Przegląd umów w firmach, zanim PIP ruszy z kontrolami

Edyta Defańska-Czujko, partner, adwokat w Deloitte Legal, Gizicki i Wspólnicy sp.k., dodaje, że niemal każdy większy podmiot, z którym współpracuje, prosi o wyjaśnienie nowych przepisów lub o audyt takich umów.

Zdecyduje inspektor, a nie sąd

– Planowana zmiana jest przełomowa. Dotychczas ustalenia, które mają przysługiwać PIP, mógł poczynić wyłącznie sąd. Nic dziwnego, że pracodawcy wolą sprawdzić swoją sytuację zawczasu – zaznacza Edyta Defańska-Czujko.

Szczególnie że, jak zauważają eksperci, kontrole PIP ujawniają sporo nieprawidłowości w sposobie zawierania umów cywilnoprawnych. W 2024 r. PIP sprawdziła ich blisko 39 tys., kwestionując ponad 1,4 tys. z nich i uznając, że w rzeczywistości spełniały warunki etatu. Rok wcześniej było 42 tys. kontroli i niemal 2 tys. zakwestionowanych umów. Do tego w wyniku interwencji inspektorów 3,2 tys. osób uzyskało etat zamiast wcześniejszej śmieciówki.

Błędy w umowach

Tymczasem, jak informują prawnicy, umowy cywilnoprawne, z którymi się stykają, wciąż zawierają błędy, które rodzą ryzyko ich przekwalifikowania. Posługują się bowiem nazewnictwem typowym dla stosunku pracy, czyli „pracownik”, „pracodawca”, „przełożony”, „świadczenie pracy” czy „zakład pracy”. Są w nich także zapisy ograniczające swobodę miejsca pracy przez wskazanie, że kontraktor wykonuje usługi w siedzibie firmy, a zmiana miejsca wymaga zgody spółki, oraz przewidują sztywne godziny pracy i nakaz pełnej dyspozycyjności w godzinach pracy zakładu.

Bywa też, że w umowach cywilnoprawnych jest określany wymiar czasu pracy przez wskazanie, że ma się ona odbywać przez 8 godzin dziennie i 40 godzin w tygodniu. Niektórzy pracodawcy stosują poza tym jeden wzór dokumentu zarówno dla pracowników, jak i kontraktorów, co powoduje, że są przewidziane identyczne zasady ich premiowania i takie same świadczenia typowe dla etatu, jak płatne nadgodziny, dodatki za pracę w święta, ten sam wymiar urlopu wypoczynkowego i jego przechodzenie na kolejny rok, wynagrodzenie za czas choroby czy nieobecności.

Wśród innych błędów ujawnianych przez prawników w umowach cywilnoprawnych jest przyznawanie benefitów pracowniczych wprost w umowie B2B, deklaracja pokrywania przez spółkę kosztów sprzętu i stanowiska pracy kontraktora, zobowiązanie go do wykonywania poleceń i podporządkowanie kontroli przełożonego czy stosowanie procedur usprawiedliwiania nieobecności jak u pracowników.

Bywa też, że w takich umowach stosowane są okresy wypowiedzenia analogiczne jak w kodeksie pracy, określa się sposób oceny i awansu kontraktora, ale już nie jego rzeczywistej odpowiedzialności wobec osób trzecich, mimo że w relacji B2B co do zasady powinien ją ponosić.

– Oczywiście nie każdy taki element w oderwaniu przesądza o przekwalifikowaniu umowy cywilnoprawnej na etat. Zdarza się jednak, że przyjęty przez strony dokument zawiera cechy umowy o pracę oraz umowy zlecenia. Orzecznictwo wskazuje, że poszczególne cechy mogą występować, ale ostateczne znaczenie ma ich kumulacja i to, czy sposób wykonywania pracy odpowiada definicji stosunku pracy z kodeksu pracy. Niektóre elementy umowy są jednak na tyle istotne, że mają decydujące znaczenie dla określenia jej rodzaju – podkreśla Edyta Defańska-Czujko. I rekomenduje nie tylko przeprowadzenie audytu umów cywilnoprawnych w celu ich poprawienia, by warunki zapisane w dokumentach odpowiadały faktycznym zasadom wykonywania pracy, lecz także edukowanie menedżerów i działy HR, by wiedziały, gdzie kończy się swoboda kontraktora, a zaczynają cechy etatu.

– Błędy często pojawiają się właśnie na etapie zarządzania zespołem. Poza tym doradzam monitorowanie zmian legislacyjnych. Projekt ustawy wciąż może być modyfikowany. Warto na bieżąco śledzić proces legislacyjny, by odpowiednio wcześnie wprowadzać korekty – dodaje Edyta Defańska-Czujko.

Dotkliwe skutki

Gra toczy się bowiem o wysoką stawkę. To nie tylko ryzyko zakwestionowania umów w toku kontroli PIP, lecz także konsekwencje w zakresie prawa pracy, podatków i składek.

– Od decyzji inspektora będzie przysługiwało odwołanie do GIP, a następnie do sądu. Gdy jednak decyzja zostanie utrzymana, oznaczać to będzie zapłacenie zaległych składek wynikających z umowy o pracę. Może mieć to miejsce za cały nieprzedawniony okres, który wynosi pięć lat – zauważa Agata Majewska i dodaje, że co prawda pracodawcy będzie przysługiwał regres z tego tytułu do pracownika, niemniej jednak to oznacza dla niego i tak duże obciążenie finansowe. Dodaje również, że zgodnie z projektem ustawy zapłacenie zaległych podatków i opłat na poczet ubezpieczeń społecznych, powstałych przed dniem wydania decyzji o zmianie umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę, będzie wstrzymane do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a po odwołaniu się – do dnia prawomocnego orzeczenia sądu. Należy się jednak liczyć z zapłaceniem odsetek.

Monika Mądra-Sokołowska, adwokat i członek zarządu Personnel Service, zwraca natomiast uwagę, że niejasne pozostaje to, co stanie się w sytuacji, gdy sąd nie podzieli stanowiska inspektora PIP i uzna, np. po dwóch latach postępowania, że wydana decyzja była bezzasadna. I tłumaczy, że o ile kwestia rozliczenia za okres wsteczny jest jasna i pracodawca nie poniesie kosztów, o tyle brak jest regulacji dotyczących okresu od dnia wydania decyzji inspektora do momentu wydania przez sąd orzeczenia sprzecznego z decyzją PIP.

– W tym czasie pracodawca był zobowiązany traktować daną osobę jak pracownika, opłacał składki, udzielał płatnych urlopów i wypłacał wynagrodzenie za okresy niezdolności do pracy. Powstaje pytanie, czy w takim przypadku pracodawca powinien dokonać ponownego rozliczenia, tak jakby dana osoba była zleceniobiorcą i domagać się zwrotu nadpłaconych świadczeń, a także złożyć do ZUS wniosek o zwrot składek – dodaje Monika Mądra-Sokołowska.

Pracodawcy zastanawiają się też, na ile realne jest zakwestionowanie przez inspektorów umów, które zostaną poprawione w nadchodzących tygodniach za zgodą pracowników.

– Zgodnie z projektem w razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione odpowiednio do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 par. 1 KP powinna być zawarta umowa o pracę. Przepis nic nie mówi więc o umowach historycznych. Moim zdaniem PIP powinien kontrolować tylko aktualne stany faktyczne od wejścia w życie nowych przepisów. To wynika też z zasady, że prawo nie działa wstecz – mówi Agata Majewska. ©℗