Zmiany obejmują trzy obszary: sposób składania wniosku o zasiłek, formę dokumentów dołączanych do wniosku oraz zasady komunikacji w sprawach zasiłków między pracodawcami a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Zasady przyznawania i wypłaty zasiłków nadal będą zależeć od wielkości płatnika składek. Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia więcej niż 20 osób w dalszym ciągu sami będą przyznawać i wypłacać zasiłki. W przypadku mniejszych firm, które zgłaszają do 20 ubezpieczonych, zasiłki wypłaca ZUS, a wniosek jest składany za pośrednictwem pracodawcy lub – w niektórych przypadkach – bezpośrednio przez ubezpieczonego.

Wnioski o zasiłek oraz dokumenty dołączane do wniosku. Co się zmieni

Wnioski o zasiłek będzie można składać nie tylko na papierze, ale również elektronicznie – na przykład e-mailem, przez system kadrowo-płacowy pracodawcy lub w formie skanu dokumentu. Nie będzie wymagane korzystanie z podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego ani podpisu osobistego.

Uproszczenia obejmują także dokumenty dołączane do wniosku. Zaświadczenia lekarskie, oświadczenia czy odpisy aktów stanu cywilnego nie będą już musiały być składane w oryginale ani jako kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wystarczy ich wersja elektroniczna, na przykład skan.

Zmiany obejmują również przypadki, w których ZUS sam przyjmuje wniosek i wypłaca zasiłek. Także w tych sytuacjach będzie można korzystać z formy elektronicznej zarówno przy składaniu wniosku, jak i przy dołączaniu dokumentów.

Korzyści dla pracowników i pracodawców

– Projekt upraszczający zasady ubiegania się o zasiłek opiekuńczy należy ocenić jako krok w dobrym kierunku. To rozwiązanie odpowiada realiom współczesnego obrotu gospodarczego i wpisuje się w konsekwentną cyfryzację relacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – uważa dr Katarzyna Kalata, radca prawny w Kancelarii Kalata.

I wyjaśnia, że dotychczas największym problemem w praktyce było rozproszenie odpowiedzialności i formalizm proceduralny. Pracownicy często nie wiedzieli, czy dany wniosek powinni złożyć samodzielnie przez PUE ZUS, czy za pośrednictwem pracodawcy. W przypadku mniejszych firm brakowało wsparcia technicznego, a błędy formalne, nawet drobne, powodowały opóźnienia w wypłacie świadczeń. Dodatkowo w sytuacjach nagłych, jak choroba dziecka, czas ma kluczowe znaczenie, a każda bariera administracyjna działa na niekorzyść ubezpieczonego.

Zdaniem Katarzyny Kalaty nowe przepisy upraszczają ścieżkę komunikacji z ZUS i pozwalają wykorzystać potencjał pracodawców oraz biur rachunkowych, które i tak obsługują kwestie kadrowo-płacowe. – Dla pracowników oznacza to większe bezpieczeństwo formalne i szybsze procedowanie wniosków. Dla pracodawców większą przewidywalność i ograniczenie ryzyka błędów wynikających z niejednoznacznych procedur – podkreśla.

Jednocześnie dr Kalata przypomina, że deregulacja proceduralna nie zwalnia z obowiązku rzetelnej weryfikacji prawa do świadczeń. – ZUS nadal będzie badał przesłanki ustawowe, a uproszczenie formy nie powinno prowadzić do obniżenia standardów kontroli. Kluczowe jest więc, aby zmiany techniczne szły w parze z jasnymi wytycznymi i jednolitą praktyką organu – zaznacza. ©℗