Kwota wypłacona takiemu pracownikowi akonto przyszłej pensji może doprowadzić do utraty przez niego preferencyjnego sposobu ustalania podstawy wymiaru składek

A to dlatego, że spowoduje to podzielenie wynagrodzenia na mniejsze sumy tak, że w konsekwencji zatrudniony nie jest pewien osiągnięcia przychodów przekraczających ustawowy limit, uprawniających do zastosowania korzystnej ulgi w składkach. Takie m.in. wnioski płyną z dwóch najnowszych interpretacji oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku z 16 stycznia i 21 stycznia br. (DI/100000/43/1020/2024 oraz DI/100000/43/985/2024).

– Cytowane interpretacje, choć dotyczą spraw indywidualnych, mogą stanowić kompas dla przedsiębiorców korzystających z modelu współpracy w ramach umów zlecenia do świadczenia swoich usług za granicą – mówi Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter I Littler.

W celu realizacji umowy

Pracownik delegowany zostaje przejściowo skierowany przez polskiego pracodawcę do pracy za granicę w celu realizacji umowy zawartej z tamtejszym kontrahentem. Przedsiębiorca wysyłający ma obowiązek co do zasady zapewnić mu warunki zatrudnienia i płacy nie gorsze od lokalnych. Podczas zatrudnienia w innym państwie wysłany ma nadal prawo podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym, jeśli łącznie spełnia przesłanki:

  • przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy oraz
  • jego angaż nie ma na celu zastępstwa innego podwładnego, którego maksymalny okres delegowania już upłynął.

Aby potwierdzić uprawnienie do objęcia polskim systemem składkowym, pracownik delegowany bądź pracodawca muszą się wystarać o potwierdzenie tego przez ZUS na formularzu A1. Zgodnie z danymi organu rentowego w 2023 r. zostało zgłoszonych niemal 800 tys. takich dokumentów, w których chodziło o pracę głównie w Holandii, Niemczech, Belgii i we Francji.

Po co kwota graniczna

Pracownikowi delegowanemu przysługuje atrakcyjne zwolnienie ze składek – pod warunkiem że uzyska miesięczny przychód wyższy od kwoty granicznej, tj. od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy, czyli w 2024 r. od 7824 zł, a w 2025 r. – od 8673 zł. Do podstawy jego składek społecznych nie wliczamy wówczas części wynagrodzenia o wartości diety z racji zagranicznej delegacji za każdy dzień jego pobytu za granicą, byle podstawa nie spadła poniżej kwoty granicznej (par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.; dalej: rozporządzenie). Podstawę jego składki zdrowotnej obliczamy jak podstawę składek emerytalnych i rentowych, pomniejszając dodatkowo o składki społeczne potrącone przez płatnika ze środków ubezpieczonego.

Wyższe koszty utrzymania

Pracodawca wysyłał do Niemiec zleceniobiorców do świadczenia usług opiekuńczych dla lokalnych seniorów. Realizowali oni tam pracę przez dwa lub trzy miesiące, wracali do Polski, gdzie wykonywali czynności marketingowo-reklamowe dla podmiotu kierującego, a potem znowu wyjeżdżali do RFN. Umowy zapewniały im wynagrodzenie po zakończeniu pracy w Niemczech, ale czasami na swój wniosek otrzymywali zaliczki kosztowe – na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania podczas pobytu za granicą, jak jedzenia czy środków higieny osobistej. We wniosku o interpretację przedsiębiorca zastrzegł, że zaliczkę kosztową zleceniobiorca musi oddać poprzez jej potrącenie z wypłacanego mu zwykle w kolejnym miesiącu właściwego wynagrodzenia albo z zaliczki na poczet przyszłej pensji. Dlatego też jako świadczenie zwrotne nie kreuje ona – w jego opinii – realnego przysporzenia wykonawcy oraz nie stanowi jego przychodu podatkowego. ZUS potwierdził prawidłowość stanowiska zakładu delegującego w interpretacji z 21 stycznia 2025 r.

Akonto przyszłej pensji

Odmiennie organ rentowy ocenił natomiast miesiąc, w którym zakład wysyłający wypłaca zleceniobiorcy zaliczkę na poczet wynagrodzenia należnego za kolejny miesiąc, jakie powinno zostać wypłacone właśnie w kolejnym miesiącu, dla przykładu: w styczniu uiszcza zaliczkę na poczet wynagrodzenia należnego za luty. Wedle pracodawcy ma on prawo już w styczniu pomniejszyć podstawę wymiaru składek (jeśli wyjdzie wyższa od kwoty granicznej) o diety delegacyjne za każdy dzień planowanego pobytu za granicą w lutym. ZUS miał inne zdanie, bo wedle niego nie można pomniejszyć przychodu zleceniobiorcy za okres faktycznie nieprzepracowany. Jeśli więc w przykładowym styczniu wykonawca otrzyma wynagrodzenie za styczeń i zaliczkę akonto pensji lutowej, co w sumie da więcej niż kwota graniczna, od przychodu wolno odjąć wyłącznie diety za każdy dzień pobytu za granicą w styczniu.

Kłopotliwa podstawa

Inna firma zamierzała z kolei kierować na wskazanych zasadach do pracy na Litwie, Łotwie, w Estonii i Rumunii zleceniobiorców, którzy z tej racji mieli podlegać wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. A to dlatego, że oprócz wykonywania zlecenia prowadzili jeszcze własne działalności gospodarcze. Pracodawca miał wątpliwości, jak w tym przypadku ustalać podstawę wymiaru ich składki zdrowotnej z umowy cywilnej. Interesowało go zwłaszcza to, czy wolno ją pomniejszyć o kwotę diet delegacyjnych za każdy dzień pobytu za granicą zleceniobiorcy, który w sumie w miesiącu uzyskał przychód wyższy od kwoty granicznej. W jego opinii taka obniżka jest możliwa z zastrzeżeniem, że podstawa musi wynieść przynajmniej tyle, co kwota graniczna. ZUS zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy. „Gdy przychód wykonawcy nie przekracza prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, przepisu par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia nie stosuje się” – wyjaśnił dodatkowo we wcześniejszej interpretacji.

– Bardzo ważna rekomendacja płynąca z opisanych interpretacji dla przedsiębiorców stosujących tego typu modele współpracy dotyczy szczegółowego dokumentowania zarówno harmonogramu prac, jak i wypłaconych delegowanym wynagrodzeń oraz innych świadczeń – podkreśla mecenas Łukasz Chruściel. – Brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do sporów z organem rentowym. A gdy już do nich dojdzie, warto pamiętać, że nawet mimo utrwalonej wykładni ZUS na etapie sądowym przedsiębiorcy zawsze mogą przedstawiać własne interpretacje przepisów oraz argumenty za nimi przemawiające – dodaje. ©℗

opinia

Zbiegi tytułów pod lupą ZUS

ikona lupy />
Joanna Torbé-Jacko / Materiały prasowe / adwokat, ekspert Business Centre Club ds. prawa pracy i ubezpieczeń 
społecznych

Przestrzegam, że pracodawcy wysyłający mogą mieć problemy z delegowanymi zleceniobiorcami, objętymi według nich wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym. Wszelkie zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych stanowią ryzyko dla płatników i znajdują się na celowniku ZUS. Rozpatrując konkretną interpretację, organ rentowy nie osądza bowiem poprawności i zgodności z prawem powstałego zbiegu tytułów. W tym zakresie interpretacja nie chroni zatem wnioskodawcy. Jeżeli w trakcie kontroli ZUS skutecznie zakwestionuje zbieg tytułów do ubezpieczenia, to kwoty do oskładkowania w rezultacie okażą się znacznie wyższe. Ponadto w interpretacji z 21 stycznia br. pytający pracodawca nie podał, jaki przychód osoba osiąga z aktywności w Polsce, a jaki z aktywności za granicą; wskazał tylko przychód łączny z danego miesiąca. A takie parametry mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości postępowania płatnika. Interpretacja ZUS chroni wyłącznie w zakresie sposobu naliczenia (który jest prawidłowy), ale nie chroni w zakresie samego modelu współpracy z osobami delegowanymi, bo ten ZUS oceni ew. dopiero w trakcie kontroli. ©℗

opinia

Wytyczne nie do przecenienia

ikona lupy />
Julia Kupiszewska, adwokat z Kancelarii Kalata / Materiały prasowe

Wypłacanie zaliczki kosztowej stanowi dość powszechną praktykę stosowaną w niektórych sektorach i usługach. Choć praktyka ta jest dopuszczalna i dozwolona przez prawo, może rodzić różnego rodzaju wątpliwości w zakresie ubezpieczeń społecznych. Dlatego opisane interpretacje, zawierające wytyczne co do ustalania podstawy wymiaru składek delegowanych zleceniobiorców, są dla przedsiębiorców nie do przecenienia.

Wypłata w danym miesiącu wyłącznie zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia może rodzić istotne konsekwencje w kontekście ustalenia podstawy wymiaru składek. Stanowi ona przychód (co wielokrotnie orzekały sądy), a to oznacza, że od momentu jej uiszczenia pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne – za miesiąc jej faktycznej wypłaty. Przyjęcie w tym zakresie odmiennego stanowiska stwarza ryzyko rozpatrywania takiego działania przez pryzmat unikania przez płatnika odprowadzania składek. ©℗