębiorców.

Poparcie dla zmian i same korzyści

W trakcie konsultacji publicznych partnerzy społeczni poparli rządową nowelizację. Przykładowo Krajowy Związek Zawodowy Inspektorów Kontroli ZUS pozytywnie ocenił zaproponowane rozwiązania. Jak wskazała przewodnicząca związku, w dobie cyfryzacji, gdzie program Płatnik sam w sobie stanowi archiwum dokumentów wysłanych do ZUS, w którym w kartotece ubezpieczonego potwierdzane są dane dotyczące daty i schematu zgłoszenia do ubezpieczeń, powielanie tego w postaci dokumentu papierowego jest zbędne. Z pisma wynika, że korzyści płynące z wdrożenia są następujące:

  • dostosowanie przepisów do powszechnej praktyki,
  • zmniejszenie biurokracji przy zachowaniu bezpieczeństwa danych,
  • uwolnienie miejsca do przechowywania innych dokumentów,
  • oszczędności w zużyciu papieru.

Sejm również nie miał zasadniczych uwag do rządowej propozycji. W przyszłym tygodniu Senat zadecyduje o jej dalszych losach. Nowelizacja ma wejść w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Podstawa prawna

Etap legislacyjny:

Ustawa skierowana do Senatu