Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Obejmuje on założenie i prowadzenie dokumentacji oraz jej przechowywanie przez 50 lat w odpowiednich warunkach. Pracownicy nie mają powodów do niepokoju w razie upadłości czy likwidacji pracodawcy - dokumenty są bowiem nadal przechowywane, nawet gdyby pracodawca nie zapewnił na ten cel odpowiednich środków. Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, jak poważne obowiązki wiążą się z ochroną danych osobowych i na jak poważne konsekwencje narażają się, nie wydając kadrowym odpowiednich upoważnień. Muszą także pamiętać o tym, że prawo wglądu do akt osobowych ma pracownik, a inne osoby - co do zasady - wyłącznie za jego zgodą.
Pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Obowiązek ten ułatwia ustalenie uprawnień pracowniczych, szczególnie przed sądem pracy, umożliwia kontrolę przestrzegania przepisów przez PIP, ZUS oraz wspiera przeciwdziałanie ukrywania zatrudnienia. Prawidłowo prowadzona dokumentacja może być pomocna dla pracodawcy jako środek dowodowy przed sądem pracy.
Zobacz pełną treść artykułu - Tygodnik Prawa Pracy i Ubezpieczeń w eGP
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.