Zatrudnienie studenta na zlecenie. O czym trzeba pamiętać, żeby nie mieć zaległości w składkach?

Zwolnienie ze składek studentów zatrudnionych na umowie zlecenia wynika z art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Zgodnie z nim osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat.

Za takie osoby nie odprowadza się również składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Czy za studenta zatrudnionego na umowie o pracę trzeba odprowadzić składki?

Tak, student zatrudniony na umowie o pracę musi być zgłoszony do ubezpieczeń społecznych na zasadach ogólnych i trzeba odprowadzać za niego składki. Zwolnienie ze składek dotyczy wyłącznie umów cywilnoprawnych.

Gdyby zatem okazało się, że umowa zlecenia ze studentem została uznana przez sąd za umowę o pracę, to zleceniodawca uznany za pracodawcę musiałby zapłacić zaległe składki z odsetkami.

Jak zleceniodawca stwierdza status studenta?

Nie ma przepisu, który nakazywałby zleceniodawcy żądanie określonego dokumentu od osoby, która twierdzi, że jest studentem. Teoretycznie może to być jej oświadczenie, ale to ryzykowne, bo zleceniodawca musi pamiętać, że to jego obciążają skutki niezgłoszenia tej osoby do ZUS i nieopłacanie za nią składek, dlatego warto żądać od studenta zaświadczenia z uczelni lub szkoły.

W razie sporu to nie ZUS musi udowodnić, że dana osoba nie jest studentem, ale zleceniodawca, że ta osoba studentem jest. Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 19 kwietnia 2017 r., sygn. akt II UK 170/16. SN przypomniał, że ciężar dowodu obarcza podmiot, który ze spornych okoliczności wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne – w tego typu przypadkach chodzi o brak obowiązku opłacania składek. ZUS nie ma zatem obowiązku wyręczania płatnika składek z obowiązku wykazania statusu prawnego ucznia lub studenta.

Od kiedy student nie podlega ubezpieczeniom społecznym?

Student nie podlega ubezpieczeniom społecznym od dnia nabycia statusu studenta, co jest wskazane w zaświadczeniu wydanym przez uczelnię. ZUS w interpretacji indywidualnej z 9 czerwca 2023 r., znak DI/100000/43/431/2023, uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, który stwierdził, że student nie podlega ubezpieczeniom od daty wskazanej na zaświadczeniu wystawionym przez szkołę (uczelnię), tj. od daty, od której ta osoba rozpoczęła naukę (podjęła studia). Znaczenie ma więc ta data, a nie data, z którą płatnik otrzymał zaświadczenie potwierdzające fakt odbywania studiów.

Płatnik składek ma więc obowiązek wyrejestrować zleceniobiorcę, który nie ukończył 26 lat, z ubezpieczeń społecznych z dniem, od którego rozpoczął studia (szkołę), a nie od daty otrzymania zaświadczenia. Gdy zaświadczenie zostanie przedstawione z opóźnieniem, płatnik ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych złożonych do ZUS.

Do kiedy student nie podlega ubezpieczeniom społecznym?

Student nie podlega ubezpieczeniom społecznym do dnia utraty statusu studenta, co może nastąpić z powodu skreślenia z listy studentów albo zakończenia studiów. Datą zakończenia studiów jest złożenie egzaminu dyplomowego.

W tym kontekście warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 15 marca 2018 r., sygn. akt III AUa 1043/16, osoba kształcąca się na studiach pierwszego stopnia, tj. studiach licencjackich, przestaje być studentem z dniem złożenia egzaminu dyplomowego. Po tym dniu, jeżeli taka osoba świadczy pracę na podstawie umowy zlecenia, powstaje obowiązek zgłoszenia jej do ubezpieczeń społecznych i odprowadzania składek.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń powstaje także wówczas, gdy studiujący zleceniobiorca ukończy 26 lat. Wówczas musi być zgłoszony do ubezpieczeń od tego dnia, mimo że jeszcze nie ukończył nauki.

Utrata statusu studenta w trakcie miesiąca

Jeśli zleceniobiorca utraci status studenta w trakcie miesiąca, zleceniodawca musi zgłosić go do ubezpieczenia na zasadach ogólnych oraz opłacić składki proporcjonalnie do liczby dni podlegania przez zleceniobiorcę obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

Zleceniodawca zgłasza taką osobę do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia, od którego zaczyna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym (emerytalno-rentowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

ZUS w interpretacji indywidualnej z 10 września 2024 r., DI/100000/43/772/2024, zwrócił uwagę, że o obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne w sytuacji opisanej we wniosku decyduje to, za jaki okres przysługuje wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia, a nie to, kiedy zostanie wypłacone. Nie decyduje termin wypłaty wynagrodzenia, lecz jego źródło oraz okres, za który jest należne (okres niepodlegania ubezpieczeniom społecznym). Zatem nawet gdy zleceniodawca wypłaca wynagrodzenie na koniec miesiąca, w trakcie którego zleceniobiorca utracił status studenta lub ukończył 26 lat, to oskładkowuje tylko tę część wynagrodzenia, która została wypłacona za dni podlegania ubezpieczeniom.

Jeśli zleceniobiorca nie poinformował zleceniodawcy o utracie statusu studenta, skutki nieopłacania składek obciążają zleceniodawcę. To on musi zapłacić zaległe składki wraz z odsetkami.

Nabycie statusu studenta a nadpłata składek

Jeśli zleceniobiorca, który nie ukończył 26 lat, podejmie studia w trakcie zlecenia, zleceniodawca ma obowiązek wyrejestrować go z ubezpieczeń z dniem, od którego rozpoczął studia (szkołę), a nie od daty otrzymania zaświadczenia (tak stwierdził ZUS w przywołanej wyżej interpretacji ZUS z 9 czerwca 2023 r., znak DI/100000/43/431/2023).

W sytuacji gdy zleceniodawca dowiedział się o tym już np. po wypłacie wynagrodzenia, które nie powinno być oskładkowane, nawet częściowo, zleceniodawca (płatnik) musi złożyć odpowiednie korekty dokumentów. Powstaje również nadpłata składek, o której zwrot płatnik może się ubiegać.

Płatnik musi również zwrócić składki z wynagrodzenia zleceniobiorcy, które wcześniej potrącił. Dotyczy to zatem składki emerytalnej, rentowej, zdrowotnej oraz ewentualnie chorobowej, jeśli zleceniobiorca był do tego ubezpieczenia zgłoszony.

Zatrudnienie cudzoziemca na zlecenie

Zatrudnienie na zlecenie cudzoziemca, który ma status studenta i nie ukończył 26 roku życia, także oznacza brak obowiązku zgłoszenia takiej osoby do ZUS oraz brakobowiązku opłacania za nią składek.

Przepisy ubezpieczeń społecznych nie różnicują bowiem sytuacji osób wykonujących zlecenia ze względu na obywatelstwo lub miejsce zamieszkania.

Student na zleceniu a prawo do zasiłku

Student do 26 roku życia, który pracuje w oparciu o umowę zlecenia, nie może mieć prawa do zasiłku.

Ma to swoje źródło w tym, że nie może dobrowolnie zgłosić się do ubezpieczenia społecznego. Jak podkreślił ZUS w interpretacji indywidualnej z 9 czerwca 2023 r., znak DI/100000/43/443/2023, zleceniobiorca nie może zostać dobrowolnie zgłoszony do ubezpieczenia emerytalno-rentowego, ponieważ jego umowa zlecenie nie stanowi tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym. Zleceniobiorca może zostać zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia społecznego tylko wtedy, gdy zwolnienie z opłacania składek wynika ze zbiegu tytułów ubezpieczeń.

ZUS zwrócił uwagę, że jeśli ubezpieczenia emerytalnego i rentowych są dla osoby ubezpieczonej nieobowiązkowe (jak w przypadku studenta do 26 r.ż.), to nie ma ona możliwości zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne tylko w przypadku obowiązkowych składek ubezpieczenia emerytalnego i rentowych.

Takie stanowisko potwierdził również SN w wyroku z 17 stycznia 2023 r., sygn. akt II USKP 58/22, student poniżej 26 roku życia nie może przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego z tytułu umowy zlecenia.

A to oznacza, że studiujący zleceniobiorca do 26 roku życia nie ma możliwości otrzymać z tego tytułu żadnych zasiłków: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego. W razie choroby nie ma więc prawa do żadnych świadczeń z ZUS.

Ma prawo do bezpłatnego leczenia, ponieważ podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu albo po zgłoszeniu przez rodziców, albo przez uczelnię.

Studia za granicą

Zwolnienie ze składek zleceniobiorców do 26 r.ż. dotyczy także osób studiujących za granicą, które np. podjęły wakacyjną pracę w Polsce. Chociaż nie wynika to wprost z przepisów, na takim stanowisku stoi ZUS. Jako przykład można tu wskazać interpretację indywidualną z 6 czerwca 2018 r., znak WPI/200000/43/655/2018. ZUS stwierdził w niej, że przepisy ustawy systemowej w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym nie uzależniają objęcia wskazanymi w niej ubezpieczeniami od posiadanego obywatelstwa czy np. miejsca zamieszkania lub pobytu. Istotnym dla objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych jest fakt zawarcia z polskim podmiotem umowy zlecenia oraz wykonywania pracy w ramach takiej umowy na obszarze Polski.

ZUS podkreślił, że przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych ucznia zagranicznej szkoły ponadpodstawowej lub studenta zagranicznej uczelni na podstawie umowy zlecenia nie ma znaczenia jego obywatelstwo ani kraj odbywania przez niego studiów.

Nauka w szkole policealnej

Ustawa systemowa nie wymienia rodzaju placówek, w których nauka powoduje brak obowiązku zgłoszenia do ZUS i opłacania składek za zleceniobiorcę. Może powstać wątpliwość, czy nauka w szkole policealnej również na to pozwala.

ZUS stoi na stanowisku, że nauka w szkole policealnej także powoduje brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom oraz opłacania składek.

Jako przykład można wskazać interpretację indywidualną ZUS z 4 marca 2015 r., WPI/200000/43/153/2015. ZUS stwierdził w niej wprost, że skoro zleceniobiorca uczęszcza do szkoły policealnej dla dorosłych, to umowa zlecenia nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, a tym samym brak będzie obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne od wskazanej umowy zlecenia.