Pracodawcy popełniają najwięcej błędów, gdy organizują pracę poza standardowym grafikiem

Minimalna liczba dni wolnych od pracy

Powinna ona w okresie rozliczeniowym odpowiadać sumie niedziel, świąt przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z konieczności zachowania przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Aby ją ustalić:

• najpierw dzielimy wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym przez dobową normę czasu pracy – w ten sposób uzyskujemy maksymalną liczbę dni pracy,
• następnie odejmujemy ten wynik od liczby dni kalendarzowych przypadających w danym okresie rozliczeniowym. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Planowanie pracy z naruszeniem minimalnej liczby dni wolnych od pracy stanowi naruszenie przepisów prawa pracy. Chodzi tu zarówno o niezachowanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, jak i o nieudzielenie wymaganej liczby dni wolnych w okresie rozliczeniowym. Takie uchybienia mogą skutkować nałożeniem grzywny w wysokości od tysiąca do 30 tys. zł.

Minimalną liczbę dni wolnych ustala się dla całego okresu rozliczeniowego, a nie dla każdego miesiąca kalendarzowego. Dni wolne mogą być rozmieszczone nierównomiernie – zarówno w poszczególnych tygodniach, jak i miesiącach (zwłaszcza w przypadku dłuższych, np. wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych).

Poza samą liczbą dni wolnych, istotny jest również ich prawidłowy rozkład w harmonogramieczasu pracy. Niedopuszczalne jest np. kumulowanie dni wolnych w jednej części okresu rozliczeniowego (tzw. hurtowe udzielanie dni wolnych), jak choćby poprzez zapewnienie 10 dni wolnych z rzędu, a następnie ich brak w pozostałym czasie.

Przy planowaniu dni wolnych należy uwzględnić m.in.:

• obowiązek zapewnienia minimalnego odpoczynku tygodniowego,
• udzielenie dnia wolnego za zaplanowaną pracę w niedzielę – co do zasady w ciągu sześciu dni poprzedzających lub następujących po tej niedzieli,
• udzielenie dnia wolnego za pracę w święto – do końca okresu rozliczeniowego,
• zapewnienie co najmniej jednej wolnej niedzieli w ciągu czterech kolejnych tygodni, w przypadku pracy obejmującej niedziele.

Rodzaje i oznaczenia

Występować mogą zasadniczo następujące rodzaje dni wolnych od pracy:

• niedziele i święta,
• dni wolne wyznaczone za harmonogramową pracę w niedziele i święta,
• wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• harmonogramowo.

Dni wolne powinny w rozkładzie czasu pracy zostać odpowiednio oznaczone jako:

• niedziela lub dzień wolny za pracę w niedzielę (np. Wn),
• święto lub dzień wolny za pracę w święto (np. Wś),
• dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. W5),
• dzień wolny harmonogramowo (np. Wh).

Ma to znaczenie:

• w razie ewentualnego późniejszego zlecania pracy w dniach wolnych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy (różne będą konsekwencje w zakresie rekompensaty takiej pracy),
• dla określenia prawidłowości terminów wyznaczania dni wolnych za np. pracę planowaną w niedzielę lub święto,
• dla ustalenia liczby dni wolnych z każdego z tytułów,
• dla prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy (w ewidencji wskazuje się m.in. dni wolne wraz z tytułem ich udzielenia).

Oznaczenie takie nie jest konieczne przy stosowaniu stałego rozkładu dziennego, z którego jasno wynikałoby, który dzień wolny należny jest z jakiego tytułu. Przykładowy zapis regulaminu może brzmieć następująco: „Praca jest świadczona od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt będących dniami ustawowo wolnymi od pracy”. Nawet bez dodatkowego doprecyzowania, taki zapis jednoznacznie wskazuje, że sobota stanowi dzień wolny w związku z obowiązkiem zachowania przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, natomiast niedziele i święta są dniami wolnymi z innych tytułów.

Różne koncepcje

Planowanie pracy w różnych dniach tygodnia i w zmiennych przedziałach godzinowych wymaga precyzyjnego rozumienia pojęcia „dnia wolnego od pracy”. Nieprawidłowe oznaczenie dnia wolnego – np. poprzez zaplanowanie pracy we wczesnych godzinach porannych tego dnia – może skutkować faktycznym skróceniem doby wolnej i tym samym niezapewnieniem dnia wolnego w rozumieniu przepisów. W efekcie może dojść do ich zmniejszenia poniżej wymaganego minimum w okresie rozliczeniowym, co z kolei może skutkować odpowiedzialnością za naruszenie przepisów o czasie pracy.

W praktyce funkcjonują różne koncepcje określania początku i końca dnia wolnego. Choć powszechnie akceptowane jest, że powinien on obejmować pełne 24 godziny, rozbieżności pojawiają się co do momentu, od którego ten czas powinien być liczony. Potencjalne punkty odniesienia to zakończenie:

• doby pracowniczej,
• minimalnego dobowego odpoczynku po zakończeniu pracy,
• ostatniej zaplanowanej pracy w danym dniu. [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

Zarówno orzecznictwo sądowe, jak i stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy opowiadają się za trzecim ze wskazanych sposobów ustalania początku dnia wolnego. Sąd Najwyższy już w uchwale z 10 lutego 1994 r. (sygn. akt I PZP 49/93) wskazał, że dzień wolny to kolejne 24 godziny liczone od momentu zakończenia świadczenia pracy. Takie podejście potwierdzają również nowsze orzeczenia Sądu Najwyższego – wyroki z 8 marca 2013 r. (sygn. akt II PK 204/12) oraz z 10 kwietnia 2013 r. (sygn. akt II PK 282/12).

Zgodnie z tym kierunkiem interpretacyjnym Państwowa Inspekcja Pracy również przyjmuje, że dzień wolny powinien rozpoczynać się bezpośrednio po zakończeniu pracy, a nie dopiero po zakończeniu doby pracowniczej lub po upływie minimalnego, 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Takie stanowisko przedstawiła Komisja Prawna Głównego Inspektoratu Pracy w opinii z 12 września 2013 r., dotyczącej rozumienia dnia wolnego wynikającego z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wskazano w niej, że brak jest podstaw prawnych, aby uznawać, iż dzień wolny tego rodzaju może rozpocząć się dopiero po zakończeniu ostatniej doby pracowniczej lub po wykorzystaniu odpoczynku dobowego.

Dzień wolny może być również określony w sposób stały, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Przykładowy zapis regulaminu: „Praca odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach wskazanych w harmonogramach czasu pracy, przypadających pomiędzy godz. 6.00 a godz. 22.00”. W tym przykładzie stałymi dniami wolnymi wynikającymi z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy są soboty.

Warto podkreślić, że sobota jako dzień tygodnia nie jest przez przepisy traktowana w sposób szczególny – inaczej niż niedziele i święta, dla których przewidziano odrębne regulacje. W praktyce, przy stałych rozkładach czasu pracy, sobota bywa najczęściej dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie jest to jednak obligatoryjne – takim dniem może być równie dobrze np. poniedziałek, jeśli rozkład czasu pracy obejmuje dni od wtorku do soboty.

W przypadkach, gdy praca jest planowana w różnych dniach tygodnia, w tym również w weekendy, samo oznaczenie soboty jako dnia wolnego w harmonogramie nie przesądza jeszcze o jej charakterze. Może to być bowiem zarówno dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, jak i dzień wolny wynikający z innego tytułu – np. udzielony w zamian za pracę w niedzielę lub będący elementem zmiennego rozkładu czasu pracy.

Przedziały czasowe niedzieli i święta

Za pracę w niedzielę lub święto uważa się pracę wykonywaną w godzinach od godz. 6.00 w dniu kalendarzowej niedzieli lub święta do godz. 6.00 dnia następnego (a więc zgodnie z ustawową definicją, niedziela kończy się o godz. 6.00 w poniedziałek). Przepisy dopuszczają jednak możliwość ustalenia w przepisach wewnętrznych (np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy) innych przedziałów czasowych, w których praca będzie kwalifikowana jako wykonywana w niedzielę lub święto – wraz ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami, takimi jak:

• dopuszczalność wykonywania pracy w te dni,
• obowiązek jej rekompensowania,
• zapewnienie wymaganej liczby dni wolnych oraz
• co najmniej jednej niedzieli wolnej od pracy w okresie czterotygodniowym.

Pracodawca może zatem w przepisach wewnętrznych określić inne ramy czasowe dla niedzieli lub święta – np. od godz. 7.00 do godz. 7.00 następnego dnia lub od godz. 0.00 do godz. 24.00. Typową sytuacją, w której konieczne jest dostosowanie definicji „czasu trwania” niedzieli lub święta do organizacji pracy, jest stosowanie systemu pracy zmianowej, w którym zmiany przebiegają według stałych przedziałów czasowych, np. 5.00–13.00, 13.00–21.00, 21.00–5.00, i obejmują każdy dzień tygodnia.

W wielu przypadkach potrzeby zmiany nie ma. Będzie tak zawsze wówczas, gdy praca nie jest wykonywana w niedziele i święta, a „normalne” godziny pracy rozpoczynają się w znacznym oddaleniu od godz. 6.00. [przykłady 3 i 4]

PRZYKŁAD 3

PRZYKŁAD 4

Uwaga! Niedziela i święto w przedziale kodeksowym nie obejmuje pracowników zajmujących się handlem albo wykonujących czynności związane z handlem. Dla tych osób to okres 24 kolejnych godzin przypadających odpowiednio między godziną 24.00 w sobotę a godziną 24.00 w niedzielę, i między godziną 24.00 w dniu bezpośrednio poprzedzającym święto a godziną 24.00 w święto. Pracodawca nie może zmienić tego przedziału godzinowego poprzez regulacje wewnętrzne.

Święto to dzień wolny (od godz. 6.00 tego dnia do 6.00 kolejnego dnia kalendarzowego lub w innych godzinach, jeżeli wprowadził je pracodawca) uznany za taki ustawą o dniach wolnych od pracy. Są to:

• 1 stycznia – Nowy Rok,
• 6 stycznia – Święto Trzech Króli,
• pierwszy dzień Wielkiej Nocy,
• drugi dzień Wielkiej Nocy,
• 1 maja – Święto Państwowe,
• 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja,
• pierwszy dzień Zielonych Świątek,
• dzień Bożego Ciała,
• 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
• 1 listopada – Wszystkich Świętych,
• 11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości,
• 24 grudnia – Wigilia Bożego Narodzenia,
• 25 grudnia – pierwszy dzień Bożego Narodzenia,
• 26 grudnia – drugi dzień Bożego Narodzenia. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Dopuszczalność zlecania pracy w dniach wolnych

Przy konstruowaniu zapisów regulaminu pracy (lub obwieszczenia) dotyczących czasu pracy należy mieć na uwadze, że określają one ramy, w jakich pracodawca może się poruszać przy planowaniu pracy w harmonogramach.

Ustalone w ten sposób granice mogą być:

• całkowicie zamknięte – jak w przypadku typowego stałego rozkładu czasu pracy,
• częściowo otwarte, tj. ograniczone do określonych dni i przedziałów godzinowych wskazanych w regulaminie,
• w pełni otwarte – jeśli regulacje przewidują możliwość planowania pracy w dowolnym dniu tygodnia, także w niedziele i święta, oraz w dowolnym przedziale godzinowym. [przykład 6]

PRZYKŁAD 6

Praca w dniach określonych jako stałe dni wolne od pracy nie może być planowana w harmonogramie w zwykłym trybie, ponieważ byłoby to niezgodne z obowiązującym w zakładzie rozkładem czasu pracy.

Uwaga! Dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy może być dniem, w którym praca zostanie zlecona wyłącznie w przypadku wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. Pojęcie to nie obejmuje stałych, przewidywalnych i powtarzalnych sytuacji wynikających z organizacji pracy. Chodzi tu o potrzeby o charakterze wyjątkowym, odbiegające od standardowego zapotrzebowania na pracę, związane z konkretnymi, niestandardowymi okolicznościami – jak wskazuje Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 26 maja 2000 r. (sygn. akt I PKN 667/99). Choć pewne potrzeby mogą pojawiać się cyklicznie, ich szczególny charakter wynika z ich incydentalności i odmienności względem zwykłego toku działalności. [przykład 7]

PRZYKŁAD 7

Zlecanie pracy w niedziele i święta, które są dniami wolnymi od pracy, bywa znacznie bardziej skomplikowane.

Praca w tych dniach jest dozwolona tylko wtedy, gdy należy do katalogu wyjątków wskazanych w przepisach (art. 151¹⁰ k.p.). Choć niedziele i święta są zasadniczo dniami wolnymi (art. 151⁹ par. 1 k.p.), ustawodawca przewidział wyjątki, takie jak praca zmianowa, niezbędne remonty czy prace ważne ze względu na użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności.

Ten katalog odnosi się do konkretnych rodzajów prac, a nie do całej działalności przedsiębiorstwa. Na przykład dominująca działalność transportowa nie uprawnia do zatrudniania wszystkich pracowników w niedziele i święta – dotyczy to jedynie tych, którzy faktycznie wykonują prace transportowe (np. kierowców) oraz osób niezbędnych do ich obsługi i koordynacji.

Ważne jest, że prace wykonywane z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nie są same w sobie podstawą do zlecenia pracy w niedziele i święta, jeśli nie mieszczą się w katalogu dopuszczalnych wyjątków. Sama szczególna potrzeba nie wystarcza, by uzasadnić pracę w te dni. [przykład 8]

PRZYKŁAD 8

Praca w dniu wolnym a nadgodziny

Zagadnienie, które trzeba omówić i do którego będziemy wracać w kolejnych przykładach dotyczących rekompensaty za pracę w dniach wolnych, to nadgodziny w dniu wolnym od pracy. Wciąż dość często spotyka się błędne założenie, że każda praca w dniu wolnym jest pracą nadliczbową. Tymczasem, chociaż nadgodziny mogą wystąpić podczas pracy w dniu wolnym, w większości przypadków tak nie jest.

Praca w dniu wolnym nie zawsze spełnia definicję pracy w godzinach nadliczbowych. Jest nią natomiast praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 par. 1 k.p.). Normy czasu pracy obejmują normę dobową (8 godzin) oraz średniotygodniową (przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym). [przykład 9]

PRZYKŁAD 9

Na błędnym rozumieniu opiera się m.in. pismo Departamentu Prawnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z 29 maja 2009 r. (Rzeczpospolita DF 2009/131/3), dotyczące pracy w dniach wolnych pracowników samorządowych.

Wskazano w nim, że art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych stanowi przepis szczególny względem k.p. Pracownik samorządowy wykonujący pracę w godzinach nadliczbowych na polecenie przełożonego ma prawo do wynagrodzenia albo czasu wolnego, jednak obowiązujące przepisy nie przewidują dodatków 50 proc. ani 100 proc. za nadgodziny. Dodatkowo, zgodnie z art. 151¹¹ k.p., tylko za pracę w niedziele i święta przysługuje dodatkowy dzień wolny. Praca w sobotę skutkuje prawem do czasu wolnego lub wynagrodzenia w tym samym wymiarze. W piśmie kwalifikowano pracę w wolną sobotę jako pracę w godzinach nadliczbowych. Tymczasem, dopóki pracownik samorządowy nie przepracuje w sobotę więcej niż 8 godzin, nadgodziny nie powstają, gdyż nie dochodzi do przekroczenia normy dobowej czasu pracy. Praca ta może zostać uznana za nadgodziny dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, jeśli nie zostanie wcześniej udzielona rekompensata – wówczas stanie się nadgodzinami z powodu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Do końca trwającego okresu rozliczeniowego praca w wolną sobotę traktowana jest jako wykonywana w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, która obowiązuje również pracowników samorządowych. Za tę pracę pracownik powinien otrzymać dzień wolny w terminie ustalonym z nim.

Takie podejście potwierdziła Komisja Prawna GIP w swoim stanowisku z 12 września 2013 r.: „zgodnie z art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych do kompensowania pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy stosuje się art. 151³ k.p., który nakłada obowiązek udzielenia całego dnia wolnego niezależnie od liczby przepracowanych godzin. Przepis art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych ma zastosowanie jedynie wtedy, gdy dzień wolny nie zostanie udzielony do końca okresu rozliczeniowego i praca w tym dniu stanie się pracą nadliczbową.”

PIP podkreśliła, że „ustawa o pracownikach samorządowych nie zawiera odrębnych norm czasu pracy dla tej grupy, dlatego stosuje się ogólne przepisy k.p., w tym art. 129 k.p. Praca nadliczbowa się pojawi, gdy w dniu wolnym pracownik będzie pracował ponad osiem godzin, a czas pracy przekraczający tę normę będzie rozliczany według zasad dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych”.

Rekompensata pracy w wolne niedziele i święta...

Pracodawca, zatrudniający pracownika wykonującego pracę w niedzielę lub święto, ma obowiązek zapewnić mu inny dzień wolny od pracy:

• w ciągu sześciu dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po tej niedzieli, a jeśli nie jest to możliwe,
• do końca okresu rozliczeniowego; ten sam termin obowiązuje w przypadku pracy w święto, jeśli wcześniejsze udzielenie dnia wolnego nie jest możliwe.

Za każdą godzinę przepracowaną w niedzielę lub święto pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia.

Podstawową zasadą jest zapewnienie dnia wolnego, który wyrówna liczbę dni wolnych – czyli dzień wolny powinien być udzielony za każdy dzień, w którym pracownik wykonywał pracę dodatkową. Nie ma tu znaczenia, czy praca w niedzielę lub święto trwała godzinę, czy osiem godzin – pracownik ma prawo do innego dnia wolnego. [przykład 10]

PRZYKŁAD 10

W przypadku udzielania dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto, zwłaszcza w systemie równoważnym, mogą się pojawić trzy różne sytuacje dotyczące liczby godzin zaplanowanych na ten dzień:

• zaplanowano więcej godzin niż faktycznie przepracowano w niedzielę lub święto,
• zaplanowano dokładnie tyle samo godzin, co przepracowano w dniu wolnym,
• zaplanowano mniej godzin niż liczba faktycznie przepracowanych w niedzielę lub święto.

W pierwszym przypadku rekompensata pracy obejmuje faktyczny wymiar pracy w dniu wolnym, a udzielenie większej liczby godzin wolnego nie może skutkować obniżeniem wynagrodzenia pracownika. [przykład 11]

PRZYKŁAD 11

Drugi przypadek jest najbardziej korzystny dla pracodawcy. Zlecając pracę w wolną niedzielę lub święto w wymiarze odpowiadającym liczbie godzin, które pracownik przepracował w dniu wolnym udzielanym w ramach rekompensaty, pracodawca nie ponosi dodatkowych kosztów.

Ważne jest jednak, że w systemie równoważnym nie musi to oznaczać, że osiem godzin pracy w niedzielę automatycznie przekłada się na osiem godzin dnia wolnego. [przykład 12]

PRZYKŁAD 12

Ostatnia sytuacja należy do najrzadziej występujących. [przykłady 13 i 14]

PRZYKŁAD 13

PRZYKŁAD 14

Uwaga! Dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto musi być udzielony w ramach bieżącego okresu rozliczeniowego czasu pracy, a nie w odniesieniu do konkretnego miesiąca kalendarzowego. Niedopuszczalne jest przenoszenie takiej rekompensaty na kolejny okres rozliczeniowy – każdorazowo musi ona zostać rozliczona w tym samym okresie, w którym miała miejsce praca w dniu wolnym.

Jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż jeden miesiąc, pracodawca nadal może zrekompensować pracę w niedzielę lub święto poprzez udzielenie innego dnia wolnego. W przeciwieństwie do dnia wolnego za pracę w dniu wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (uregulowanego w art. 151³ k.p.) nie są wymagane wniosek ani zgoda pracownika – dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto może być wyznaczony jednostronnie przez pracodawcę.

Jeżeli jednak okres rozliczeniowy kończy się wraz z końcem miesiąca, nie ma możliwości przesunięcia udzielenia dnia wolnego na kolejny okres rozliczeniowy. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest do wypłaty dodatku do wynagrodzenia – zgodnie z art. 151¹¹ par. 2 k.p. – w wysokości 100 proc. za każdą godzinę pracy w niedzielę lub święto.

Brak udzielenia dnia wolnego może także skutkować przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, co prowadzi do powstania nadgodzin średnio tygodniowych. W tym zakresie pojawiają się spory co do sposobu rozliczenia: czy pracownikowi przysługuje jeden dodatek 100 proc. (za niezrekompensowaną pracę w niedzielę/święto), czy też dwa odrębne dodatki 100 proc. – jeden za pracę w niedzielę, drugi za przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy.

W piśmie Głównego Inspektoratu Pracy z 18 października 2012 r. (Rzeczpospolita, PiP 2012/260/7) przyjęto korzystniejszą dla pracownika interpretację – potwierdzającą prawo do dwóch dodatków:

• jeden za nieudzielony dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto,
• drugi za nadgodziny powstałe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Jednak orzecznictwo sądowe jest w tej kwestii bardziej rygorystyczne. Sąd Najwyższy w uchwale z 15 lutego 2006 r. (sygn. akt II PZP 11/05) wskazał, że pracownikowi przysługuje tylko jeden dodatek 100 proc. – niezależnie od tego, czy brak dnia wolnego powoduje przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy. Podobne stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny (wyroki z 3 lipca 2008 r., sygn. akt I OSK 1135/07 oraz z 4 stycznia 2010 r., sygn. akt I OSK 791/09).

...oraz w dniach wolnych

Praca wykonywana w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. w sobotę), jeśli została zlecona z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, musi być zrekompensowana przez udzielenie innego dnia wolnego – w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ k.p.).

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Rzeszowie w wyroku z 10 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 7/13), obowiązek udzielenia dnia wolnego istnieje nawet wtedy, gdy nie dojdzie do przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej. Istotne jest samo wykonywanie pracy w dniu, który zgodnie z rozkładem czasu pracy miał być dniem wolnym.

Rozliczenie pracy w takim dniu odbywa się podobnie jak w przypadku pracy w niedzielę lub święto, z dwoma istotnymi różnicami:

• termin odbioru dnia wolnego musi być uzgodniony z pracownikiem – nie może być narzucony jednostronnie przez pracodawcę,
• brak jest możliwości wypłaty dodatku pieniężnego w razie nieudzielenia dnia wolnego – jedyną dopuszczalną formą rekompensaty jest dzień wolny.

Wymóg „uzgodnienia” oznacza, że pracodawca i pracownik muszą dojść do porozumienia – nie wystarczy jedynie konsultacja czy propozycja złożona pracownikowi.

Dlatego to pracodawca powinien wykazać inicjatywę i zaproponować konkretne terminy odbioru dnia wolnego.

Warto jednak zaznaczyć, że odpowiedzialność wykroczeniowa dotyczy tylko sytuacji zawinionych. Jeśli pracodawca podjął próbę uzgodnienia terminu, ale nie doszło do porozumienia z przyczyn leżących po stronie pracownika (np. odrzuca wszystkie proponowane terminy), nie można mówić o winie pracodawcy, a tym samym o popełnieniu wykroczenia. [ramka 2]

W przypadku nieudzielenia dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. w sobotę), z końcem okresu rozliczeniowego czas ten przekształca się w nadgodziny średniotygodniowe, które należy rozliczyć zgodnie z przepisami o pracy nadliczbowej.

Nie ma możliwości rozliczania takiej pracy od razu finansowo, nawet jeśli pracownik wyrazi na to zgodę. Przepisy nie przewidują wypłaty dodatku za pracę w dniu wolnym tego rodzaju – jedyną prawidłową formą rekompensaty jest udzielenie dnia wolnego.

Zgodnie z par. 6 pkt 1 lit. c rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, do akt dotyczących czasu pracy należy dołączać dokumenty potwierdzające uzgodnienie terminu udzielenia dnia wolnego z pracownikiem – jeśli uzgodnienie to zostało dokonane w formie pisemnej. Kodeks pracy nie wymaga jednak zachowania konkretnej formy – uzgodnienie może być również ustne. Wystarczy, że fakt ten zostanie prawidłowo odnotowany w ewidencji czasu pracy.

Rozporządzenie nie może wprowadzać obowiązku dokumentowania w formie pisemnej uzgodnień, jeśli k.p. takiego wymogu nie zawiera. Zatem dokumentacja trafi do akt pracowniczych tylko wtedy, gdy strony zdecydowały się na pisemne ustalenie terminu odbioru dnia wolnego.

W praktyce – podobnie jak w przypadku pracy w niedzielę czy święto – często mówi się o rekompensacie „na sztuki”, czyli dniem za dzień, niezależnie od liczby przepracowanych godzin. To jednak tylko uproszczenie. Faktyczne rozliczenie zależy od systemu czasu pracy, liczby godzin zaplanowanych w dniu wolnym udzielonym w zamian, a także liczby godzin faktycznie przepracowanych w dniu pierwotnie wolnym. [przykłady 15–17]

PRZYKŁAD 15

PRZYKŁAD 16

PRZYKŁAD 17

Dni wolne harmonogramowo

Przepisy k.p. regulują rekompensatę pracy wykonywanej w niedziele, święta oraz w dni wolne wynikające z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie zawierają jednak przepisów dotyczących pracy w dodatkowe dni wolne wyznaczone w harmonogramie czasu pracy.

W związku z tym nie można stosować do rozliczania tej pracy zasad obowiązujących przy pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Za pracę w takie dni nie przysługuje dzień wolny, a rozliczenie następuje na zasadach dotyczących pracy nadliczbowej. [przykład 18]

PRZYKŁAD 18

Podobnie należy traktować dzień wyznaczony w harmonogramie jako wolny w zamian za zaplanowaną pracę w niedzielę lub święto. Często błędnie zakłada się, że do takiego dnia stosuje się wszystkie zasady dotyczące pracy w niedziele i święta. Tymczasem brak jest jakichkolwiek podstaw prawnych do takiego podejścia.

Dyżury

Dyżury pracownicze polegają na pozostawaniu pracownika poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do podjęcia pracy wynikającej z umowy o pracę, przy założeniu, że faktyczne wykonanie pracy może wcale nie nastąpić.

Zadaniem pracownika jest samo oczekiwanie na wezwanie do pracy, przy jednoczesnym pozostawaniu zdolnym i gotowym do jej podjęcia. Sam czas dyżuru nie jest uznawany za czas pracy, jednak każda praca wykonana podczas dyżuru wliczana jest do czasu pracy. W momencie rozpoczęcia wykonywania pracy pracownik przestaje pełnić dyżur (czyli oczekiwać na pracę), a zaczyna faktycznie pracować.

Czas dyżuru nie może naruszać przepisów dotyczących odpoczynku pracownika. W związku z tym nie można zlecać dyżurów całodobowych ani obejmujących cały weekend, natomiast możliwe jest polecenie pełnienia dyżuru w dniach wolnych, nawet przez dłuższy okres czasu. Samo pełnienie dyżuru w dniu wolnym nie będzie traktowane jako praca w tym dniu. Rekompensacja za dyżury odbywa się zgodnie z przepisami art. 151⁵ k.p. [przykład 19]

PRZYKŁAD 19