Każdy z niemal trzech milionów płatników – w tym ponad 1,7 mln prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – co miesiąc musi samodzielnie rozliczyć składki i przekazać dokumenty do ZUS.

Jeśli przedsiębiorca nie prześle w terminie wymaganych dokumentów, zakład sam wylicza wysokość składek z urzędu. Takie obliczenie nie trafia jednak na indywidualne konta ubezpieczonych. Aby zapisy były prawidłowe i mogły stanowić podstawę do ustalenia przyszłych świadczeń, płatnik i tak musi złożyć brakujące dokumenty. Problemem są też błędy – ZUS szacuje, że co miesiąc prowadzi ponad 52 tysiące postępowań wyjaśniających, bo dane dostarczone przez płatników okazują się niepoprawne.

Reforma ZUS 2025. Jak ZUS będzie naliczać składki za przedsiębiorców?

Reforma odwróci dotychczasowy porządek. Tak wynika z założeń projektu deregulacyjnego (UDER90), opublikowanego w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Zgodnie z nim, to ZUS przygotuje propozycje dokumentów ubezpieczeniowych – zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych – a płatnik będzie je jedynie zatwierdzał lub korygował.

Centralnym narzędziem zmian ma być Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) – pakiet danych o płatniku i ubezpieczonym, który przedsiębiorca będzie przekazywał elektronicznie przez platformę eZUS. Osoby prowadzące działalność na własny rachunek mają dostarczyć tylko dane o przychodach i dochodach (niezbędne do wyliczenia składki zdrowotnej) oraz deklarowaną podstawę składek społecznych. W większych firmach plik będzie tworzony bezpośrednio przez systemy kadrowo-płacowe, a ZUS uzupełni go o informacje już dostępne w swoich bazach oraz w rejestrach zewnętrznych, np. Ministerstwa Finansów. Na podstawie JPU zakład ma zgłaszać osoby do ubezpieczeń, wyliczać składki i rozliczać je na kontach.

Projekt wprowadza także formalne prawo do reklamacji. Zarówno płatnicy, jak i ubezpieczeni będą mogli zakwestionować dane dotyczące zgłoszeń, wyrejestrowań, wysokości składek czy podstaw wymiaru. Zmiana na kontach płatnika składek lub ubezpieczonego będzie uwzględniana dopiero po zweryfikowaniu jej zasadności. ZUS uwzględni reklamacje i zmieni dane na koncie albo wyda decyzje o odmowie uwzględnienia zmian.

Nowelizacja określa też ramy czasowe na korekty – będzie to możliwe w ciągu pięciu lat. Po tym okresie zapisy staną się ostateczne i nie będzie można ich zmienić, chyba że na mocy wyroku sądu.

Równocześnie zmieni się zakres kontroli prowadzonych przez ZUS. Instytucja będzie weryfikować dane zawarte w JPU w zestawieniu z dokumentami źródłowymi u płatnika. Jeżeli kontrola wykaże błędy, a płatnik nie będzie ich kwestionował, będzie musiał zaktualizować dane w systemie.

Zalety i ryzyka nowego systemu ZUS dla firm i jednoosobowych działalności

– Proponowane zmiany idą w stronę odciążenia przedsiębiorców i uproszczenia kontaktów z ZUS. Automatyzacja rozliczeń oraz przejęcie części obowiązków przez zakład to niewątpliwie krok ku nowoczesnemu systemowi, który powinien ograniczyć biurokrację i liczbę błędów. Kluczowe będzie jednak bezbłędne działanie nowego rozwiązania informatycznego – w przeciwnym razie ryzyko chaosu zamiast usprawnień jest bardzo realne – ocenia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.

Zwraca on jednak uwagę na tempo wprowadzania zmian. – Pierwsze ułatwienia obejmą osoby opłacające składki wyłącznie za siebie dopiero w 2028 roku, a pozostali płatnicy skorzystają z nich dopiero trzy lata później. To oznacza, że wielu przedsiębiorców na realne odciążenie będzie musiało czekać aż do 2031 roku. Warto przy tym pamiętać, że dla jednoosobowych działalności podobne rozwiązanie funkcjonowało już wcześniej – przed Polskim Ładem deklaracje składkowe były de facto automatycznie powielane co miesiąc, co znacząco upraszczało rozliczenia – dodaje.

Nie wszyscy eksperci podchodzą do projektu z takim samym entuzjazmem. Pojawiają się głosy, że obok obietnicy uproszczeń kryją się także poważne zagrożenia.

– Planowane przejęcie przez ZUS obowiązku naliczania składek oraz wprowadzenie Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego rzeczywiście może uprościć biurokrację i ograniczyć liczbę błędów. Trzeba jednak pamiętać, że oznacza to także przekazanie państwu jeszcze szerszego zakresu danych o pracownikach i przedsiębiorcach. W sytuacji, gdy ZUS często zmienia interpretacje przepisów na niekorzyść ubezpieczonych i przedsiębiorców, tak duża koncentracja danych bez równoczesnego wzmocnienia gwarancji prawnych i stabilności wykładni rodzi poważne ryzyko – ostrzega dr Katarzyna Kalata, radca prawny z Kancelarii Kalata. Dodaje, że deregulacja i cyfryzacja powinny iść w parze z realnym poszanowaniem prawa przez organy państwowe – inaczej system może stać się narzędziem dodatkowej presji zamiast ułatwienia – dodaje.

W kontekście planowanych reform pojawia się także pytanie o przyszłość biur rachunkowych, którym automatyzacja może przecież odebrać pracę.

– Moim zdaniem nie. Odpowiedzialność za nadzór nadal będzie spoczywać na biurach rachunkowych. To one będą musiały wprowadzać dane, na podstawie których ZUS dokona prawidłowych obliczeń. Jeśli na przykład zmieni się wynagrodzenie pracownika, informacja ta musi zostać przekazana również do ZUS. W praktyce biura już dziś korzystają z systemów, które automatycznie wyliczają składki i umożliwiają ich szybką wysyłkę – uspokaja Piotr Juszczyk.