Praca zdalna i hybrydowa w 2026 – nowe regulacje, obowiązki pracodawcy

Praca zdalna 2026 – pojęcie i podstawa prawna

Rok 2026 nie przyniesie rewolucyjnych zmian w przepisach dotyczących pracy zdalnej. To, co może dać się we znaki pracownikom wykonującym pracę w ramach home office, to zwiększenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, w tym w zakresie zdalnej kontroli. Nie zmienia się jednak samo pojęcie, a także rodzaje pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 6718 k.p. praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W obecnym brzmieniu definicji pracy zdalnej kluczowy jest w zasadzie jeden elementy tj. fakt wskazania miejsca jej wykonywania przez pracownika (najczęściej jest to miejsce zamieszkania, choć nie musi), który uzgodniony jest z pracodawcą.

Dlaczego wskazanie miejsca wykonywania pracy zdalnej jest tak ważne? Służy to zarówno przeciwdziałaniu nadużyciom ze strony pracowników, jak i narzucaniu ze strony pracodawcy, zwłaszcza jeśli miałoby być to miejsce zamieszkania pracownika. Warto zaznaczyć, że miejsce wykonywania pracy zdalnej może być przedmiotem negocjacji pomiędzy stronami umowy o pracę.

Rodzaje pracy zdalnej

Wyróżnia się następujące rodzaje pracy zdalnej:

1. pracę zdalną umowną,
2. pracę zdalną na polecenie,
3. pracę zdalną okazjonalną.

Umowa praca zdalna to ta, która została uzgodniona pomiędzy stronami umowy o pracę na etapie zawierania umowy lub w trakcie jej trwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy z inicjatywą wyszedł pracodawca, czy też pracownik. Wniosek o jej podjęcie może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca może jednak wydać pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej. Dotyczy to wypadków, gdy obowiązuje w państwie stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii, a także w ciągu trzech miesięcy po ich ustaniu. Praca zdalna na polecenie może być też wykonywana w okresie, gdy zapewnienie odpowiednich warunków BHP w miejscu pracy jest czasowo niemożliwe ze względu na działanie siły wyższej. Trzeba jednak podkreślić, że bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia, pracownik musi złożyć oświadczenie o posiadaniu warunków do wykonywania pracy zdalnej.

Prawo do okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje pracownikowi w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Wniosek o jej wykonywanie może zostać złożony na piśmie lub w formie elektronicznej.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Bardzo ważne z punktu widzenia pracownika, wykonującego pracę zdalną, ale i pracodawcy jest określenie zasad jej wykonywania. Zgodnie z przepisami zasady te muszą zostać sprecyzowane w:

• porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a jeśli w zakładzie pracy działa kilka organizacji – w porozumieniu zawartym z tymi organizacjami,
• regulaminie, jeśli w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę organizacjom związkowym nie uda się dojść z nimi do porozumienia,
• regulaminie, jeśli w zakładzie pracy nie działają organizacje związkowe.

Ustawodawca daje też możliwość wykonywania pracy zdalnej bez zawarcia porozumienia lub regulaminu, ale wtedy zasady powinny zostać szczegółowo określone w poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Jakie obowiązki przy pracy zdalnej ma pracodawca?

W związku z pracą zdalną po stronie pracodawcy powstaje kilka obowiązków. Przede wszystkim należy pamiętać, że pracę zdalną trzeba wykonywać na czymś lub przy pomocy określonych narzędzi. Pracodawca jest zatem zobowiązany zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym niezbędne urządzenia techniczne.

Do obowiązków pracodawcy należy także zadbanie o instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy. Musi on ponadto pokryć inne koszty związane bezpośrednio z wykonywaniem pracy, a wskazane w porozumieniu, a także zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną.

Obowiązkiem pracodawcy jest również uwzględnienie wniosku określonych podmiotów o wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawca jest zobowiązany zaakceptować wniosek:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, a posiadającej orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wyjątkiem od tego obowiązku jest jedynie niemożność wykonywania pracy zdalnej ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy.

Jak rozliczyć pracę zdalną w 2026 roku?

Ustawodawca nie określił szczególnych zasad, dotyczących sposobu odnotowywania pracy zdalnej w ewidencji czasu pracy. Rozliczenie pracy zdalnej przez pracodawcę sprowadza się do możliwości zastąpienia obowiązku zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy wypłatą ryczałtu lub ekwiwalentu.

Należy podkreślić, że zarówno ryczałt, jak i wypłata ekwiwalentu pracownikowi nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pojęcie i zasady pracy hybrydowej

Pojęcie pracy hybrydowej nie występuje wprawdzie w kodeksie pracy, jednak możliwy sposób wykonywania pracy zdalnej określa warunki, które w praktyce noszą jej znamiona. Praca hybrydowa jest to bowiem praca wykonywa częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, a częściowo w zakładzie pracy.

Jakimi zasadami rządzi się praca hybrydowa? Ustawodawca nie uregulował jej w żaden szczególny sposób, a zatem:

• jest ona wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
• pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym niezbędne urządzenia techniczne, a także zadbać o instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokrycie niezbędnych kosztów,
• zasady jej wykonania muszą zostać określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub regulaminie, ewentualnie w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
• Pracownik ma także prawo do uzyskania ekwiwalentu lub ryczałtu w razie, gdy korzysta z prywatnych materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy.

FAQ

Co to jest praca zdalna w 2026 roku?

Definicja ustawowa pracy zdalnej nie zmienia się w 2026 roku. Jest to zatem praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną?

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym niezbędne urządzenia techniczne, a także zadbać o instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokrycie ich niezbędnych kosztów. Istnieje jednak możliwość zastąpienia tych obowiązków wypłatą pracownikowi ryczałtu lub ekwiwalentu.

Co to jest praca hybrydowa?

Praca hybrydowa to praca wykonywa częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, a częściowo w zakładzie pracy.

Jakie ją zasady wykonywania pracy hybrydowej?

Nie ma szczególnych zasad wykonywania pracy hybrydowej, a zatem należy się odwołać do tych przewidzianych dla pracy zdalnej.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy, Dz. U. 1974 nr 24 poz. 142.