Jak rozliczyć zasiłek chorobowy wypłacony w zawyżonej wysokości

Przede wszystkim należy odróżnić zasiłek wypłacony bezpodstawnie od zasiłku nienależnie pobranego. Choć w obu przypadkach skutkiem jest nadpłata świadczenia, to powstaje ona z innych przyczyn i inne są jej skutki dla ubezpieczonego oraz płatnika.

W praktyce częściej pracodawcy płatnicy zasiłków mają do czynienia z zasiłkami wypłacanymi w nieprawidłowej, zawyżonej wysokości na skutek błędów m.in. przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku czy samej wysokości świadczenia. Do kategorii nieprawidłowo wypłaconych przez płatnika zasiłków z ubezpieczenia społecznego należy zasiłek wypłacony bezpodstawnie.

Za taki uważa się zasiłek wypłacony przez płatnika składek:

• mimo braku uprawnień lub
• w wyższej niż należna wysokości – zazwyczaj jest to skutek pomyłki osoby zajmującej się obsługą zasiłków, która np. błędnie ustaliła podstawę wymiaru, wliczając do niej składniki wynagrodzenia zwolnione ze składek ubezpieczeniowych, lub przysługujące i wypłacane za okres pobierania zasiłku, albo zastosowała wyższą stopę procentową świadczenia – 100 zamiast 80 proc.

Świadczenia wliczane w ciężar składek

Płatnik składek jest obowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie należnych składek, wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w deklaracji rozliczeniowej zbiorczej – ZUS DRA. Nie rozlicza się jednak w deklaracji rozliczeniowej zasiłków wypłaconych przez płatnika bezpodstawnie (art. 46 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa systemowa).

Wypłacone przez płatnika składek zasiłki są zaliczane w ciężar bieżących, należnych składek społecznych, na przydzielony przez ZUS płatnikowi składek numer rachunku składkowego. Płatnik składek dokonuje jednej wpłaty obejmującej łączną kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w deklaracji kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą tzw. uznań, w tym wypłaconych zasiłków. Do „uznań” można zaliczyć tylko zasiłki wypłacone prawidłowo. Natomiast w przypadku gdy doszło do wypłaty zasiłku bezpodstawnie i do rozliczenia go w ciężar składek społecznych, świadczenie musi zwrócić płatnik.

Postępowanie pracodawcy

Płatnik składek, który dokonał bezpodstawnej wypłaty zasiłku i odliczył go w bieżących składkach, jest obowiązany do:

• złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących (raportu ZUS RSA, ZUS RCA oraz deklaracji ZUS DRA), bez uwzględnienia świadczeń bezpodstawnych;
• opłacenia powstałej zaległości z tytułu składek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę – wcześniej bowiem nieprawnie pomniejszył należność z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.

Ważne! Pracownik, który z powodu bezpodstawnej wypłaty przez pracodawcę otrzymał zawyżoną kwotę zasiłku, nie musi zwracać nadpłaty ani bezpośrednio do ZUS, ani pracodawcy, chociaż z tym ostatnim może rozliczyć się dobrowolnie i oddać część nienależną. Jeśli tak zdecyduje, powinien zwrócić nadpłatę wraz z zaliczką na podatek.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że zasiłki z ubezpieczenia społecznego stanowią przychód z innych źródeł w rozumieniu przepisów podatkowych. Jednak jeśli do wypłaty zobowiązany jest zakład pracy, to pobiera on zaliczkę na podatek zarówno od dochodu ze stosunku pracy, jak i od zasiłku.

Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, to przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik, będący m.in. zakładem pracy, odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką). Jeżeli więc pracownik zwróci zasiłek wraz z zaliczką, pracodawca dokona odliczenia w miesiącu zwrotu.

Jeśli pracownik zwróci nadpłatę

Pracownik, który zwrócił bezpodstawnie przyznany zasiłek (kwotę nadpłaty), od którego wcześniej została pobrana zaliczka na podatek, również może w zeznaniu rocznym dokonać odliczenia od dochodu kwoty zwrotu wraz z podatkiem, jeżeli nie zrobił tego płatnik, obliczając miesięczną zaliczkę na podatek w trakcie roku podatkowego. Tak też można skorygować nadpłacony podatek.

Jednak nawet jeśli pracownik nie odda nadpłaconej kwoty zasiłku, nie uzyska dodatkowego przychodu do opodatkowania w równowartości zaległych składek, jakie pracodawca uiścił do ZUS (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2018 r. 0115-KDIT2-2.4011.371.2017.1.BK). Organ podatkowy zauważył, że dokonując takiej wpłaty, pracodawca wykonał ciążące na nim, a nie na pracowniku zobowiązanie. W takiej sytuacji nie można więc mówić o przychodzie podatkowym występującym po stronie pracownika.

Skutki podatkowe

W kontekście skutków podatkowych warto w tym miejscu przytoczyć interpretację indywidualną ZUS z 27 lutego 2025 r. (sygn. DI/100000/43/94/2025; decyzja nr 103). U wnioskodawcy doszło do awarii i błędu w programie kadrowo-płacowym, przez co została błędnie naliczona podstawa zasiłku chorobowego. To spowodowało, że pracodawca wypłacił pracownikom zawyżony zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe. Błąd nastąpił z jego winy, dlatego też podjął decyzję o rezygnacji z żądania zwrotu od pracowników nadpłaconego zasiłku i sam zwrócił do ZUS kwotę wynikającą z zawyżonych zasiłków chorobowych. W tym celu, jako płatnik, dokonał stosownych korekt dokumentów do ZUS, tj. RSA, RCA i DRA, za okres, w którym zasiłki zostały źle wypłacone. Płatnik stał na stanowisku, że ta nadwyżka nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

ZUS stwierdził, że dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Z uwagi na to, że omawiane świadczenie nie zostało zakwalifikowane jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, ZUS uznał, że stanowisko przedsiębiorcy jest prawidłowe. Nie jest bowiem prawnie możliwe uwzględnienie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników świadczeń, które nie są przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. W konsekwencji wartość nadpłaty nie podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników.

Jednocześnie zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Tym samym powyższe znajdzie zastosowanie również w odniesieniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

przykład

Zasiłek nienależnie pobrany

Od bezpodstawnie wypłaconych świadczeń należy odróżnić świadczenia nienależnie pobrane. Ustawa systemowa za takie świadczenia uważa:

• świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania;
• świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenia;
• świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, co do których stwierdzono, że w okresie ich pobierania świadczeniobiorca wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia.

Nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych zwraca osoba, która je pobrała, wraz z odsetkami za opóźnienie, chyba że świadczeniobiorca zawiadomił płatnika zasiłku o zajściu okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty, a mimo to świadczenia były nadal wypłacane. Wtedy kwoty nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych podlegają zwrotowi bez odsetek.

Jeżeli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami, obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot, za cały okres, za który nienależne świadczenia zostały wypłacone. ©℗