Lepiej wyrzucić chleb do kosza niż dać pracownikowi. W przeciwnym razie ZUS upomni się o składki, a fiskus o podatek

Pracodawca wystąpił do ZUS o wydanie interpretacji indywidualnej. Sam ocenił, że bochenki stanowią dla obdarowanych przychód ze stosunku pracy, ale nie wchodzą do podstawy wymiaru składek. Organ rentowy był jednak innego zdania, nakazując zapłatę składek. Argumentował, że do opisanej sytuacji najbardziej pasuje wyłączenie ze składek określone w par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316; dalej rozporządzenie). W myśl tego przepisu wolna od składek pozostaje wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do 450 zł miesięcznie. Jednak zdaniem ZUS nie da się go zastosować, ponieważ cytowany przepis mówi o posiłkach, pod którym to pojęciem rozumie się gotowe posiłki oraz przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniej konsumpcji. „Deputat to jest część wynagrodzenia za pracę, która przyznawana jest w naturze i jest niezależna od standardowego wynagrodzenia pracownika” – czytamy w interpretacji oddziału ZUS w Lublinie z 6 marca 2025 r. (DI/200000/43/87/2025).

…i w konsekwencji podatki

– Piekarnia nieszczęśliwie sformułowała pytanie we wniosku o interpretację – mówi Andrzej Radzisław, radca prawny z Kancelarii Goźlińska, Petryk i Wspólnicy. – Podała, że każdy podwładny dostaje po jednym bochenku, ujawniając, że uzyskuje w ten sposób przychód podatkowy ze stosunku pracy o wartości np. 5 zł (zakładając taką cenę pieczywa).

A skoro tak, to należy te 5 zł przypisać do przychodu pracownika oraz potrącić od nich składki (finansowane przez pracownika społeczne 0,69 zł i zdrowotną 0,39 zł oraz społeczne przez podmiot zatrudniający - ok. 0,92 zł) i w konsekwencji PIT, bo brakuje również odpowiedniego zwolnienia podatkowego.

W opinii Piotra Juszczyka, głównego doradcy podatkowego InFaktu, przekazanie chleba może następować nie tylko w ramach stosunku pracy, ale też w formie darowizny, przy czym wówczas urodzi się problem na gruncie VAT.

– Od takiej darowizny piekarnia powinna zapłacić VAT w stawce 5 proc., gdyż nie jest to sprzedaż opodatkowana – tłumaczy podatkowiec.

Połowiczne rozwiązanie dla piekarni

Wedle Karoliny Schiffter, adwokatki i partnerki w kancelarii PCS I Littler jest inna opcja – w regulaminie płac piekarnia mogłaby wprowadzić choćby symboliczną partycypację pracownika w przekazanych mu bochenkach, np. 1 grosz od sztuki. Wtedy można skorzystać z par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia, na mocy którego nie pobiera się składek od korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów czy przedmiotów lub usług.

– Kupione przez podwładnego pieczywo za grosik od bochenka byłoby wówczas w całości wolne od składek, ale nie od podatku dochodowego – uważa mec. Andrzej Radzisław. – Pracownikowi trzeba by naliczyć zaliczkę na PIT – wskazuje.

Piotr Juszczyk dodaje, że jeśli od takiej sprzedaży piekarnia odliczyłaby VAT, to nie musi go ponownie naliczać.

– Świadczenia na rzecz pracowników są bowiem pośrednio związane ze sprzedażą opodatkowaną – wyjaśnia doradca podatkowy.

Bez przychodu, ale z VAT

Eksperci podpowiadają jeszcze inny pomysł. Piekarz mógłby wystawiać pod koniec pracy kosze z pieczywem, aby pracownicy brali, ile chcą. Wtedy nie dałoby się ustalić indywidualnej korzyści przypadającej na każdego obdarowanego, bo nikt nie rejestrowałby, ile kto wziął (patrz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13). Skoro tak, to wedle mec. Andrzeja Radzisława nie można pracownikom przypisać przychodu ze stosunku pracy, a w konsekwencji naliczać składek i PIT.

– Ale wtedy znowu wracamy do punktu wyjścia, takie przekazanie stanowi darowiznę na rzecz pracowników, od której przedsiębiorca nalicza VAT – informuje Piotr Juszczyk z InFaktu.

Zdaniem mec. Andrzeja Radzisława nie ma idealnych rozwiązań, które pozwoliłyby na podarowanie lub sprzedaż za symboliczną kwotę żywności pracownikom, która za chwilę ulegnie zepsuciu. – Zawsze któraś ze stron musi dopłacić do tego interesu – kwituje prawnik.