Zawieszenie działalności gospodarczej. Jak obliczać składki?

Wszystko zależy od dnia, w którym nastąpiło zawieszenie działalności gospodarczej. To ważne, ze względu na odmienne zasady obliczania składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. O czym przedsiębiorca musi pamiętać?

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej pozwala przedsiębiorcy nie opłacać składek w okresie np. gorszej koniunktury w jego branży. Oznacza to jednak, że w tym czasie nie będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu.

W przyszłości przełoży się to m.in. na wysokość emerytury.

Kto może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej?

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest dozwolone na mocy przepisów Prawa przedsiębiorców. Jak wynika z art. 22 ust. 1 tej ustawy, może to zrobić przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, ale w niektórych przypadkach także ten, kto pracowników zatrudnia. Dotyczy to przedsiębiorcy, który zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na:

• urlopie macierzyńskim,
• urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• uzupełniającym urlopie macierzyńskim,
• urlopie wychowawczym,
• urlopie opiekuńczym,
• urlopie rodzicielskim, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu.

Gdy jednak przedsiębiorca zawiesi działalność, a pracownicy zakończą korzystanie z urlopów lub pracownik przebywający na urlopie rodzicielskim złoży wniosek o łączenie korzystania z urlopu z wykonywaniem pracy u tego pracodawcy, pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Czy można zawiesić działalność w spółce cywilnej?

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej w ramach spółki cywilnej jest możliwe na zasadach ogólnych. Jednak zawieszenie jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników.

Ponadto Prawo przedsiębiorców precyzuje zasady zawieszania działalności w przypadkach szczególnych. Ustawa ta stanowi, że przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik spółki cywilnej oraz poza tą spółką może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form.

Z kolei przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach.

Na jakich zasadach przedsiębiorca może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni.

Jeżeli okres zawieszenia obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni miesiąca lutego przypadającą w danym roku kalendarzowym (28 albo 29).

Dzień zawieszenia działalności – zasady ustalania

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następują na wniosek przedsiębiorcy.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia wskazanego w tym wniosku albo we wniosku o wznowieniealbo do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Przedsiębiorca może, ale nie musi, zawieszać wykonywanie działalności od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego. Rozpoczęcie zawieszenia może nastąpić także w środku miesiąca.

Jakie działania przedsiębiorca może podejmować w czasie zawieszenia?

Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w art. 25 ust. 1 Prawa przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Ustawa pozwala jednak na podejmowanie kilku rodzajów aktywności. Zgodnie z art. 25 ust. 2 wspomnianej ustawy przedsiębiorca:

• może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
• może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
• ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
• może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
• może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego.

Zawieszenie działalności – skutki składkowe

Jak wynika z art. 24 ust. 7 Prawa przedsiębiorców, w przypadku zobowiązań o charakterze publicznoprawnym zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej wywiera skutki prawne od dnia, w którym rozpoczyna się zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej, do dnia poprzedzającego dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.

Dotyczy to więc także składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jednak skutki zastosowania tego przepisu będą nieco inne dla składek na ubezpieczenie społeczne, a inne dla składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Zawieszenie działalności gospodarczej – składki na ubezpieczenie społeczne

Składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy opłacają od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż:

• 60 proc. przeciętnego prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia – przedsiębiorca bez prawa do ulg;
• 30 proc. minimalnego wynagrodzenia – przedsiębiorca mający prawo do tzw. preferencyjnych składek (małego ZUS), określonych w art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych;
• 30 proc. minimalnego wynagrodzenia, ale nie więcej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia – przedsiębiorca ma prawo do małego ZUS Plus, określonego w art. 19c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zasady obliczania podstawy wymiaru składek za miesiąc, w którym przedsiębiorca wykonywał działalność tylko przez jego część, zostały określone w art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z nim składki za część miesiąca oblicza się w ten sposób, że kwotę najniższej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu.

Zatem, dla przykładu, gdyby przedsiębiorca niemający prawa do ulg składkowych opłacający składki od standardowej podstawy wymiaru wynoszącej 5203,80 zł, zawiesił działalność od 2 września 2025 r., podstawę wymiaru składek za 1 dzień września należałoby obliczyć następująco:

5203,80 zł : 30 dni x 1 dzień = 173,46 zł.

Skutki zawieszenia działalności – prawo do świadczeń z ZUS

Skutki te będą różne w zależności od rodzaju świadczenia.

Emerytury i renty

Za okres zawieszenia działalności przedsiębiorca nie odprowadza składek do ZUS, a więc okres ten nie jest traktowany ani jako okres składkowy, ani nieskładkowy, jeśli przedsiębiorca nie ma innego tytułu ubezpieczeniowego w tym czasie. Okres ten nie będzie zatem wliczany do okresu wymaganego do otrzymania emerytury minimalnej, jak również nie zostanie uwzględniony jako okres składkowy lub nieskładkowy dla celów rentowych.

Świadczenia wypadkowe

Przedsiębiorca nie podlega również w tym przypadku ubezpieczeniu wypadkowemu, zatem jakiekolwiek zdarzenie nawet związane z zawieszoną działalnością np. wypadek podczas porządkowania biura, nie będzie podstawą do wypłaty świadczeń wypadkowych.

Zasiłek chorobowy

W przypadku świadczeń z ubezpieczenia chorobowego będzie nieco inaczej. Zasiłek chorobowy może przysługiwać także za okres, gdy przedsiębiorca już zawiesił działalność, jeśli choroba rozpoczęła się jeszcze w trakcie prowadzenia tej działalności.

W niektórych przypadkach możliwe jest otrzymanie zasiłku chorobowego także wtedy, gdy choroba rozpoczęła się już po zawieszeniu działalności.

Muszą być jednak spełnione warunki określone w art. 7 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z nim zasiłek chorobowy przysługuje również osobie, która stała się niezdolna do pracy po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, jeżeli niezdolność do pracy trwała bez przerwy co najmniej 30 dni i powstała:

• nie później niż w ciągu 14 dni od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego;
• nie później niż w ciągu 3 miesięcy od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego - w razie choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Zawieszenie działalności – składka zdrowotna

Zasady obliczania składki zdrowotnej rządzą się odrębnymi prawami. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że tylko zawieszenie wykonywania działalności od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego powoduje, że składki się nie opłaca za ten miesiąc.

Zawieszenie działalności w innym dniu miesiąca powoduje, że i tak składkę należy opłacić za cały miesiąc obliczoną według reguł ogólnych. Zgodnie bowiem z art. 79 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna.

Trzeba pamiętać, że ubezpieczenie zdrowotne ustaje po 30 dniach od utraty tytułu ubezpieczeniowego, a więc w tym przypadku - od zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Zawieszenie działalności a ulga na start

Nie każdy prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców jest uznawany za prowadzącego pozarolniczą działalność w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a co za tym idzie – nie każdy przedsiębiorca musi opłacać składki na ubezpieczenie społeczne.

Może on bowiem skorzystać z tzw. ulgi na start, a więc możliwości nieopłacania składek przez 6 pierwszych miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności. Dla takiego przedsiębiorcy obowiązkowe będzie jednak opłacanie składki zdrowotnej na zasadach ogólnych.

Z tej ulgi nie mogą jednak korzystać osoby, które:

• podejmują ponownie lub wznawiają działalność po przerwie krótszej niż 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia lub
• wykonują działalność na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywali w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Skorzystanie z ulgi oznacza, że okres ten nie zostanie zaliczony do okresu wymaganego do otrzymania minimalnej emerytury i prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy. Przedsiębiorca nie będzie miał również prawa do zasiłku chorobowego, opiekuńczego ani macierzyńskiego.

Przedsiębiorca może w każdej chwili zrezygnować z ulgi i zgłosić się do ubezpieczeń społecznych na zasadach ogólnych.

Jeśli przedsiębiorca chce zawiesić działalność już podczas korzystania z ulgi na start, może to zrobić. Zawieszenie będzie wywoływało skutki w zakresie składki zdrowotnej, ale w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne nic się nie zmieni, bo przedsiębiorca i tak ich nie opłacał.

Musi jednak pamiętać, że zawieszenie działalności nie wpłynie na długość trwania prawa do korzystania z ulgi na start. Jeśli zatem przedsiębiorca rozpoczął prowadzenie działalności np. 1 września 2025 r., to okres korzystania z ulgi na start upłynie z końcem lutego 2026 r. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zawieszał działalność w tym czasie, czy nie, to jeśli będzie chciał prowadzić działalność od 1 marca 2026 r., będzie musiał opłacać składki na ubezpieczenie społeczne.