Pracodawca może odmówić udzielenia dnia wolnego, gdy zaplanował szkolenie dla pracowników

Zamierzamy przeprowadzić dla pracowników obowiązkowe szkolenie wyjazdowe w dniu roboczym. Niektórzy pracownicy nie chcą jednak brać w nim udziału i składają wnioski urlopowe. Czy musimy je uwzględniać? Czy istnieją jakieś specjalne zasady akceptacji takich wniosków?

Każdemu pracownikowi zgodnie z kodeksem pracy (dalej: k.p.) przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwalnego i odpłatnego urlopu bez prawa jego zrzeczenia się. Urlop wypoczynkowy jest szczególnego rodzaju uprawnieniem pracownika, okresem ustawowego zwolnienia od obowiązku świadczenia pracy w celu wypoczynku, w wymiarze określonym przepisami prawa pracy i – co najważniejsze w kontekście zadanego pytania – w czasie ustalonym przez pracodawcę. Pracodawca nie jest bowiem związany wnioskiem pracownika o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego w określonym terminie.Jak wskazuje orzecznictwo, urlop może być przyznany pracownikowi na podstawie wniosku złożonego pracodawcy w terminie w nim wskazanym, ale tylko wtedy, kiedy pracodawca wyrazi zgodę na taki termin (wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 2018 r., sygn. akt II PK 199/17). Jak wskazuje natomiast SN w wyroku z 7 listopada 2013 r., sygn. akt SNO 29/13, obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie nie ma bezwzględnego charakteru. Oznacza to też, że pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeżeli zaistnieją szczególne okoliczności mające wpływ na prawidłową działalność pracodawcy. SN w tym wyroku stwierdza bowiem, że: „(…) każdy urlop, także tzw. urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje w tym zakresie pozytywna decyzja pracodawcy, zakomunikowana pracownikowi. Czym innym jest bowiem samo prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego (w każdej postaci) i obowiązek pracodawcy umożliwienia wykonywania tego uprawnienia w określonym roku kalendarzowym, a czym innym – kwestia indywidualizacji okresu skorzystania z tego prawa. Odpowiednia, pozytywna decyzja pracodawcy umożliwia i warunkuje jednocześnie korzystanie przez pracownika z określonej przez niego formy urlopu, urlopu ogólnego i tzw. urlopu na żądanie”.

Tylko w niektórych przypadkach, wskazanych w k.p., pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek urlopowy pracownika. Wyjątki te dotyczą wniosku:

• pracownicy lub pracownika ojca, którym należy udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub urlopie rodzicielskim (art. 163 par. 3 i art. 1821g k.p.);
• pracownika, który adoptował dziecko – należy mu udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego (art. 183 par. 2 i 5 k.p.);
• pracownika ojca wychowującego dziecko – należy mu udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 1823 par. 3 k.p.);
• pracownika młodocianego uczęszczającego do szkoły – należy mu udzielić mu urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 par. 3 k.p.).

W pozostałych przypadkach pracodawca nie jest związany wnioskami urlopowymi pracowników i nie musi ich uwzględniać, jeżeli w jego ocenie spowodują one zakłócenie normalnego, nieprzerwanego toku pracy.

Sposoby ustalenia terminu urlopu

Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, w którym pracodawca ustala terminy wykorzystywania przypadających w danym roku kalendarzowym urlopów wypoczynkowych. Plan urlopów jest wiążący dla obu stron, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy i powinien – co do zasady – obejmować cały tegoroczny (z wyjątkiem czterech dni urlopu na żądanie) i zaległy urlop wypoczynkowy. Przy czym kodeks pracy nie wymaga, aby plan urlopów był sporządzany na cały rok kalendarzowy albo żeby dotyczył całego zakładu pracy. Może on obejmować okresy krótsze, co ma miejsce np. w zakładach pracy, w których występuje większe prawdopodobieństwo zmian terminów urlopów. Pracodawca może również nie ustalać planu urlopów, o ile zgodę na to wyrazi zakładowa organizacja związkowa. Jeśli w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca samodzielnie może podjąć decyzję o nieustalaniu planu urlopów. W takim przypadku pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.

Niezależnie od tego, czy u danego pracodawcy tworzy się plan urlopów, czy nie, pracodawca musi brać pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Szczególne potrzeby pracodawcy

Co do zasady urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jednak i w tej sytuacji przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 par. 2 k.p.). Przepis ten nie wskazuje konkretnych sytuacji, w których pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego. Ustawodawca posługuje się w nim zwrotami niedookreślonymi, które wymagają odniesienia do każdego indywidualnego przypadku. Trzeba pamiętać, że to pracodawca jest uprawniony do oceny istnienia przesłanek przesunięcia terminu urlopu i – co do zasady – pracownik powinien podporządkować się takiej ocenie. Z przepisów prawa pracy nie wynika też, że sytuacja, w której pracodawca odmawia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, wymaga szczególnego uzasadnienia. Na marginesie należy zaznaczyć, że zmiana terminu wykorzystania urlopu może nastąpić również z inicjatywy pracownika. Jednak niezależnie od tego, czy to pracownik, czy pracodawca występuje z propozycją zmiany o udzieleniu oraz przesunięciu urlopu na inny termin, decyduje tylko pracodawca.

Podsumowanie

Urlop wypoczynkowy jest udzielany zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę na podstawie indywidualnych wniosków urlopowych lub bez planów po porozumieniu dwóch stron. Przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy jest dopuszczalne z powodu jego szczególnych potrzeb, ale to pracodawca ocenia, czy potrzeby te wystąpiły, a pracownik powinien się tej decyzji podporządkować.

Pracownik ma również prawo do skorzystania w danym roku kalendarzowym z urlopu na żądanie w wymiarze czterech dni. Urlop ten można wykorzystać zarówno łącznie, jak i pojedynczo. Także wniosek o ten rodzaj urlopu może nie zostać uwzględniony, jeżeli zajdą szczególne okoliczności uzasadniające odmowę (wyrok SN z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 129/09).

O udzielenie urlopu pracownik musi wystąpić do pracodawcy. Tak samo będzie, gdy pracownik zamierza wykorzystać dzień urlopu na żądanie. Pracodawca, zważając na swoje szczególne potrzeby, a w ocenie pracodawcy taką potrzebę może stanowić obecność pracownika na jednodniowym wyjazdowym szkoleniu, może takiego urlopu odmówić. Pracownik jest natomiast zobowiązany podporządkować się ustalonej przez pracodawcę organizacji pracy.

Z kolei samowolne udanie się przez pracownika na urlop bez zgody pracodawcy może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. Jak zaś wskazuje orzecznictwo, odmowa pracodawcy udzielenia urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika nie wyczerpuje znamion mobbingu (wyrok SA w Białymstoku z 17 kwietnia 2013 r., sygn. akt III APa 3/13). Kodeks pracy nie określa też konkretnej dopuszczalnej liczby przesunięć terminu urlopu, a odmawiając uwzględnienia wniosku lub dwóch kolejnych wniosków o udzielenie urlopu, pracodawca nie narusza ciężko swoich obowiązków wobec pracownika (wyrok SN z 24 lutego 2015 r., sygn. akt II PK 84/14). Pracodawca powinien jednak liczyć się też z tym, że zbyt częste przesuwanie urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy może skutkować zarzutem nadużycia prawa (art. 8 k.p.). ©℗