Uproszczenie przepisów

Celem nowelizacji z 4 grudnia 2025 r. kodeksu pracy i ustawy o ZFŚS (dalej: nowela) jest uproszczenie przepisów i lepsze dostosowanie ich do potrzeb pracowników oraz pracodawców. Jej wejście w życie ma m.in. ograniczyć zbędne formalności i uporządkować przepisy prawa pracy.

Ustawa o ZFŚS

Nowością jest wprowadzenie co najmniej dwuosobowej reprezentacji pracowników u pracodawców, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe. Tym samym nowela uporządkowała regulację dotyczącą uzgadniania:

  • regulaminu ZFŚS (art. 8 ustawy o ZFŚS),
  • zasad przeznaczania środków funduszu (art. 4 ustawy o ZFŚS).

Kodeks pracy

▶ Ekwiwalent pieniężny

Na szczególną uwagę w jednostkach sfery budżetowej zasługuje powiązanie w noweli terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę. Dotychczasowe rozwiązanie generowało istotne trudności organizacyjne po stronie pracodawców, wymuszając sporządzanie odrębnych list płac oraz dokonywanie dodatkowych przelewów poza standardowym cyklem rozliczeń. Jednocześnie zwiększało ono ryzyko nieprawidłowego ustalenia wysokości należnego świadczenia, zwłaszcza w przypadku braku pełnych danych w dniu ustania stosunku pracy.

Nowela wprowadza regulację szczególną na wypadek, gdy termin wypłaty wynagrodzenia — ustalony zgodnie z art. 85 k.p. – przypada przed dniem ustania stosunku pracy. W takiej sytuacji ekwiwalent powinien zostać wypłacony w terminie 10 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Przykład

Wypłata ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę do 31 stycznia 2026 r. U pracodawcy obowiązuje stały termin wypłaty wynagrodzenia – 27. dzień miesiąca. W dniu rozwiązania umowy pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, dlatego będzie mu przysługiwał ekwiwalent pieniężny. Termin wypłaty wynagrodzenia za styczeń (27 stycznia) przypada przed dniem ustania stosunku pracy, co oznacza, że ekwiwalent nie może zostać wypłacony razem z wynagrodzeniem. Dział kadr ustali wysokość należnego ekwiwalentu po rozwiązaniu umowy i przekaże go pracownikowi w terminie do 10 dni od dnia ustania stosunku pracy, tj. najpóźniej do 10 lutego.

▶ Forma papierowa lub elektroniczna

Nowelizacja obejmuje również przepisy regulujące powszechne, codzienne czynności z zakresu prawa pracy. Dotychczasowe zastrzeżenie formy pisemnej miało na celu zapewnienie jasności praw i obowiązków stron stosunku pracy oraz bezpieczeństwa obrotu prawnego. W praktyce jednak wymóg ten coraz częściej stawał się barierą organizacyjną, nieprzystającą do realiów współczesnej komunikacji.

W miejsce wyłącznego wymogu formy pisemnej ustawodawca dopuścił dokonywanie określonych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej, przy zachowaniu ochrony interesów pracowników. Zmiana ta obejmuje m.in. przepisy dotyczące:

  • przekazywania informacji o monitoringu,
  • informowania o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę,
  • konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową,
  • sporządzania rozkładów czasu pracy,
  • wniosków dotyczących indywidualnych i szczególnych systemów czasu pracy,
  • wniosków o udzielenie czasu wolnego,
  • wniosków związanych z pracą w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej,
  • wniosków o urlop bezpłatny, w tym na czas pracy u innego pracodawcy.

Z uzasadnienia projektu wynika, że zmiana ta nie prowadzi do obniżenia poziomu bezpieczeństwa ani pewności obrotu prawnego, lecz służy wyłącznie uproszczeniu i uelastycznieniu realizacji obowiązków pracowniczych i pracodawczych, z uwzględnieniem powszechnego wykorzystania komunikacji elektronicznej.

Przykład

Elektroniczny wniosek o urlop bezpłatny…

Pracownik 28 stycznia 2026 r. złożył wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego w terminie od 1 lutego do 31 marca 2026 r. Przesłał go pracodawcy e-mailem. Pracodawca zaakceptował wniosek w tej samej formie. Taka forma załatwienia sprawy będzie po nowelizacji, która wejdzie w życie 27 stycznia, wystarczająca i nie wymaga sporządzania oraz podpisywania papierowego dokumentu.

Przykład

…i rozkład czasu pracy

Pracodawca zatrudniający pracowników w systemie podstawowym ustala miesięczne rozkłady czasu pracy. Dotychczas harmonogramy były sporządzane w formie papierowej, drukowane i przekazywane pracownikom do zapoznania się, często z koniecznością potwierdzenia odbioru podpisem. W praktyce powoduje to dodatkowe obciążenia organizacyjne, zwłaszcza w jednostkach zatrudniających większą liczbę pracowników lub pracujących w systemach zmianowych. Od 27 stycznia pracodawca może sporządzać rozkład czasu pracy w systemie kadrowo-płacowym i udostępniać go pracownikom w postaci elektronicznej, np. poprzez wewnętrzny portal pracowniczy lub pocztę elektroniczną. Pracownicy mają zapewniony dostęp do harmonogramu w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, bez konieczności drukowania dokumentów ani składania odręcznych podpisów. Taka forma przekazania rozkładu czasu pracy jest wystarczająca i zgodna z przepisami kodeksu pracy.

Układy zbiorowe pracy

Kolejną istotną regulacją jest ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (dalej: ustawa). Określa ona nowe, autonomiczne ramy prawne dla prowadzenia rokowań zbiorowych oraz zawierania, stosowania i ewidencjonowania układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych, wyłączając tę materię z regulacji działu XI kodeksu pracy. Ustawa stanowi realizację zobowiązań wynikających z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej oraz odpowiada na wieloletnie postulaty partnerów społecznych dotyczące uproszczenia i zwiększenia efektywności dialogu zbiorowego.

Uwaga! Ustawa zachowuje dualistyczny podział układów zbiorowych pracy na zakładowe i ponadzakładowe, jednocześnie modyfikując i rozszerzając krąg podmiotów uprawnionych do ich zawierania. Przyjęto szeroką, funkcjonalną definicję pracodawcy, obejmującą nie tylko pracodawców w rozumieniu k.p., lecz także podmioty zatrudniające osoby wykonujące pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek pracy, co pozostaje w spójności z obowiązującymi przepisami ustawy o związkach zawodowych.

Rozwiązanie to ma na celu dostosowanie regulacji układowych do współczesnej struktury rynku pracy oraz zapewnienie realnej możliwości prowadzenia rokowań zbiorowych przez podmioty reprezentujące szerszy krąg osób wykonujących pracę zarobkową.

Określenie treści

Ustawa wprowadza otwarty katalog spraw, które mogą zostać uregulowane w układzie zbiorowym pracy, pozostawiając stronom rokowań swobodę w zakresie określenia przedmiotu regulacji, przy jednoczesnym zachowaniu zasady korzystności postanowień układowych względem przepisów powszechnie obowiązującego prawa pracy. Układ zbiorowy może zatem regulować zarówno całość warunków pracy i płacy, jak i wybrane, węższe obszary, w zależności od potrzeb i uzgodnień stron.

Ewidencja zamiast rejestracji

Istotną zmianą systemową jest zastąpienie dotychczasowej procedury rejestracji układów zbiorowych pracy procedurą ich ewidencjonowania. Ustawa rezygnuje z uprzedniej kontroli legalności układów dokonywanej przez organ rejestrujący, wprowadzając w jej miejsce obowiązek przekazywania określonych informacji oraz treści układów i protokołów dodatkowych do elektronicznego systemu ewidencyjnego. Docelowo funkcję tę pełnić ma Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy, natomiast w okresie przejściowym zadania te wykonuje minister właściwy do spraw pracy. Kontrola zgodności postanowień układowych z przepisami prawa została przeniesiona na etap następczy i powierzona sądom.

Uwaga! Regulacja obejmuje obowiązkiem ewidencjonowania wybranych porozumień zbiorowych zawieranych pomiędzy pracodawcami a organizacjami związkowymi, zawieranych na podstawie przepisów odrębnych, przy jednoczesnym wyłączeniu spod tego obowiązku porozumień zawieranych z przedstawicielami pracowników innymi niż organizacje związkowe. Ustawa przewiduje także możliwość zmiany zarówno układów zbiorowych, jak i porozumień zbiorowych w drodze protokołów dodatkowych.

Zasady prowadzenia rokowań

Ustawa modyfikuje zasady prowadzenia rokowań zbiorowych, wprowadzając wyraźny obowiązek prowadzenia ich w dobrej wierze, z poszanowaniem słusznych interesów drugiej strony oraz realnych możliwości ekonomicznych pracodawcy. Przewidziano możliwość skorzystania przez strony z udziału mediatora w toku rokowań, co ma służyć ułatwieniu osiągnięcia porozumienia i zwiększeniu skuteczności dialogu społecznego.

W zakresie układów ponadzakładowych ustawa upraszcza procedurę rozszerzenia ich stosowania na nowych pracodawców, rezygnując z dotychczasowych przesłanek w postaci ważnego interesu społecznego oraz podobieństwa prowadzonej działalności. Jednocześnie umożliwia pracodawcy objętemu układem ponadzakładowym wystąpienie z niego z przyczyn ekonomicznych w drodze jednostronnego oświadczenia.

Rozszerzono także katalog podmiotów uprawnionych do zawierania ponadzakładowych układów zbiorowych pracy, dopuszczając możliwość ich zawarcia przez co najmniej dwóch pracodawców niezrzeszonych w organizacji pracodawców.

Uwaga! Ustawa przewiduje możliwość objęcia ponadzakładowymi układami zbiorowymi pracy członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników jednostek sektora finansów publicznych, w zakresie spraw nieuregulowanych w pragmatykach służbowych, co ma na celu ujednolicenie standardów zatrudnienia i ograniczenie dysproporcji pomiędzy poszczególnymi jednostkami.

Przepisy przejściowe zapewniają dalsze obowiązywanie układów zbiorowych pracy, porozumień oraz protokołów dodatkowych zawartych przed dniem wejścia w życie ustawy, a także kontynuację rozpoczętych i niezakończonych rokowań na podstawie dotychczasowych przepisów.

Ustawa weszła w życie 13 grudnia 2025 r., wprowadzając stopniowo nowy model funkcjonowania układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych w polskim systemie prawa pracy.

Podstawa prawna

ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25)

ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661)