Staż pracy wpływa na uprawnienia pracownicze. Jak go obliczyć po zmianach w kodeksie pracy

Obliczenie stażu pracy, który, choć niezdefiniowany w kodeksie pracy, w istotny sposób wpływa na uprawnienia pracownicze, jest niezwykle łatwe. Trzeba tylko wiedzieć, co może zostać do niego zaliczone. Jak zatem obliczyć staż pracy po zmianach w kodeksie pracy?

Co to jest staż pracy?

Staż pracy to łączny okres zatrudnienia pracownika, wykonującego swoje zadania w ramach stosunku pracy, bez względu na przerwy, czy sposób jego ustania. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami na staż pracy wpływają zatem wyłącznie okresy zatrudnienia na:

• umowę o pracę,
• umowę powołania,
• umowę wyboru,
• umowę mianowania,
• spółdzielczą umowę o pracę.

Poza ogólnym stażem pracy możemy także wyróżnić tzw. staż pracy zakładowy. Rozumieć należy przez niego okres zatrudnienia pracownika u jednego pracodawcy.

Staż pracy a uprawnienia pracownika

Mimo że pojęcie stażu pracy nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę wprost w kodeksie pracy, to jednak w istotny sposób wpływa on na uprawnienia pracownicze. Na które?

Staż pracy odgrywa zasadniczą rolę przede wszystkim przy określaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego. Liczba dni, przysługująca pracownikowi, uzależniona jest od okresu zatrudnienia w taki sposób, że:

• jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, ma prawo do 20 dni urlopu;
• jeżeli zaś 10 lat i więcej – do 26 dni urlopu.

Przy czym liczy się w tym przypadku staż pracy ogólny, co wynika wprost z art. 1541 k.p., który zakłada, że do okresu zatrudnienia liczy się okresy zatrudnienia bez względu na przerwy i sposób ustania stosunku pracy.

Staż pracy jest też podstawą do przyznawania nagród jubileuszowych, jeżeli przewidziane są one przepisami odrębnymi lub regulaminami wynagrodzeń. W tzw. budżetówkach, czyli w sektorze publicznym lub gdy przewidują to wewnętrzne regulaminy prywatnych przedsiębiorstw, warunkuje też wysokość dodatku służbowego. Staż pracy nie pozostaje także bez znaczenia na emeryturę. Rozumiany jako okres, przez który odprowadzane były składki emerytalne, wpływa bowiem na jej wysokość.

Zasady obliczania stażu pracy od 2026 r.

Mając na uwadze wyrównanie szans i dostępu do uprawnień pracowniczych przez wszystkich pracowników, bez względu na rodzaj zatrudnienia, ministerstwo pracy i polityki społecznej przygotowało nowelizację prawa pracy, która 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie i zmienia diametralnie zasady obliczania stażu pracy. Wynika to przede wszystkim z faktu, że zgodnie z nowym brzmieniem art. 302 k.p. i dodanym art. 302¹ k.p. do okresu zatrudnienia poza umową o pracę będzie się wliczać:

• służbę w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej, Służbie Celno-Skarbowej;
• okres prowadzenia pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z taką osobą;
• wykonywanie przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług przewidzianej w kodeksie cywilnym;
• wykonywanie umowy agencyjnej;
• współpracowanie z osobą zatrudnioną na umowę zlecenia lub agencyjną;
• pozostawanie członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej;
• pozostawanie członkiem spółdzielni kółek rolniczych.

Oznacza to, że pracownicy pracujący na podstawie umowy o pracę oraz pracownicy, którzy nawet przez wiele lat swojej aktywności zawodowej wykonywali pracę na podstawie umowy zlecenia będą traktowani w taki sam sposób.

Zasady zaliczenia zatrudnienia do stażu pracy

Warunkiem wliczenia okresów zatrudnienia oraz wykonywania pracy w ramach umów i zasad określonych w art. 302¹ k.p. będzie podleganie ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym. Co ważne, konieczne będzie także udokumentowanie przez pracownika opłacania składek na ubezpieczenie wydanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaświadczeniem. Wniosek o wydanie stosownego zaświadczenie złożony powinien zostać przez pracownika w postaci elektronicznej.

Ustawodawca ograniczył jednak czas, w którym można udokumentować okres zatrudnienia na podstawie innej niż umowa o pracę umowy lub współpracy. Aby pracodawca wliczył je do stażu pracy, pracownik może złożyć stosowne zaświadczenie w ciągu 24 miesięcy od daty wejścia w życie nowelizacji ustawy dla pracowników sektora publicznego. W przypadku pozostałych pracowników bieg terminu będzie liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.

Jeżeli pracownik nie udokumentuje zaświadczeniem okresu wykonywania pracy na podstawie innej niż umowa o pracę umowy lub współpracę, wówczas nie będą one zaliczone do jego stażu pracy.

Staż pracy a nauka

W kontekście obliczania stażu pracy warto też pamiętać, że poza okresami zatrudnienia wliczane są do niego także inne okresy. Chodzi tu przede wszystkim o okresy nauki, które zgodnie z art. 155 k.p. wliczane są do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu.

O jakie szkoły chodzi i jaki okres pozwalają one doliczyć do stażu pracy? Przepisy stanowią o:

• szkole zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej – przewidziany programem nauczania okres, ale nie dłuższy niż 3 lata;
• średniej szkole zawodowej – przewidziany programem nauczania okres, ale nie dłuższy niż 5 lat;
• średniej szkole zawodowej dla absolwentów szkół zasadniczych – 5 lat;
• średniej szkole ogólnokształcącej – 4 lata;
• średniej szkole policealnej – 6 lat;
• szkole wyższej – 8 lat.

Trzeba jednak pamiętać, że jeśli osoba uczyła się w różnych szkołach np. zawodowej, następnie zdecydowała się na naukę w szkole średniej i ukończenie szkoły wyższej, to okresy nauki w placówkach nie sumują się do stażu pracy. Co więcej, jeśli pracownik uczył się w czasie zatrudnienia, to do stażu pracy wliczany jest okres zatrudnienia lub nauki, a nie ich suma.

Jak obliczyć staż pracy według nowych zasad?

Obliczanie stażu pracy jest niezwykle proste. Wystarczy zsumować wszystkie okresy zatrudnienia – uwzględniając także np. umowy zlecenia – z okresami nauki i ewentualnymi dodatkowymi okresami.