Sytuacja, którą dziś opisujemy, może się zdarzyć w niejednej firmie: prezes płaci firmową kartą, ale nie dostarcza księgowości faktur, tylko składa oświadczenia, że kupował bez rachunku. Księgowe boją się o posadę, więc ewidencjonują wydatki na podstawie oświadczeń. Czy to dopuszczalne?
Formalnie nie. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488) przewiduje tylko nieliczne wyjątki zezwalające na księgowanie wydatków na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych. Sądy z reguły w takich sytuacjach orzekają, że doszło do naruszenia prawa, niezależnie oczywiście od najistotniejszej kwestii - wyrządzenia spółce (fundacji) przez jej prezesa szkody majątkowej. Najnowsze zarządzenie Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum - z 3 listopada 2022 r. (sygn. akt IX P 84/21) - odbiega od tej wykładni, co samo w sobie zasługuje na zainteresowanie. Nawet jeśli rozstrzygnięcie sądu (nieprawomocne) może wydawać się kontrowersyjne, to uświadamia inną istotną rzecz - jak ważne są wewnętrzne procedury w firmie.
Pół miliona złotych
Spór w tej sprawie był wielowątkowy, ale z punktu widzenia księgowych najważniejszy był wątek dotyczący dokumentowania wydatków. Chodziło o byłego już prezesa, który w czasie zatrudnienia w spółce korzystał ze służbowej karty płatniczej. Miał przyznany miesięczny limit wydatków na poziomie 50 tys. zł, a później 100 tys. zł. Ogółem przez trzy lata zapłacił kartą ponad 1,1 mln zł. W ten sposób opłacał m.in. usługi gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami, noclegi w hotelach, transport, parkowanie, zakup upominków. Spółka dopiero po rozstaniu z prezesem zaczęła bliżej przyglądać się jego wydatkom, ich celowości oraz sposobowi udokumentowania. Stwierdzono m.in., że na dowodach dokumentujących wizyty prezesa w restauracjach nie wskazano, z kim się on spotykał i po co. Podobnie było z zakupem upominków dla kontrahentów - nie wiadomo było, kto konkretnie je dostawał i w jakim celu. Ostatecznie spółka zażądała od byłego prezesa zwrotu ponad pół miliona złotych.
Wewnętrzne zarządzenie
W opisywanej sprawie na trzy lata przed rozstaniem z prezesem w spółce przyjęto zarządzenie, w którym uregulowano zasady wydawania pracownikom, w tym członkom zarządu, służbowych kart płatniczych. Zarządzenie wprowadzało miesięczne limity wydatków dla poszczególnych rodzajów stanowisk - dla prezesa wynosił on najpierw 50 tys. zł miesięcznie, potem wzrósł do 100 tys. zł. Ponadto zarządzono, że każda transakcja, czy to krajowa, czy zagraniczna, musi być udokumentowana fakturą lub innym dowodem potwierdzającym poniesione koszty. Brak udokumentowania wydatku miał oznaczać dla użytkownika karty obowiązek zwrotu pieniędzy. Spółka miała je potrącać z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego i innych wypłacanych przez nią świadczeń.
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.