Nowelizacja kodeksu pracy rozszerza katalog okresów zaliczanych do stażu pracy pracownika

Uwaga! Brak ustawowego obowiązku informacyjnego nie wyłącza jednak możliwości podjęcia przez pracodawcę takich działań z własnej inicjatywy. Przekazanie pracownikom informacji o zmianach należy ocenić jako rozwiązanie racjonalne i pożądane. Mieści się ono w standardach dbałości o dobro załogi, poszanowania zasad współżycia społecznego oraz budowania prawidłowych relacji w zakładzie pracy.

W jakich okolicznościach posiadanie przez pracodawcę dokumentacji dotyczącej umowy zlecenia zawartej z obecnym pracownikiem skutkuje zaliczeniem tego okresu do stażu pracy z urzędu?

Na możliwość samodzielnego uwzględnienia przez pracodawcę wcześniejszych okresów współpracy wskazuje resort pracy w wyjaśnieniach „Staż pracy na nowych zasadach” na portalu www.gov.pl. W odpowiedzi na pytanie dotyczące automatycznego przeliczania okresów zatrudnienia resort wskazał, że aktualizacja uprawnień pracowniczych powinna nastąpić wówczas, gdy praco dawca dysponuje dokumentami potwierdzającymi okresy podlegające zaliczeniu do stażu pracy, w szczególności gdy zostały one przedstawione przez pracownika albo gdy współpraca była wcześniej realizowana na podstawie umowy, której wykonywanie – zgodnie z nowymi przepisami – podlega uwzględnieniu. Stanowisko to nie ma jednak jednoznacznego oparcia w treści art. 302¹ k.p. Przepis ten nie ustanawia po stronie pracodawcy obowiązku dokonywania z urzędu ustaleń dotyczących wcześniejszych umów cywilnoprawnych ani ich automatycznego wliczania do stażu pracy. Jedynym dokumentem potwierdzającym okresy wykonywania „oskładkowanych” zleceń pozostaje zaświadczenie wydane przez ZUS, a obowiązujące regulacje nie przewidują odstępstw od tego wymogu, nawet w sytuacji, gdy pracodawca posiada własną dokumentację archiwalną dotyczącą danej współpracy.

Przyjęcie odmiennego założenia prowadziłoby do konieczności przeglądu całej dokumentacji dotyczącej wszystkich aktualnie zatrudnionych osób, czego ustawodawca nie przewidział.

W konsekwencji należy uznać, że inicjatywa w zakresie zaliczenia tych okresów spoczywa na pracowniku. To on powinien wystąpić z wnioskiem oraz przedstawić zaświadczenie z ZUS albo – w przypadku okresów niepodlegających obowiązkowi ubezpieczeniowemu – złożyć stosowne oświadczenie. Jeżeli pracodawca dysponuje dokumentacją potwierdzającą dany okres, oświadczenie takie może zostać uznane za wystarczające.

Jak ustala się możliwość zaliczenia do stażu pracy zleceń wykonywanych w trakcie studiów, jeżeli brak jest dokumentów potwierdzających ich realizację?

Sposób dokumentowania okresów świadczenia usług na podstawie umów zlecenia zależy od tego, czy w danym czasie osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, czy też – na podstawie przepisów odrębnych – była z tego obowiązku wyłączona.

W pierwszym przypadku potwierdzenie okresów następuje na podstawie zaświadczenia wydanego przez ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Wniosek o wydanie takiego dokumentu składa osoba, której dotyczy dany okres, wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS. Pracodawca nie pośredniczy w tym postępowaniu. ZUS sporządza i doręcza zaświadczenie w postaci elektronicznej, a jego wydawanie jest możliwe od 1 stycznia 2026 r.

Inaczej jest w odniesieniu do okresów, w których zleceniobiorca nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, w szczególności w przypadku zleceń wykonywanych przez studentów do ukończenia 26. roku życia. ZUS nie potwierdzi takich okresów, gdyż nie dysponuje danymi pozwalającymi na ich odtworzenie. Wykazanie tych okresów obciąża zatem pracownika. Zgodnie z art. 302¹ par. 3 k.p. muszą one zostać udokumentowane w sposób wiarygodny, zarówno co do rodzaju wykonywanej aktywności, jak i jej długości. W praktyce mogą to być w szczególności umowy zlecenia uzupełnione o dokumenty potwierdzające ich faktyczną realizację, zaświadczenia zleceniodawcy wskazujące okres świadczenia usług, kopie rachunków lub innych dokumentów rozliczeniowych, rozliczenia podatkowe bądź zestawienia liczby godzin pracy odnoszące się do konkretnych przedziałów czasowych.

Uwaga! Okresów, które nie zostaną udokumentowane w powyższy sposób, nie można zaliczyć do stażu pracy. Samo oświadczenie pracownika o wykonywaniu zleceń nie spełnia wymogów ustawowych.

W konsekwencji, jeżeli pracownik nie posiada i nie jest w stanie uzyskać żadnych wiarygodnych dokumentów potwierdzających wykonywanie umów, okresów tych nie będzie można uwzględnić przy ustalaniu stażu pracy.

Z jakiego okresu umowy zlecenia w Polsce albo umowy realizowane za granicą będą wliczane do okresów zatrudnienia – czy jest jakieś ograniczenie czasowe?

Nie, takie ograniczenie nie zostało wprowadzone. Do stażu pracy mogą być wliczone okresy wymienione w art. 302¹ k.p. zarówno występujące po 1 stycznia 2026 r., jak i kiedykolwiek przed tą datą. Istotne jest to, by były udokumentowane przez pracownika, co w przypadku okresów bardzo odległych może stwarzać niekiedy problem.

Uwaga! Do stażu pracy zaliczane są nie tylko okresy wykonywania pracy w Polsce, ale również za granicą. Wynika to wprost z art. 339 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (dalej: u.r.p.), który wskazuje, że udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych.

Przed wejściem w życie u.r.p. okresy zatrudnienia były wliczane na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Na użytek u.r.p. „zatrudnienie” oznacza wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego lub umowy o pracę nakładczą. Nie obejmuje zatem zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych, które dotychczas do stażu pracy w Polsce nie były zaliczane. To właśnie zmienia nowy art. 302¹ k.p., który nakazuje zaliczenie do okresów zatrudnienia udokumentowanych okresów wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.

Jak udokumentować inne okresy aktywności zarobkowej za granicą niż zatrudnienie pracownicze?

Resort pracy w wyjaśnieniach, pt. „Staż pracy na nowych zasadach” wyjaśnia: „przepisy ustawy nie wskazują konkretnego rodzaju dokumentu potwierdzającego pracę zarobkową za granicą, ponieważ wykonywanie pracy w innych krajach może przybierać różne formy i nazwy”. Może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. Obowiązujące przepisy nie określają katalogu dokumentów potwierdzających zagraniczny staż pracy. Można posłużyć się np. dokumentami z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych, dokumentem z rejestru o prowadzeniu działalności gospodarczej; zaświadczeniem wydanym przez zagranicznego pracodawcę.

Uwaga! Na podstawie przepisów ustawy o języku polskim, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego. Nie ma obowiązku tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, ale samo przetłumaczenie dokumentu powinno być przechowywane. Przepisy nie przewidują kto miałby to zrobić, ale przyjmując, że zaliczenie do stażu pracy określonego okresu leży w interesie pracownika, to on powinien je zorganizować, a pracodawca może od niego wymagać przedstawienia tłumaczenia.

Zleceniobiorca wystąpił do swojego byłego zleceniodawcy o wystawienie zaświadczenia o okresie wykonywania na jego rzecz umowy zlecenia, ale ten odmówił. Czy można zgłosić to do PIP?

Zleceniodawca nie jest zobowiązany do wystawiania zaświadczeń potwierdzających wykonywanie na jego rzecz umów zlecenia ani innych umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Decyzja w tym zakresie ma charakter fakultatywny i pozostaje wyłącznie w gestii zleceniodawcy. Obowiązujące regulacje nie wprowadziły rozwiązań analogicznych do świadectwa pracy ani nie ustanowiły obowiązku sporządzenia takiego dokumentu na wniosek zleceniobiorcy.

Uwaga! Państwowa Inspekcja Pracy nie jest uprawniona do kontroli działań zleceniodawcy w tym zakresie ani do podejmowania jakichkolwiek czynności zmierzających do zobowiązania go do wystawienia zaświadczenia. ©℗