W 2025 roku wzrosła wysokość świadczenia urlopowego

Od tej kwoty naliczane jest też świadczenie urlopowe wypłacane przez uprawnionych pracodawców. Dla pracownika zatrudnionego na cały etat w normalnych warunkach pracy jest to kwota 2723,40 zł. Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem jest świadczenie urlopowe dla pracowników młodocianych, którym przysługuje ono zawsze w całości (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

Otrzymanie przez pracownika świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe nie jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach ani wniosku o jego przyznanie. Nie musi też spełniać kryterium socjalnego, bo świadczenie urlopowe wypłaca się niezależnie od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Musi jednak spełnić dwa warunki: mieć status pracownika i korzystać z odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego.

Długość urlopu

Wypłata świadczenia urlopowego jest możliwa, jeśli pracownik w danym roku kalendarzowym skorzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata musi natomiast nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Jeśli pracownik w danym miesiącu wykorzysta co najmniej dwa tygodnie urlopu, lecz nie będzie to 14 dni przypadających jeden po drugim, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego. Co ważne, do okresu tego 14-dniowego urlopu należy wliczyć wszystkie dni, czyli również dni niepracujące, takie jak niedziele, święta, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także wolne dni równoważne w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym. Wliczamy też weekendy poprzedzające i kończące okres urlopu wypoczynkowego, przypadające w jego trakcie, jak też inne wolne dla pracownika dni przypadające w ciągu tygodnia kalendarzowego.

PIT

W ewidencji świadczeń urlopowych bardzo istotną kwestią będzie ich opodatkowanie i oskładkowanie. W przypadku wypłaty tych świadczeń odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowi ono przychód dla pracownika. Artykuł 31 ustawy o PIT stanowi, że pracodawca zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba też odprowadzać składki zdrowotnej. Oznacza to, że w tym przypadku płatnik pobiera jedynie zaliczkę na podatek dochodowy.

Nie ma obowiązku wypłaty świadczenia

Wypłata świadczenia urlopowego (poza wyjątkiem przewidzianym w Karcie nauczyciela) jest nieobowiązkowa. Pracodawca, który nie chce tego robić, musi jednak dopilnować formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Zacznijmy jednak od tego, że – jak wskazuje art. 3 ust. 3 – pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe (o którym mowa w art. 3 ust. 4–6 tej ustawy). Przy czym pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania (zatrudniający poniżej 50 pracowników) informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w terminie do 31 stycznia, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń). Jeśli pracodawca nie dopełnił tego obowiązku, to musi wypłacać świadczenia urlopowe swoim pracownikom. Jeśli pracodawca nie ogłosi decyzji o rezygnacji ze świadczeń socjalnych i nie wypłaci świadczeń urlopowych, może zostać ukarany karą grzywny. Dodatkowo powinien się liczyć z roszczeniami pracowników o wypłatę tych świadczeń.

W tym miejscu warto jeszcze dodać, że u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Wtedy art. 4 ust. 3 ww. ustawy stosuje się odpowiednio. ©℗

• Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty świadczenia urlopowego, jeśli:

• Pracodawca nie wypłaca świadczenia urlopowego, jeśli:

• Pracownik musi spełnić następujące warunki:

• Świadczenie nie przysługuje, jeśli:

• Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego = odpis podstawowy na ZFŚS.

• Świadczenie jest proporcjonalne do wymiaru etatu:

• Świadczenie urlopowe podlega PIT.
• Co do zasady nie płaci się od niego składek ZUS, jeśli nie przekracza kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS.

► Krok 5: Wypłać świadczenie pracownikowi

• Świadczenie urlopowe musi zostać wypłacone przed rozpoczęciem urlopu pracownika.