Dotychczasowe regulacje były krytykowane jako nieczytelne i przestarzałe. W praktyce część dokumentów można było przekazać elektronicznie, a część wyłącznie w formie papierowej. Przykładowo pracodawca mógł wysłać do ZUS zaświadczenie Z-3 elektronicznie, ale wniosek pracownika o zasiłek opiekuńczy Z-15 musiał już trafić do urzędu w oryginale, z własnoręcznym podpisem. Jedna sprawa była więc prowadzona równolegle w dwóch obiegach – cyfrowym i papierowym – co nie ułatwiało sprawnego rozpoznania wniosku. Nowelizacja ma ten problem rozwiązać poprzez jasne i jednolite zasady.

Dokument elektroniczny z taką samą mocą jak papierowy

Uchwalona ustawa zrównuje także pod względem prawnym dokumenty elektroniczne i papierowe. Wniosek i załączniki przesłane elektronicznie będą traktowane tak samo jak dokumenty z własnoręcznym podpisem. Pracodawcy nie będą już musieli dosyłać ZUS papierowych oryginałów, a pracownicy – odwiedzać poczty.

Choć procedury zostaną uproszczone, ustawodawca zachował mechanizmy kontrolne. W razie uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności dokumentów płatnik zasiłku – zarówno pracodawca, jak i ZUS – będzie mógł zażądać przedłożenia oryginału.

Jednolite zasady składania załączników do wniosku o zasiłek

Ustawa ujednolica również formę dokumentów dołączanych do wniosków o zasiłek. Dokumenty będzie można składać jako kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo jako kopie elektroniczne, np. skany. Dotychczas szczegółowe wymogi były rozproszone w przepisach wykonawczych, co zmuszało do każdorazowego sprawdzania, w jakiej formie można złożyć dany dokument. Nowe przepisy eliminują ten problem.

Trzymiesięczne vacatio legis

Zgodnie z przepisami vacatio legis wyniesie trzy miesiące od dnia ogłoszenia ustawy. Ten czas ma pozwolić ZUS oraz pracodawcom na dostosowanie systemów informatycznych do nowych zasad, w szczególności przyjmowania i przekazywania wniosków oraz załączników w formie elektronicznej.

Co ważne, uproszczone procedury będą stosowane również do postępowań już wszczętych, ale jeszcze niezakończonych. Oznacza to, że z nowych rozwiązań skorzystają także osoby, które rozpoczęły starania o zasiłek jeszcze na podstawie starych przepisów.

Ważna zmiana dla górników–krwiodawców

Podczas tego samego posiedzenia Sejm przyjął także ustawę ważną dla górników. Nowe przepisy umożliwią zaliczanie do stażu pracy górniczej dni zwolnienia od pracy związanych z honorowym oddawaniem krwi. Dotychczas choć były płatne i uznawane za okres zatrudnienia, nie wliczały się do stażu uprawniającego do emerytury górniczej. Teraz obie ustawy trafią do Senatu.

Etap legislacyjny: ustawy uchwalone przez Sejm i skierowane do Senatu