Zawieranie pozornych umów o pracę tylko po to, aby otrzymać wysoki zasiłek, zastąpiło popularne dekadę temu zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej w trakcie ciąży. Kobieta opłacała jedną maksymalną składkę chorobową, a w kolejnym miesiącu lekarz wystawiał jej już zwolnienie lekarskie. Taka „przedsiębiorczyni” otrzymywała dość wysoki zasiłek do końca ciąży, po czym pobierała zasiłek macierzyński. Zmiana przepisów ten proceder uniemożliwiła.

Nie zmieniła się jednak zasada dotycząca zatrudnienia na etat. Wystarczy, że pracodawca działając w porozumieniu z pracownikiem, opłaci za niego jedną wysoką składkę i w kolejnych miesiącach można pobierać wysokie świadczenia.

ZUS ma jednak takie osoby na oku i często wszczyna postępowanie wyjaśniające, w ramach których bada, czy do wykonywania umowy o pracę rzeczywiście doszło.

Warto tu podkreślić, że zdaniem sądów nawet gdy pierwotnym celem pracownika było tylko otrzymanie zasiłku, to gdy pracę rzeczywiście przez jakiś czas wykonywał, to zasiłek mu się należy.

Co zrobić, jeśli ZUS kwestionuje zasiłek?

Jeśli do wszczęcia postępowania wyjaśniającego doszło, ZUS prześle zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi listę pytań dotyczących świadczonej pracy. Na pewno nie opłaci się milczenie i lekceważenie pism z ZUS, bo tylko doprowadzi do pozbawienia prawa do zasiłku.

Nie ma również sensu powoływanie argumentacji, że skoro ZUS „przyjął” pierwszą składkę za osobę zgłoszoną jako pracownik, to nie ma prawa sprawdzać, czy rzeczywiście ta osoba pracownikiem jest. Sądy wielokrotnie podkreślały, że ZUS może w każdej chwili zakwestionować status danej osoby. W konsekwencji może stwierdzić, że nie podlega ona ubezpieczeniom społecznym jak pracownik i nie ma prawa do zasiłku. Jeśli zasiłek został już pobrany, musi zostać zwrócony wraz z odsetkami.

Ile czasu ma ZUS na sprawdzenie zasiłku?

ZUS może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające na samym początku pobierania zasiłku, ale także kilka lat później. Na wydanie decyzji o zwrocie ZUS ma 5 lat od ostatniego dnia okresu, za który pobrano nienależny zasiłek.

Jakie dokumenty trzeba przygotować

W ramach postępowania wyjaśniającego pracodawca będzie musiał wytłumaczyć, skąd wzięła się potrzeba zatrudnienia pracownika, czy przeprowadzał postępowanie rekrutacyjne, czy zatrudnił kogoś na miejsce nieobecnej osoby itp.

  • Jeśli okaże się, że pracodawca nie zatrudniał nikogo wcześniej ani później na danym stanowisku, ZUS dojdzie do wniosku, że stanowisko zostało stworzone tylko po to, aby dana osoba mogła zostać zgłoszona do ZUS jako pracownik z wysokim wynagrodzeniem.
  • Pracodawca będzie również musiał przedstawić dowody wykonywania pracy przez tę osobę: maile, projekty, raporty. Dowodem takim mogą być również zeznania świadków – innych pracowników lub kontrahentów, którzy potwierdzą, że pracownik rzeczywiście wykonywał pracę.
  • Tutaj trzeba jednak uczulić pracodawców, że takie dowody jak tylko podpis na liście obecności, potwierdzenie odbycia przeszkolenia bhp czy badań medycyny pracy nie przekonają ZUS, że pracownik rzeczywiście pracował.
  • Na pytania ZUS powinien również odpowiedzieć sam pracownik. Powinien wyjaśnić, skąd dowiedział się o stanowisku pracy, czy jego kwalifikacje odpowiadają wymaganiom itp.

ZUS może zmniejszyć podstawę wymiaru składek

Zdarza się, że ZUS nie kwestionuje wykonywania umowy o pracę, a jedynie wynagrodzenie jako zbyt wysokie. Od wysokości wynagrodzenia zależy bowiem wysokość zasiłku.

Kiedy ZUS zakwestionuje wysokość wynagrodzenia

Dotyczy to przede wszystkim tych sytuacji, gdy kwalifikacje pracownika są zbyt niskie. Pracownik wykonywał pracę, a więc nie była to umowa zawarta dla pozoru, ale jego wynagrodzenie zostało zawyżone w celu uzyskania wysokie zasiłku. Wątpliwości ZUS wzbudzi także sytuacja, gdy np. pracownica w trakcie ciąży tuż przed pójściem na zwolnienie otrzymuje bardzo dużą, nieuzasadnioną kwalifikacjami podwyżkę.

Kiedy ZUS może zarzucić pozorność umowy
Kiedy ZUS może zarzucić pozorność umowy

Zobacz również

W tej sytuacji również nie ma sensu argumentować, że ZUS nie ma prawa kwestionować wysokości wynagrodzenia. Sądy także w tym przypadku potwierdzają, że ZUS ma do tego prawo.

Lepiej skupić się na udowodnieniu, że wynagrodzenie jest adekwatne do zajmowanego stanowiska i posiadanych kwalifikacji. Można w tym miejscu wskazać np. ukończenie dodatkowych kursów lub posiadanie dużego doświadczenia.

Jeśli jednak wynagrodzenie danej osoby będzie znacząco przewyższało wynagrodzenie osób o podobnych kwalifikacjach na podobnym stanowisku lub będzie znacznie wyższe niż średnia płaca w firmie, należy liczyć się z tym, że dla celów zasiłkowych wynagrodzenie zostanie obniżone.

Odwołanie od decyzji

W tego rodzaju sprawach ZUS wydaje dwie decyzje. W pierwszej stwierdza, że dana osoba nie podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik, a w drugiej, że nie ma prawa do zasiłku, a gdy już go pobrała – że musi go zwrócić.

Od obu decyzji można złożyć odwołanie w terminie miesiąca od otrzymania decyzji. Odwołanie składa się poprzez ZUS, ale pierwszą decyzję kieruje się do sądu okręgowego, a drugą do sądu rejonowego. ZUS ma 30 dni na rozpatrzenie odwołań, jeśli ich nie uwzględni, przekaże je do odpowiednich sądów.

Wyrok w sprawie o zasiłek jest uzależniony od wyroku w sprawie decyzji stwierdzającej niepodleganie ubezpieczeniom społecznym. Sąd rejonowy rozpatrujący sprawę o zasiłek powinien zatem zawiesić postępowanie do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia sprawy decyzji stwierdzającej niepodlegania ubezpieczeniom.

Analogicznie będzie, gdy ZUS stwierdzi, że wynagrodzenie pracownika zostało zawyżone w celu podwyższenia zasiłku. Wtedy również ZUS wyda dwie decyzję. W pierwszej stwierdza, że podstawa wymiaru składek jest niższa niż zgłoszona przez płatnika, a w drugiej, że pracownikowi należy się zasiłek w niższej wysokości, a gdy już go pobrał – że musi zwrócić nadpłatę.