Rośnie kwota odpisu na ZFŚS w 2025 roku

Pracodawcy prowadzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) w maju muszą się więc przygotować na większe wydatki. W jednostkach sektora finansów publicznych trzeba też pamiętać o tym, aby skorygować wielkości ujęte w planie finansowym według nowych danych.

Podstawa naliczania odpisu na ZFŚS

20 lutego ukazało się obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. Jest ono niezbędne do ustalenia wysokości odpisu na ZFŚS w 2025 roku.

Przypomnijmy, że wysokość odpisu ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2025 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 r. wyniosło 7140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 r. wyniosło 7262,39 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. było wyższe, to podstawa naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 7262,39 zł.

Jak obliczyć wysokość odpisu

Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2025 r. wynosi więc:

- na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 2723,40 zł;

- na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50 proc. podstawy naliczania, czyli 3631,20 zł;

- na jednego pracownika młodocianego: – w pierwszym roku nauki – 5 proc. podstawy naliczania, czyli 363,12 zł, –w drugim roku nauki – 6 proc. podstawy naliczania, czyli 435,74 zł, – w trzecim roku nauki – 7 proc. podstawy naliczania, czyli 508,37 zł.

Ponadto zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o ZFŚS wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jest to kwota 453,90 zł. Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 453,90 zł na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Ponadto pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Jest to kwota 544,68 zł.

Pozostałe zasady tworzenia i przekazywania środków na ZFŚS

Warto zauważyć, żepozostałe zasady ustalania odpisu na fundusz nie ulegają zmianie. Nadal ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Wszystkie odpisy obowiązkowe i zwiększenia fakultatywne tworzą u pracodawcy jeden fundusz (art. 5 ust. 8a ustawy o ZFŚS), jednak to odpis podstawowy jest głównym źródłem funduszu. Nalicza się go w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy.

Szczegółowo sposób obliczania określa zaś par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Określono w nim, że podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat). W związku z tym na początku każdego roku ustala się planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku koryguje do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie w danym roku. Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty, korzystając przy tym z jednej z trzech metod statystycznych, tj.: uproszczonej, średniej chronologicznej lub arytmetycznej. Potem sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12. Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

Daty przekazania odpisu

Bez zmian pozostały daty przekazania. I tak równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku. Z tym że w terminie do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić przed terminem przekazania. Ostatecznej korekty wysokości odpisu na fundusz pracodawcy dokonują w końcu roku.

Świadczenie urlopowe

Przypomnijmy, że świadczenie urlopowe przyznawane na podstawie ustawy o ZFŚS nie należy do tych, które muszą wypłacać wszyscy pracodawcy. Ci, których ten obowiązek dotyczy ustalają jego wysokość, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku. A jak już podawaliśmy wyżej, kwota do ustalenia wysokości odpisu i świadczenia urlopowego w 2025 r. wynosi 7262,39 zł. Od niej jest naliczane też świadczenie urlopowe wypłacane przez uprawnionych pracodawców. Dla pracownika zatrudnionego na cały etat w normalnych warunkach pracy jest to kwota 2723,40 zł. Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem jest świadczenie urlopowe dla pracowników młodocianych, które zawsze przysługuje w całości (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).