30 listopada to ważna data dla firm. Policz z wyprzedzeniem, ile zatrudniasz osób

Podmioty zatrudniające pracowników i zleceniobiorców około 20 osób, muszą sprawdzić, ile dokładnie będą miały zgłoszonych osób do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada 2025 r. Jeśli dokładnie 30 listopada będą miały zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przynajmniej 21 osób, od stycznia 2026 r. przejmą obowiązki dotyczące obliczania i wypłacania zasiłków. Otrzymają na cały rok status płatnika zasiłków.

Nie ma przy tym znaczenia, że w 2026 r. liczba ubezpieczonych w danej firmie spadnie.

Jakie osoby wlicza się do limitu 20 osób?

Wlicza się osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego. Zatem na pewno wlicza się do tego limitu pracowników, którzy są ubezpieczeni chorobowo obowiązkowo, a zleceniobiorców tylko wtedy, gdy zgłosili się dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego. Jeśli więc firma zatrudnia zleceniobiorcę, ale nie opłaca za niego składki chorobowej, to nie będzie wliczała go do tego limitu. A w związku z tym zatrudnianie studentów na zleceniu nie będzie miało żadnego wpływu na osiągnięcie limitu 20 osób.

Jeśli płatnik jest osobą fizyczną, to jego również uwzględnia się w tej liczbie, o ile podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Tak samo należy uwzględnić jego współpracownika, który podlega ubezpieczeniu chorobowemu.

Przy obliczeniach uwzględnia się również osoby przebywające w tym dniu na:

• zwolnieniach lekarskich,
• urlopie macierzyńskim,
• urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego (dla rodziców adopcyjnych i zastępczych),
• uzupełniającym urlopie macierzyńskim,
• urlopie rodzicielskim,
• urlopie ojcowskim.

Jakich pracowników nie wlicza się do limitu 20 osób?

Obliczając stan zatrudnienia na 30 listopada, nie bierze się pod uwagę pracowników, którzy w tym dniu przebywają na urlopie wychowawczym albo urlopie bezpłatnym. Te osoby są co prawda nadal pracownikami tego płatnika, ale w okresie tych urlopów nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu.

Jakie obowiązki ciążą na płatnikach zasiłków?

Pracodawca (zleceniodawca) o statusie płatnika zasiłków ma obowiązek:

• ustalić, czy dana osoba ma prawo do zasiłku, o jaki występuje (zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego) i na jak długo;
• obliczyć zasiłek zgodnie z regułami określonymi w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłków);
• wypłacić zasiłek.

Nie oznacza to jednak, że płatnik finansuje zasiłki. Wypłacone zasiłki wlicza sobie w ciężar składek, a więc pomniejsza kwotę, którą powinien przekazać ZUS jako składki (za wszystkich pracowników i zleceniobiorców) o kwotę wypłaconych wszystkim osobom zasiłków.

Wynagrodzenie płatnika zasiłków

Za wykonywanie zadań związanych z zasiłkami otrzymuje swoiste wynagrodzenie w wysokości 0,1 proc. prawidłowo wypłaconych świadczeń na zasadach określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Kwotę tego wynagrodzenia także potrąca się z należnych składek. Rozliczania należnego mu wynagrodzenia dokonuje się w deklaracji rozliczeniowej składanej za miesiąc, w którym dokonał wypłaty świadczeń.

Jeśli wynagrodzenie zostało potrącone bezpodstawnie, jego zwrotu dokonuje płatnik w deklaracji rozliczeniowej za następny miesiąc. Chodzi tu o sytuacje, w których okazało się, że płatnik nieprawidłowo wypłacił jakieś świadczenia, a co za tym idzie – kwota wynagrodzenia 0,1 proc. została obliczona od nieprawidłowej kwoty.

Świadczenie rehabilitacyjne

Płatnik zasiłków ma mniej obowiązków w przypadku, gdy jego pracownik albo zleceniobiorca są uprawnieni do świadczenia rehabilitacyjnego. Świadczenie to przyznaje ZUS decyzją, którą doręcza płatnikowi zasiłków.

Płatnik ma jednak obowiązek ustalić wysokość tego świadczenia zgodnie z regułami zawartymi w ustawie zasiłkowej, a następnie wypłacać przez okres wskazany w decyzji.

Odpowiedzialność płatników za zbyt późną wypłatę zasiłków

Zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy zasiłkowej płatnicy zasiłków wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów. Zasiłki te wypłaca się nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku.

Jeśli płatnik wypłaci zasiłki z naruszeniem tych terminów, będzie musiał wypłacić pracownikowi (zleceniobiorcy) odsetki za każdy dzień zwłoki. Płatnik nie będzie musiał płacić odsetek, jeśli przyczyny zwłoki były od niego niezależne.

Odpowiedzialność płatników zasiłków za błędy w wypłacie zasiłków

Płatnik zasiłków ponosi odpowiedzialność za błędy w ustaleniu prawa do zasiłków, jak i w ich obliczeniu. Dotyczy to błędów, które popełnił sam płatnik (np. błędne uwzględnienie jakiegoś składnika w zasiłku), a nie tych, które były efektem wprowadzenia płatnika w błąd np. przez pracownika.

Jeśli płatnik zasiłków wypłacił zbyt niski zasiłek albo za zbyt małą liczbę dni, to po stwierdzeniu takiego błędu, czy to samodzielnie, czy to przez ZUS, musi wypłacić uprawnionej osobie wyrównanie zasiłku wraz z odsetkami. Jednocześnie oznacza to, że ma nadpłatę składek na ubezpieczenie społeczne, bo zbyt mało zasiłku rozliczył w ciężar składek.

Jeśli na skutek swojego błędu płatnik zasiłków wypłacił zasiłek zawyżony albo za zbyt dużą liczbę dni, powstaje nadpłata zasiłku oraz jednocześnie niedopłata składek ubezpieczeniowych. Płatnik musi więc dopłacić brakujące składki ubezpieczeniowe wraz z odsetkami. Nadpłacony zasiłek może potrącić z wynagrodzenia pracownika, jeśli pracownik wyrazi na to pisemną zgodę. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody, płatnikowi pozostaje jedynie droga sądowa i złożenie powództwa o zwrot bezpodstawnego wzbogacenia.

Pomoc ZUS w obliczeniu zasiłków

W razie wątpliwości, czy danej osobie należy wypłacić zasiłek albo w jakiej wysokości on przysługuje, płatnik zasiłków może skorzystać z uprawnienia określonego w art. 63 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim z wnioskiem o ustalenie uprawnień do zasiłku przysługującego ubezpieczonemu może wystąpić do ZUS płatnik.

Wystąpienie z takim wnioskiem może być szczególnie pomocne w odniesieniu do problematycznych składników wynagrodzeń, których zasady uwzględniania w zasiłkach są niejasne. W takim przypadku płatnik przesyła do ZUS np. regulaminy wynagradzania czy premiowania, co pozwoli ZUS na ocenę, czy i jak należy dany składnik wliczać do podstawy wymiaru zasiłku.

Warto zaznaczyć, że z podobnym wnioskiem może wystąpić do ZUS pracownik lub zleceniobiorca, który uważa, że płatnik np. zaniża mu zasiłek.

Przejęcie wypłaty zasiłków przez ZUS

Mimo że płatnik nie ponosi końcowego kosztu wypłacanych zasiłków, to dla firm znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej problemem może być znalezienie środków na wypłatę zasiłków. W takiej sytuacji warto zwrócić się do ZUS z wnioskiem o przejęcie wypłaty zasiłków.

W tym celu należy złożyć odpowiednio umotywowany wniosek. Przepisy takiego wniosku nie precyzują, ale więcej szczegółów na temat całego procesu można znaleźć na stronie ZUS. ZUS informuje, że uzasadnieniem do przejęcia wypłaty zasiłków przez ZUS mogą być:

• trudna sytuacja finansowa płatnika składek,
• przedłużające się postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne,
• inne przyczyny, niezależne od płatnika składek, które powodują, że nie może on pokryć roszczeń ubezpieczonych.

Z takim wnioskiem mogą też wystąpić sami pracownicy lub zleceniobiorcy, którym ich płatnik, mimo że jest do tego zobowiązany, nie wypłaca należnych zasiłków.

Postępowanie w sprawie przejęcia wypłaty zasiłków

Po otrzymaniu wniosku o przejęcie wypłaty zasiłków ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające i dopiero na podstawie jego wyników wydaje decyzję w tej sprawie. ZUS w ramach tego postępowania ustala, dlaczego płatnik nie wywiązuje się z obowiązku wypłaty zasiłków oraz czy ma możliwości, by je wypłacić.

ZUS na swojej stronie internetowej zwraca uwagę, że może zwrócić się do płatnika o pełną dokumentację niezbędną do ustalenia prawa do zasiłków i ich wypłaty, np. o przekazanie zaświadczenia o symbolu ZUS Z-3.

Informacja o decyzji o przejęciu albo odmowie przejęcia wypłaty zasiłków jest przekazywana do płatnika. Jeśli ZUS przejmie wypłatę zasiłków, pracownicy i zleceniobiorcy otrzymają decyzję ustalającą prawo do zasiłków wraz z informacją, że za opóźnienie w ich wypłacie mogą dochodzić odsetek od płatnika składek.

Płatnicy, od których ZUS przejął wypłatę zasiłków, muszą jednak pamiętać, że ZUS może na bieżąco badać ich sytuację. Jeśli stwierdzi, że ustała przeszkoda, która uniemożliwiała płatnikowi wypłatę zasiłków, ZUS informuje o tym ubezpieczonych i przekazuje płatnikowi wypłaty zasiłków do dalszej realizacji.

Co można zrobić, gdy ZUS odmówił przejęcia wypłaty zasiłków?

Jeśli ZUS odmówił przejęcia wypłaty zasiłków, można spróbować uzyskać ulgi w opłacaniu składek, o czym przypomina sam ZUS na swojej stronie.

Chodzi o ulgi określone w art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z ust. 1 tej ustawy ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie ZUS może na wniosek dłużnika:

• odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz
• rozłożyć należność na raty

ZUS bierze wówczas pod uwagę możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych. Otrzymanie takiej ulgi nie jest gwarantowane.

Odroczenie terminu płatności należności z tytułu składek oraz rozłożenie należności na raty następuje w formie umowy. Od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie tych ulg. Od odroczonych albo rozłożonych na raty składek nalicza się opłatę prolongacyjną, która jest o połowę niższa od odsetek.

Jeżeli jednak dłużnik nie spłaci w terminie ustalonych przez ZUS rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę.