Poradnia o ZFŚS

Odpowiedź: Tak. Korekta odpisu na ZFŚS wymaga aktualizacji preliminarza. Plan funduszu powinien odzwierciedlać faktyczny stan środków po korekcie, niezależnie od tego, czy powstała nadpłata, czy niedopłata.

Uzasadnienie: Korekta odpisu dokonana na 31 grudnia zmienia faktyczny stan środków funduszu. Środki te mają charakter celowy i muszą być planowane oraz wydatkowane zgodnie z regulaminem ZFŚS. Preliminarz pełni funkcję planu finansowego funduszu, dlatego powinien uwzględniać wszystkie zdarzenia wpływające na wysokość dostępnych środków, w tym korektę odpisu.

Nieaktualny preliminarz stanowi nieprawidłowość, ponieważ:

• nie odzwierciedla rzeczywistego stanu środków funduszu,
• uniemożliwia ocenę prawidłowości wydatkowania środków,
• prowadzi do niespójności pomiędzy dokumentacją księgową a planem ZFŚS.

W preliminarzu należy wykazać:

• wartość nadpłaty lub niedopłaty wynikającej z korekty,
• wpływ korekty na planowane wydatki socjalne,
• powiązanie danych z saldami kont „135” i „851”.

Aktualizacja preliminarza stanowi formalne potwierdzenie prawidłowego rozliczenia funduszu i pozwala wykazać zgodność stanu środków ZFŚS z ewidencją księgową. Sama korekta ujęta wyłącznie w księgach rachunkowych nie jest wystarczająca. Korekta musi znaleźć odzwierciedlenie w preliminarzu, niezależnie od jej kierunku (in plus lub in minus).

Odpis na ZFŚS w jednostce zatrudniającej młodocianych

Odpowiedź: Odpis na ZFŚS ustala się oddzielnie dla każdej grupy pracowników, według stawek określonych w ustawie o ZFŚS, a następnie sumuje się wszystkie wyliczone kwoty.

Uzasadnienie: W 2025 r. podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 7262,39 zł. Wysokość odpisów podstawowych wynosi:

• 2723,40 zł – na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5 proc. podstawy),
• 3631,20 zł – na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (50 proc. podstawy),
• na pracownika młodocianego:

– 363,12 zł – w pierwszym roku nauki (5 proc.),

– 435,74 zł – w drugim roku nauki (6 proc.),

– 508,37 zł – w trzecim roku nauki (7 proc.).

Jednostka powinna ustalić przeciętną liczbę młodocianych w roku kalendarzowym, z uwzględnieniem faktycznego okresu ich zatrudnienia. Jeżeli młodociani nie są zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy, należy przeliczyć ich zatrudnienie na pełne etaty. Odpis obliczony dla młodocianych ustala się odrębnie od odpisów należnych dla pozostałych grup pracowników.

Przy zatrudnianiu młodocianych szczególnego znaczenia nabiera korekta odpisu na 31 grudnia. Odpis należy bowiem ustalić na podstawie faktycznej przeciętnej liczby młodocianych w roku, a nie wyłącznie według stanu planowanego. Jeżeli młodociany rozpoczął lub zakończył naukę w trakcie roku, odpis przysługuje wyłącznie za okres rzeczywistego zatrudnienia.

W praktyce oznacza to konieczność:

• przeliczenia miesięcy, w których młodociany faktycznie był zatrudniony,
• uwzględnienia zmiany roku nauki (np. przejścia z pierwszego na drugi rok) w trakcie roku kalendarzowego,
• porównania odpisu planowanego z należnym,
• korekty odpisu na 31 grudnia – zarówno in plus, jak i in minus.

Brak takiej korekty może skutkować zawyżeniem lub zaniżeniem środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS, co jest przedmiotem kontroli RIO.

Komplet dokumentów rocznych ZFŚS

Odpowiedź: Na koniec roku jednostka powinna przygotować dokumenty potwierdzające: ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych, kalkulację i korektę odpisu, stan środków na rachunku ZFŚS, wykonane księgowania, aktualizację preliminarza oraz coroczny przegląd danych osobowych. Dokumentacja musi być kompletna, podpisana i spójna z ewidencją księgową oraz wyciągami bankowymi.

Uzasadnienie: Jednostki sektora finansów publicznych muszą prawidłowo naliczyć, przekazać i rozliczyć środki ZFŚS. Kluczowe znaczenie ma roczna dokumentacja, ponieważ pozwala ocenić zgodność działań jednostki z ustawą o ZFŚS, Kartą nauczyciela (jeśli dotyczy) oraz zasadami rachunkowości.

Dokumenty powinny jednoznacznie pokazywać: jak jednostka ustaliła stan zatrudnienia, jak wyliczyła odpis, czy wykonała korektę na 31 grudnia, jaki jest stan środków na rachunku oraz czy wydatkowała środki zgodnie z regulaminem i kryterium socjalnym.

Poniżej katalog dokumentów, które warto skompletować na koniec roku.

1. Zestawienie faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych

Dokument powinien zawierać:

• liczbę etatów w poszczególnych miesiącach,
• przeliczenia niepełnych etatów na pełne,
• wskazanie metody obliczeń (arytmetyczna, chronologiczna, uproszczona),
• obliczenie średniorocznego zatrudnienia,
• podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej.

Dobrą praktyką jest dopisanie krótkiej informacji, dlaczego jednostka przyjęła daną metodę.

2. Kalkulacja odpisów na ZFŚS

Oddzielnie dla:

• nauczycieli (zgodnie z Kartą nauczyciela) – jeżeli dotyczy,
• pracowników administracji i obsługi (zgodnie z ustawą o ZFŚS),
• zwiększeń (osoby z niepełnosprawnością, emeryci/renciści, żłobek/klub dziecięcy – jeśli dotyczy).

Dokument powinien wskazywać: podstawę naliczenia, stawkę procentową i wynik końcowy.

3. Wyliczenie korekty odpisu (in plus albo in minus)

Powinno obejmować:

• porównanie odpisu naliczonego na podstawie planu i odpisu należnego według danych faktycznych,
• kwotę korekty,
• krótkie wyjaśnienie przyczyn różnicy (np. zmiany etatów, wygasłe orzeczenia),
• informację, jak jednostka rozliczyła różnicę (dopłata/pozostawienie nadpłaty/zwrot – jeśli przyjęła zwrot).

4. Preliminarz ZFŚS z aktualizacją po korekcie

Powinien wskazywać:

• plan, wykonanie i stan środków,
• uwzględnienie korekty odpisu,
• planowane środki do dyspozycji w następnym roku (jeżeli jednostka tak prowadzi preliminarz).

5. Wyciągi z rachunku bankowego ZFŚS

W szczególności:

• wpływ co najmniej 75 proc. odpisów podstawowych (do 31 maja),
• wpływ pozostałej części odpisu i zwiększeń (do 30 września),
• wpływy/wypływy związane z korektą,
• stan środków na 31 grudnia.

Saldo z wyciągu powinno być zgodne z kontem „135”.

6. Wydruki z ewidencji księgowej dotyczącej ZFŚS

W praktyce przydatne są:

• obroty i salda kont: „851”, „135”, „240”, „405”, „130”, „141” (jeżeli jednostka ich używa w tym zakresie),
• zapisy dotyczące korekty odpisu,
• zestawienie księgowań w układzie chronologicznym.

W kontroli często porównuje się saldo konta „851” ze stanem środków na rachunku ZFŚS.

7. Protokół rocznej weryfikacji danych osobowych (ZFŚS/RODO)

Dokument powinien wskazywać:

• jakie dane są niezbędne do celów działalności socjalnej,
• które dane uznano za zbędne,
• jakie działania podjęto (np. usunięcie),
• osoby odpowiedzialne i datę weryfikacji.

8. Zbiorcza informacja o przyznanych świadczeniach socjalnych

Zestawienie powinno obejmować co najmniej:

• rodzaje świadczeń,
• liczbę i kwoty wypłat,
• wykorzystanie środków w roku (np. w układzie rodzajowym),
• potwierdzenie zgodności z regulaminem i kryterium socjalnym (opisowo lub poprzez odwołanie do dokumentacji źródłowej).

9. Aktualny regulamin ZFŚS wraz ze zmianami

Warto mieć również dokumenty potwierdzające uzgodnienia (jeżeli dotyczy) oraz zasady dokumentowania kryterium socjalnego.

10. Dokumentacja dotycząca emerytów i rencistów (jeżeli jednostka sprawuje opiekę socjalną)

• aktualna lista uprawnionych,
• liczba osób uwzględniona przy ewentualnym zwiększeniu,
• dokumenty potwierdzające uprawnienia.

Dokumentacja dotycząca osób z niepełnosprawnością (jeżeli jednostka naliczyła zwiększenie)

• kopie orzeczeń,
• okres obowiązywania,
• ewidencja pomocnicza, z której wynika, za jaki okres naliczono zwiększenie.

Komplet dokumentów rocznych ZFŚS powinien umożliwić: wykazanie prawidłowego naliczenia odpisów, potwierdzenie wykonania korekty na 31 grudnia, zgodność stanu rachunku bankowego z księgami, udokumentowanie gospodarowania środkami zgodnie z regulaminem oraz spełnienie obowiązków w zakresie danych osobowych.