Czterodniowy tydzień pracy - jak go wprowadzić w firmie

W Polsce też można wprowadzić czterodniowy tydzień pracy?

W wielu krajach przetestowano już skrócony tydzień pracy – z powodzeniem. [ramka] Prace nad wprowadzeniem czterodniowego tygodnia pracy trwają także w Polsce. Jednak już teraz pracodawcy mogą skorzystać z wielu rozwiązań przewidzianych w przepisach, które pozwolą tak zaplanować czas pracy, by pracownicy mieli dodatkowy, trzeci (oprócz soboty i niedzieli) dzień wolny. Wymaga to jednak świadomego zaprojektowania organizacji czasu pracy.

• Islandia w latach 2015–2019 przeprowadziła szeroko zakrojone pilotaże: w niektórych zakładach skracano liczbę godzin z 40 do 35–36 w tygodniu, przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia. Badania objęły m.in. urzędy, szkoły i jednostki miejskie w Reykjavíku, obejmujące ok. 2500 pracowników (1 proc. ogółu zatrudnionych). W efekcie eksperymentu islandzkiego, który uznano za duży sukces, ok. 86 proc. pracowników w tym kraju może dziś korzystać ze skróconego wymiaru czasu pracy (lub wkrótce będą mogli to robić) na podstawie zawartych porozumień.
• Belgia od 2022 r. umożliwia pracę w systemie 4/10, czyli wykonywanie 40 godzin w tygodniu w czterech dziesięciogodzinnych dniach (bez zmniejszania łącznej liczby godzin czy obniżki pensji). Zgodnie z belgijskim rozwiązaniem pracownik może wnioskować o taką zmianę, a pracodawca powinien rozpatrzyć tę prośbę.
• W Japonii, znanej z kultury pracy o dużym natężeniu, rząd od 2021 r. zachęca firmy do wprowadzania czterodniowego tygodnia pracy, próbując ograniczyć zjawisko przepracowania (tzw. karoshi). Na takie rozwiązanie zdecydował się Microsoft Japan, który kilka lat temu przetestował czterodniowy tydzień pracy przy pełnym wynagrodzeniu. Produktywność w tym okresie wzrosła o niemal 40 proc. Jednak mimo zachęt rządowych wciąż niewiele przedsiębiorstw w Japonii zdecydowało się na model czterodniowy. Zgodnie z danymi z lat 2022–2023, system ten objął ok. 8,5 proc. firm, przy czym część z nich wdrożyła go z jednoczesnym obniżeniem wynagrodzenia o 20 proc.
• W Zjednoczonych Emiratach Arabskich w administracji federalnej od stycznia 2022 r. funkcjonuje 4,5-dniowy tydzień pracy (poniedziałek–czwartek od 7.30 do 15.30, w piątki skrócony dzień do południa). Prywatne firmy nie są do tego zobowiązane, lecz mogą stosować krótszy tydzień. ©℗

▶ Praca na 4/5 etatu

Jednym z podstawowych sposobów na krótszy czas pracy jest zatrudnienie pracownika na 4/5 etatu – 32 godziny pracy tygodniowo, np. w cztery dni po 8 godzin. Takie ustalenie czasu pracy może nastąpić zarówno przy zatrudnieniu, jak i w jego trakcie. Pracodawca może zdecydować, który dzień będzie wolny.

To rozwiązanie daje również pracodawcy sporą elastyczność w zakresie dostosowania liczby godzin pracy do zapotrzebowania. Wymiar czasu pracy może być skracany i wydłużany w ramach okresu rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy pozwala pracodawcy planować pracę w taki sposób, aby w okresie niższego zapotrzebowania zmniejszyć liczbę godzin, a przy większej intensywności pracy ją zwiększyć. Tym samym pracodawca może polecić pracownikowi zatrudnionemu na 4/5 etatu pracę ponad 32 godziny w tygodniu, pod warunkiem że w innym tygodniu przyjętego okresu rozliczeniowego czas pracy pracownika zostanie odpowiednio skrócony.

Warto jednak pamiętać, że obniżony etat oznacza proporcjonalne zmniejszenie wynagrodzenia, co wpływa m.in. na obliczenie podstawy wynagrodzenia chorobowego i zasiłków, a to obniża wypłacane świadczenia. W praktyce możliwe jest też oczywiście zachowanie pełnego wynagrodzenia mimo zmniejszenia etatu – wszystko zależy od ustaleń stron.

Mniejszy etat to również niższy wymiar urlopu wypoczynkowego. Jeśli staż pracy pracownika zatrudnionego na 4/5 etatu jest krótszy niż 10 lat – pracownik będzie uprawniony do 16 dni urlopu w roku kalendarzowym, a w razie stażu pracy powyżej 10 lat – do 21 dni wolnego.

▶ Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w piątek

Innym rozwiązaniem pozwalającym na wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy (które nie wpływa negatywnie m.in. na wysokość zasiłków czy wymiar urlopu wypoczynkowego) jest zatrudnienie pracownika na pełen etat przy jednoczesnym zagwarantowaniu jednego dnia wolnego w tygodniu w formie benefitu. Tym samym pracownik utrzymuje wszystkie uprawnienia wynikające z zatrudnienia na pełen etat oraz wynagrodzenie przy jednoczesnym, faktycznym skróceniu czasu pracy.

Takie rozwiązanie testowała w ubiegłym roku jedna z polskich spółek zajmująca się produkcją napojów herbacianych, która sukcesywnie, z każdym kolejnym kwartałem 2024 r., stopniowo skracała zatrudnionym czas pracy do 32 godzin tygodniowo. Nie doszło przy tym do zmniejszania wynagrodzenia wypłacanego pracownikom.

▶ System skróconego tygodnia

Można go wprowadzić na wniosek pracownika. Jeśli jest on zatrudniony w tym systemie, może pracować w kolejno następujących po sobie dniach, np. od poniedziałku do czwartku lub w różnych dniach tygodnia, przedzielanych dniami wolnymi od pracy. Rozłożenie godzin pracy na poszczególne dni tygodnia zależy od ustaleń stron stosunku pracy – nie może jednak przekraczać 12 godzin w ciągu doby. Przy zatrudnieniu na pełen etat pracownik może wykonywać swoje obowiązki np. po 10 godzin od wtorku do piątku lub np. po 12 godzin w poniedziałek i środę i po 8 godzin w czwartek i w piątek. W każdym wariancie należy pamiętać o dobowym i tygodniowym odpoczynku od pracy oraz normach regulujących możliwość pracy w nadgodzinach. W razie pracy 12 godzin w danym dniu pracodawca może polecić pracownikowi przepracowanie tylko 1 godziny ponadwymiarowo. Praca w wyższym wymiarze naruszałaby jego prawo do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Ważne!Pracodawca nie ma możliwości wprowadzenia systemu skróconego tygodnia samodzielnie.

Nie jest też związany wnioskiem pracownika i nie musi go uwzględnić, ale jednocześnie nie może jedno stronnie modyfikować propozycji pracownika. Przepisy nie wymieniają elementów, które powinien zawierać wniosek o skrócony tydzień pracy. Warto jednak, by pracownik w nim wskazał, w jakie dni tygodnia chciałby wykonywać pracę. Jeżeli dojdzie do uzgodnienia przez strony omawianego systemu czasu pracy, zostaje on wprowadzony do umowy o pracę (przez aneks do umowy).

▶ Równoważny system...

System równoważnego czasu pracy jest zbliżony do równoważnego systemu czasu pracy. Dzięki niemu pracownik też może zyskać jeden dodatkowy dzień wolny od pracy. Jednak ten system pracodawca może wprowadzić samodzielnie – bez wniosku pracownika. Ale trzeba pamiętać, że typowy system równoważny może być stosowany, tylko jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją.

W tym systemie dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca (choć w szczególnych sytuacjach może być przedłużony nawet do 12 miesięcy). Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest jednocześnie równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy – np. dodatkowym wolnym piątkiem.

▶ ...i zadaniowy

Zgodnie z art. 140 kodeksu pracy system ten może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania. W takim systemie pracownik sam decyduje o godzinach swojej pracy i jest rozliczany z wykonania określonych zadań. Jeśli nie musi być dostępny dla pracodawcy w określonych godzinach, może tak rozdysponować swój czas, że będzie pracował przez cztery dni w tygodniu, zwiększając liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach.

▶ Praca zdalna

Wśród rozwiązań, które przewidują obecnie obowiązujące przepisy, warto też wspomnieć o zaletach pracy zdalnej. Nawet jeden dzień takiej pracy może znacząco wydłużyć czas odpoczynku pracownika dzięki wyeliminowaniu uciążliwych dojazdów.

Ustalenie liczby dni pracy zdalnej może nastąpić na wniosek pracodawcy lub pracownika albo bezpośrednio w umowie o pracę. Zasady korzystania z pracy zdalnej mogą być ponadto sprecyzowane również w obowiązującym u pracodawcy regulaminie.

Co istotne, każda ze stron stosunku pracy może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Nawet jeśli strony nie dojdą do porozumienia w tym zakresie, przywrócenie poprzednich warunków następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie zagwarantowania pracownikowi pracy zdalnej w umowie o pracę, ewentualna zmiana tych postanowień będzie wymagać jednak porozumienia stron lub dokonania wypowiedzenia warunków zatrudnienia.

Co planuje rząd?

Potrzebę uelastycznienia czasu pracy tak, aby możliwe było skrócenie tygodnia pracy, dostrzega Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej. Od dawna toczy się dyskusja na temat skrócenia czasu pracy w Polsce. Już w 2022 r. posłowie partii Razem złożyli w Sejmie projekt ustawy o skróceniu czasu pracy do 35 godzin tygodniowo przy zachowaniu tego samego wynagrodzenia. Projekt nie był jednak dalej procedowany.

Obecnie, jak informuje resort pracy, zakończył się pierwszy, duży etap badań, w którym wykorzystano doświadczenia instytucji publicznych i prywatnych przedsiębiorców. Brano pod uwagę m.in. skracające czas pracy programy pilotażowe, które zostały wdrożone m.in. w urzędach miast: w Lesznie i Włocławku. Istotne są również doświadczenia prywatnych firm, które coraz częściej decydują się na skrócenie czasu pracy.

Planowane jest także przeprowadzenie testów nad efektywnością wykorzystywania czasu pracy pracownika. Resort bierze pod uwagę czterodniowy tydzień pracy lub skrócenie czasu pracy z przeciętnie 40-godzinowego do 35-godzinowego.

Prace legislacyjne mają być poprzedzone analizą przypuszczalnych konsekwencji rzutujących na rynek pracy, firmy oraz konkurencyjność gospodarki. Trzeba zbadać, który system czasu pracy jest najkorzystniejszy i najbardziej optymalny dla pracodawcy i pracownika oraz w jaki sposób zmiany przepisów przełożą się na wzrost (lub spadek) efektywności wykonywanych obowiązków.

Ministerstwo zastanawia się też nad skróceniem czasu pracy dla emerytów. Biorąc pod uwagę niż demograficzny, aktywizacja osób starszych na rynku pracy wydaje się konieczna. Nowe regulacje miałyby zachęcać emerytów do pracy poprzez zagwarantowanie im dłuższego odpoczynku.

Przyszłość czy chwilowy trend?

W obliczu nowych wyzwań gospodarczych i społecznych warto się zastanowić, czy rozwiązanie wprowadzające czterodniowy tydzień pracy to rzeczywiście przyszłość polskiego rynku zatrudnienia, jak zapewnia obecny resort pracy. A może trend, który w praktyce trudno będzie utrzymać?

Trzeba przeanalizować, w jaki sposób wprowadzenie przez ustawodawcę sztywnych regulacji ograniczających czas pracy wpłynie na rynek pracy i zapotrzebowanie pracodawców. Mniej dni pracy nie oznacza mniej zadań – w wielu branżach może to oznaczać konieczność zatrudnienia dodatkowego personelu lub pracę w nadgodzinach. Problemem mogą być też sektory wymagające ciągłości działania – jak ochrona zdrowia, transport czy produkcja.

Dlatego zanim ustawodawca zdecyduje się na zmiany, konieczne będzie dokładne przeanalizowanie ich skutków – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. ©℗