Nowe przepisy w Kodeksie pracy od 27 stycznia. Ważne zmiany dla pracowników i pracodawców

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązywać będą zmienione przepisy Kodeksu pracy, które określają termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop oraz umożliwiają załatwianie wielu spraw kadrowych w formie elektronicznej, obok tradycyjnej papierowej. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych została opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 12 stycznia.

Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Pracownik, który nie zdążył wykorzystać przysługujących mu dni wolnych przed zakończeniem współpracy, ma prawo do rekompensaty finansowej. Ekwiwalent ten przysługuje zarówno w momencie rozwiązania, jak i wygaśnięcia umowy o pracę. Choć techniczne aspekty wyliczania kwoty od lat reguluje rozporządzenie z 1997 roku, kwestia terminu płatności pozostawała przez długi czas niejasna. Lukę tę wypełniła dopiero nowelizacja Kodeksu pracy z 4 grudnia 2025 r., która precyzyjnie określa, kiedy środki muszą trafić na konto zatrudnionego.

Czy pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Pracownik, który kończy zatrudnienie bez wykorzystania całego należnego urlopu, zachowuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Obowiązek jego wypłaty powstaje zawsze wtedy, gdy wraz z rozwiązaniem umowy urlop nie został faktycznie wykorzystany. Kodeks pracy przewiduje jednak mechanizm, który ma ograniczyć takie sytuacje. Zgodnie z art. 167¹ k.p. w okresie wypowiedzenia pracownik musi skorzystać z przysługującego mu urlopu, jeżeli pracodawca zdecyduje się go udzielić. Oznacza to, że to pracodawca ma prawo jednostronnie skierować pracownika na urlop w czasie wypowiedzenia, nawet bez jego zgody.

W praktyce nie zawsze da się rozliczyć urlop w naturze. Zdarza się, że okres wypowiedzenia jest zbyt krótki, aby pracownik mógł wykorzystać całą przysługującą pulę dni wolnych. Często przeszkodą bywa także zwolnienie lekarskie obejmujące czas wypowiedzenia, które uniemożliwia skorzystanie z urlopu.

Urlop nie może być również udzielony w sytuacji, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli w trybie natychmiastowym.

W takich przypadkach jedyną dopuszczalną formą rozliczenia niewykorzystanego urlopu pozostaje wypłata ekwiwalentu pieniężnego, do której pracodawca jest zobowiązany z mocy prawa.

Przeniesienie urlopu na kolejną umowę o pracę – kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu?

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Kodeks pracy dopuszcza odstępstwo od tej zasady, jeżeli pracownik i pracodawca uzgodnią, że niewykorzystany urlop zostanie odebrany w trakcie kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

Warunkiem jest zawarcie nowej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. W takiej sytuacji urlop przechodzi na nowy stosunek pracy, a pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu pieniężnego.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – nowe przepisy Kodeksu pracy od 27 stycznia 2026 r.

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązywać będą nowe przepisy określające, kiedy należy wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Obecnie Kodeks pracy nie wskazuje wprost terminu wypłaty takiego świadczenia. Tę lukę ma wypełnić ustawa z 4 grudnia 2025 r., która wprowadziła do art. 171 nowe paragrafy 4 i 5.

Zgodnie z nowym art. 171 § 4 k.p. ekwiwalent będzie wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym na podstawie art. 85 k.p. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł rozliczyć ekwiwalent łącznie z ostatnią pensją, zamiast dokonywać wypłaty w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Autorzy nowelizacji podkreślają, że takie rozwiązanie ma usprawnić proces rozliczeń przy zakończeniu zatrudnienia, ograniczyć liczbę pomyłek wynikających z niekompletnych danych w dniu ustania stosunku pracy oraz zmniejszyć ryzyko naruszeń przepisów i sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Zmiany mają także realnie odciążyć działy kadr i płac, zwłaszcza w przedsiębiorstwach o dużej rotacji pracowników.

Ekwiwalent za urlop wypłacany w 10 dni – nowe zasady z art. 171 § 5 k.p.

Inaczej sytuacja będzie wyglądać wtedy, gdy ustalony zgodnie z art. 85 k.p. termin wypłaty wynagrodzenia wypada jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku zastosowanie znajdzie nowy art. 171 § 5 k.p., który przewiduje odrębny sposób rozliczenia.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca będzie zobowiązany przekazać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Jeżeli jednak tak wyznaczony termin przypadnie na dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym ten termin.

Sprawy kadrowe online od 27 stycznia 2026 r. – zmiany w Kodeksie pracy

Od 27 stycznia 2026 r. wiele czynności z zakresu prawa pracy będzie można realizować również w postaci elektronicznej. Oznacza to odejście od wyłącznej formy papierowej i dopuszczenie równoległego obiegu dokumentów w wersji cyfrowej. Pracodawca lub pracownik będzie mógł wybrać, w jakiej postaci złoży dokumenty.

W formie elektronicznej możliwe będzie m.in.:

• przekazywanie informacji o monitoringu w miejscu pracy,
• informowanie o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultowanie zamiaru wypowiedzenia umowy z organizacją związkową,
• ustalanie harmonogramów czasu pracy,
• składanie wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy,
• wnioskowanie o skrócony tydzień pracy, system weekendowy lub ruchomy czas pracy,
• składanie wniosków o czas wolny na sprawy osobiste,
• wnioskowanie o czas wolny za nadgodziny,
• informowanie PIP o zatrudnianiu pracowników nocnych,
• składanie wniosków o urlop bezpłatny, także na czas pracy u innego pracodawcy,
• przekazywanie instrukcji i wytycznych BHP.

W praktyce oznacza to, że wszystkie te czynności będzie można wykonać zarówno na papierze, jak i elektronicznie. Dotychczas przepisy dopuszczały wyłącznie formę pisemną.

Postać elektroniczna dokumentów pracowniczych – co oznacza według nowych przepisów?

Autorzy nowelizacji wyjaśniają, że zachowanie postaci elektronicznej następuje np. wtedy, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w wiadomości e-mail, zakończonej imieniem i nazwiskiem nadawcy lub innymi danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. Do postaci elektronicznej zalicza się również forma elektroniczna w rozumieniu kodeksu cywilnego, czyli dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Postać elektroniczna obejmuje zatem zarówno rozwiązania w pełni sformalizowane (kwalifikowany podpis), jak i mniej formalne, o ile umożliwiają identyfikację autora oświadczenia.

Forma pisemna w Kodeksie pracy – kiedy nadal jest obowiązkowa mimo cyfryzacji?

Warto podkreślić, że Kodeks pracy w wielu przypadkach nadal wymaga zachowania formy pisemnej. Dotyczy to m.in. wypowiedzenia umowy o pracę. Oznacza to konieczność złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie.

Jednocześnie przepisy uznają, że oświadczenie woli złożone elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest równoważne z formą pisemną. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2024 r. (II PSKP 86/22), wskazując, że wypowiedzenie umowy przesłane elektronicznie z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym spełnia wymogi prawa pracy, zwłaszcza w środowisku, w którym strony na co dzień posługują się komunikacją elektroniczną. Zwykły e-mail lub skan dokumentu w przypadku zwalniania pracownika może zostać uznany za naruszenie procedur.

Zmiany w ZFŚS od 27 stycznia 2026 r. – nowa reprezentacja pracowników

Ponadto nowelizacja ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wprowadza bardziej precyzyjne zasady dotyczące reprezentacji załogi. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca będzie zobowiązany do konsultowania regulaminów funduszu – określonych w art. 4 i art. 8 ustawy – z co najmniej dwoma pracownikami wskazanymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Dotychczasowe przepisy przewidywały udział jedynie jednego przedstawiciela pracowników.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

FAQ - pytania i odpowiedzi (zmiany w Kodeksie pracy od 27 stycznia 2026 r.)