Odmowa zaświadczenia stażowego ZUS w 2026 r. Co zrobić, gdy ZUS nie potwierdza stażu pracy?

Zaświadczenie stażowe z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest kluczowe dla potwierdzenia okresów ubezpieczenia społecznego i zaliczenia ich do stażu pracy. Jednak nie zawsze jego wydanie jest możliwe – ZUS może odmówić wydania dokumentu w określonych sytuacjach. Co wtedy zrobić i jak zaliczyć okresy pracy do stażu, jeśli zaświadczenia brak?

Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie wnioski o zaświadczenie o ubezpieczeniu, niezbędne do doliczenia okresów do stażu pracy, należy składać wyłącznie elektronicznie przez konto w systemie eZUS. W serwisie pojawił się nowy formularz, oznaczony jako „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP).

Do 26 stycznia, według danych ZUS, wpłynęło 309 612 wniosków o uwzględnienie w stażu pracy okresów innych niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Zakład rozpatruje takie wnioski zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, a czas na wydanie decyzji wynosi maksymalnie 7 dni.

Do tego dnia, według danych ZUS, 228 806 wniosków zostało rozpatrzonych, a wydano 508 469 zaświadczeń potwierdzających okresy do stażu pracy. Z kolei 49 569 wniosków spotkało się z odmową.

Dlaczego ZUS odmawia wydania zaświadczenia do stażu pracy?

Najczęstsze przyczyny odmowy wydania zaświadczenia przez ZUS:

• Umowa zlecenie a status ucznia lub studenta

ZUS odmówi wydania zaświadczenia, jeśli wnioskowany okres ubezpieczenia dotyczy umowy zlecenia wykonywanej w czasie, gdy osoba posiadała status ucznia lub studenta i nie ukończyła jeszcze 26. roku życia. W takim przypadku nie podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu wykonywanej pracy.

• Nakładanie się tytułów do ubezpieczeń

Zaświadczenia mogą zostać odmówione, gdy osoba wnioskowała o okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub prowadzenia działalności gospodarczej, ale w tym samym czasie była objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS wskaże, że okres ten był uwzględniony w ubezpieczeniu zdrowotnym, a nie społecznym.

• Błędy w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych

Nieprawidłowości w dokumentach ZUS uniemożliwiają wydanie zaświadczenia. Dotyczy to zarówno okresów z działalności gospodarczej, jak i umów zlecenia. Braki lub błędy w zgłoszeniach skutkują odmową.

• Brak informacji na koncie ubezpieczonego

Jeżeli ZUS nie posiada danych o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie objętym wnioskiem, wydanie zaświadczenia jest niemożliwe. W takiej sytuacji klient otrzymuje decyzję odmowną.

Co zrobić w przypadku odmowy? Wniosek o postępowanie wyjaśniające

Posiadanie dokumentów potwierdzających wykonywanie działalności zawodowej lub pracy w danym okresie umożliwia podjęcie dalszych kroków. Osoba, której odmówiono wydania zaświadczenia, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia lub prowadzenia działalności.

Sposoby złożenia wniosku:

• elektronicznie – poprzez konto w eZUS, wykorzystując wniosek ogólny POG,
• listownie – na adres najbliższej jednostki ZUS,
• osobiście – w dowolnej placówce ZUS.

Odmowa wydania zaświadczenia stażowego przez ZUS nie oznacza definitywnego zamknięcia sprawy. W większości przypadków możliwe jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Kluczowe jest posiadanie dokumentów potwierdzających okres pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki nim ZUS może skorygować swoją decyzję i wydać brakujące zaświadczenie.

Brak zaświadczenia z ZUS a zaliczenie okresów do stażu pracy w 2026 r.

Nieuzyskanie zaświadczenia z ZUS nie oznacza automatycznej utraty prawa do zaliczenia okresów pracy do stażu. Przepisy pozwalają na wykorzystywanie alternatywnych, wiarygodnych dokumentów, które odtwarzają przebieg aktywności zawodowej. Jakie dokumenty mogą zastąpić zaświadczenie z ZUS?

Alternatywne dokumenty to m.in.:

• umowy zlecenia lub umowy agencyjne,
• zaświadczenia od zleceniodawcy potwierdzające wykonywaną pracę,
• rachunki lub potwierdzenia wypłat wynagrodzenia,
• korespondencja i inne dowody dokumentujące realizację umowy.

Kluczowe jest, aby dokumenty były spójne, rzetelne i precyzyjnie wskazywały okresy oraz charakter zatrudnienia.

Kto zalicza okresy do stażu pracy w 2026 r.?

Zgromadzone dokumenty należy przekazać obecnemu pracodawcy, który ocenia, czy pozwalają one na zaliczenie danego okresu do stażu pracy. Od tego zależą m.in.:

• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• nagrody jubileuszowe,
• dodatki stażowe i inne uprawnienia pracownicze.

Jeżeli pracownik korzysta z dokumentów innych niż zaświadczenie ZUS, warto dołączyć krótkie pismo wyjaśniające:

• jakie dokumenty są składane,
• jakie okresy obejmują,
• na jakiej podstawie prawnej lub faktycznej wnioskuje o ich uwzględnienie.

Takie pismo ułatwia pracodawcy weryfikację i przyspiesza procedurę zaliczenia stażu.