Katarzyna Mróz, menedżer w departamencie outsourcingu Grant Thornton

W Parlamencie procedowanych jest wiele nowych przepisów, których wdrożenie jest planowane na 2026 r., a tylko nieliczne przybrały już ostateczny kształt. Dlatego tak istotne jest i będzie bieżące monitorowanie zmian i przygotowanie się na szybkie dostosowanie procedur oraz systemów kadrowo-płacowych do nowych wymogów. Czego dokładnie dotyczą nowe regulacje?

Nowe zasady przeliczania stażu pracy już od stycznia 2026 r.

Jedną z większych zmian, do których działy kadrowo-płacowe powinny przygotować się już teraz, jest rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy. Otóż, od 1 stycznia 2026 r. dla pracodawców sektora finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. dla pozostałych zatrudniających zacznie obowiązywać rozszerzony katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Obejmie on m.in.: okresy prowadzenia działalności gospodarczej, współpracy przy niej, wykonywania umów zlecenia i agencyjnych, członkostwa w spółdzielniach rolniczych oraz pracy zarobkowej za granicą.

Zmiana ta bezpośrednio wpłynie na uprawnienia uzależnione od stażu, takie jak: wymiar urlopu, dodatek stażowy, okres wypowiedzenia czy wysokość odprawy, co w wielu firmach może oznaczać szybciej nabywane uprawnienia i potencjalnie wyższe koszty.

Organizacje powinny więc przygotować się na konieczność: weryfikacji dokumentów pracowników, przeliczenia stażu, aktualizacji danych oraz dostosowania systemów kadrowo-płacowych. Przy czym warto podkreślić, że aby przeliczyć staż pracy, pracownik będzie składał elektronicznie wniosek do ZUS przez portal PUE ZUS o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy podlegania ubezpieczeniom (np. okres prowadzenia działalności gospodarczej). Okresy nieujawnione w ZUS, takie jak chociażby umowy zlecenia studentów, będą wymagały samodzielnego udokumentowania przez pracownika. Pracownik będzie dysponował okresem 24 miesięcy od wejścia w życie przepisów na przedstawienie wymaganych dokumentów, jeśli zechce, aby obecny pracodawca przeliczył jego uprawnienia pracownicze.

Jasne przepisy dotyczące ekwiwalentu za urlop

Grudzień przybliżył nas także do zakończenia prac nad ustawą zmieniającą zapisy Kodeksu pracy w zakresie zmiany terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. Nowe regulacje to wynik prac związanych z deregulacją przepisów. Projekt trafił do Sejmu pod koniec lipca 2025 r., a 4 grudnia został ostatecznie uchwalony przez Sejm. Obecnie oczekuje na decyzję Senatu, a dalej podpis Prezydenta. Po przejściu przez te etapy ustawa ma wejść w życie w ciągu 14 dni od jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Podstawową zmianą, wynikającą z nowelizacji, jest ujednolicenie zasad wypłaty ekwiwalentu za urlop. W obecnym stanie prawnym ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien zostać wypłacony w dniu rozwiązania umowy o pracę, czyli niejednokrotnie poza głównym cyklem płacowym i w innym dniu niż wypłata ostatniego wynagrodzenia za pracę. W praktyce u pracodawcy, u którego występuje duża rotacja pracowników, a rozwiązania stosunku pracy następują w różnych datach organizacja wypłat w różnych terminach bywa utrudniona lub wręcz niemożliwa. Po nowelizacji przepisów ekwiwalent za urlop będzie można wypłacić w dniu wypłaty normalnego wynagrodzenia za pracę, co jest korzystną zmianą dla działów kadrowych oraz płacowych.

Ponadto ustawa wprowadza także zmiany w zakresie digitalizacji dokumentacji. Dzięki nim możliwe będzie zastosowanie postaci elektronicznej w wielu czynnościach z zakresu prawa pracy. W miejsce wyłącznie formy pisemnej pojawi się katalog czynności, które pracownik będzie mógł załatwić za pośrednictwem zarówno tradycyjnej formy papierowej, jak i elektronicznie (np. poprzez mail, system HR). Wśród nich można wymienić m.in.: wniosek pracownika o udzielenie wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, wnioski o udzielenie bezpłatnego urlopu czy wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy. Celem tej zmiany jest usprawnienie komunikacji między pracownikiem tak, aby bardziej odpowiadała dzisiejszej praktyce cyfrowej.

Jawność wynagrodzeń na legislacyjnym rozstaju

Choć liczba nowych regulacji, które wejdą w życie w 2026 r., może wydawać się niewielka, działy kadrowe czeka intensywny czas. A to za sprawą tego, że w procesie legislacyjnym jest wiele zmian wpływających na obszary związane z zatrudnieniem. Co więcej, część z nich znajduje się na rozstajach - częściowo już obowiązują, a jednocześnie nadal są opracowywane. Dobrym tego przykładem jest tzw. dyrektywa o jawności wynagrodzeń, a dokładniej dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

Pierwsze zmiany w zakresie jawności i przejrzystości wynagrodzeń zostały już ustanowione w polskich przepisach i dotyczą jawności wynagrodzenia na etapie rekrutacji. Począwszy od 24 grudnia 2025 r. każdy pracodawca musi przekazać kandydatowi informację o proponowanym wynagrodzeniu (lub widełkach) oraz obowiązujących regulaminach wynagradzania. Informacja ta powinna pojawić się: w ogłoszeniu rekrutacyjnym, przed rozmową lub najpóźniej przed podpisaniem umowy.

To jednak dopiero początek zmian. Kolejne obowiązki mają być wprowadzone według wytycznych UE najpóźniej do czerwca 2026 r. i obejmą m.in.: zasady ustalania wynagrodzeń i ich progresji, obowiązek ujawniania informacji o wynagrodzeniu indywidualnym i średnim w grupie porównawczej, a także raportowanie luki płacowej i ocenę wynagrodzeń pod kątem równości płci. Nad ostatecznym kształtem przepisów w Polsce wciąż toczą się prace legislacyjne, dlatego konieczne jest uważne śledzenie zmian i odpowiednie przygotowanie procesów kadrowych.

Długa lista zmian kadrowych oczekujących na wejście w życie w 2026 r.

Na sejmowej ławie oczekuje jeszcze wiele projektów ustaw, które mogą istotnie wpłynąć na kwestie pracownicze. Wśród najważniejszych propozycji znajdują się m.in.: zmiany dotyczące kontroli ZUS i zasad udzielania zwolnień lekarskich oraz rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Zmiany w zakresie wykorzystywania zwolnień lekarskich i kontroli ZUS

Jesienią mijającego roku do Sejmu wpłynął projekt ustawy wprowadzający zmiany w zakresie ujednolicenia i standaryzacji zasad orzekania o niezdolności do pracy, zmiany zasad zatrudnienia lekarzy orzeczników oraz zasad wykorzystywania zwolnień lekarskich. Celem jest ujednolicenie i usprawnienie obecnego systemu, w którym, jak wskazują liczne głosy, występują istotne problemy, w tym: rozbieżności w orzekaniu, długie okresy oczekiwania na decyzję uprawniającą do świadczeń oraz trudności kadrowe po stronie ZUS.

Projekt przewiduje dwa zasadnicze filary zmian. Pierwszy z nich obejmie m.in.: uelastycznienie zatrudnienia i wynagradzania lekarzy orzeczników, rozszerzenie możliwości orzekania na inne zawody medyczne, wsparcie lekarzy przez asystentów oraz jednoosobowe orzekanie w każdej instancji.

Z kolei druga część proponowanego projektu ustawy reguluje kwestie związane z wykorzystywaniem zwolnień lekarskich oraz kontrolą prawidłowości ich wykorzystywania. Celem zmian jest doprecyzowanie przesłanek utraty prawa do świadczeń z tytułu przebywania na zwolnieniu lekarskim, tak aby osoby korzystające ze zwolnienia miały pełną świadomość swoich praw i obowiązków w tym okresie. Jak dotąd wykonywanie pracy zarobkowej lub wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z celem skutkowało utratą zasiłku za cały okres zwolnienia.

Projekt doprecyzowuje te pojęcia i wprowadza kilka istotnych nowości, m.in.:

• definicję pracy zarobkowej oraz aktywności sprzecznych z celem zwolnienia,

• możliwość wykonywania pracy u jednego pracodawcy podczas zwolnienia lekarskiego wystawionego u innego pracodawcy,

• doprecyzowanie uprawnień kontrolujących (np. możliwość legitymowania osoby kontrolowanej, kontrola po ustaniu tytułu do ubezpieczenia).

Proponowane zmiany w zakresie zdefiniowania pracy zarobkowej oraz aktywności sprzecznych z celem zwolnienia mają wprowadzić w życie utrwaloną w ostatnich latach wykładnię Sądu Najwyższego. I tak, zgodnie z projektowaną definicją, pracą zarobkową nie będą czynności incydentalne podejmowane z istotnych powodów (np. podpisanie dokumentów, gdy zaniechanie mogłoby prowadzić do poważnych strat). Natomiast aktywnością sprzeczną z celem zwolnienia będzie każde działanie wydłużające leczenie, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego i czynności koniecznych (np. zakup leków czy stawienie się na zabieg).

Warto dodać, że po zmianach możliwe będzie też wykonywanie pracy zawodowej z jednego tytułu podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim z innego tytułu. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu zmian, dotyczy to np. sytuacji, w której chirurg ze złamanym palcem nie może wykonywać pracy w szpitalu, natomiast mógłby wykonywać pracę nauczyciela akademickiego – prowadzić wykład. Taki pracownik będzie miał obowiązek poinformować zakład pracy, w którym nie korzysta ze zwolnienia i wykonuje pracę, o fakcie wystawienia zwolnienia lekarskiego z innego tytułu, żeby umożliwić prawidłowe ustalanie okresu zasiłkowego przez płatników zasiłków.

Rozszerzenie uprawnień PIP mniejsze niż zakładano

Kolejnym projektem zmian, który obecnie znajduje się na etapie legislacji, jest projekt rozszerzający uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), jeśli chodzi o przeciwdziałanie zastępowaniu umów o pracę umowami cywilnoprawnymi. Ze względu na sprzeciw strony pracodawców oraz części posłów, którzy byli zdania, że rozbudowanie uprawnień PIP miało być zbyt daleko idące, kształt ustawy został znacząco złagodzony po rozpatrzeniu jej przez Stały Komitet Rady Ministrów.

Według obecnego brzmienia projektu inspektor PIP mógłby decyzją administracyjną przekształcać umowy cywilnoprawne (B2B, umowy zlecenia czy o dzieło) w umowy o pracę, jeżeli charakter współpracy w ocenie PIP wskazuje na wykonywanie pracy w warunkach właściwych dla stosunku pracy. Okręgowy inspektor pracy w toku kontroli będzie mógł, w zależności od stanu faktycznego, złożoności sprawy oraz zasadności, albo wnieść do sądu powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy, albo od razu wydać decyzję administracyjną stwierdzającą jego istnienie.

Jednak taka decyzja zostanie poddana ocenie stron. Pracodawca i pracownik będą mogli zdecydować: czy chcą zmienić stosunek pracy, dostosować obecną umowę do przepisów, czy zaskarżyć decyzję. Dopiero po przejściu pełnej ścieżki odwoławczej (Główny Inspektor Pracy, Wojewódzki Sąd Administracyjny, a ostatecznie Naczelny Sąd Administracyjny) decyzja staje się ostateczna, jeśli nie zostanie uchylona. To istotne ustępstwo w stronę pracodawców, ponieważ wcześniejsza propozycja przewidywała obowiązek natychmiastowego respektowania decyzji administracyjnej.

Warto podkreślić, że zmiana umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy wiąże się dla pracodawcy z wieloma obowiązkami i zwiększeniem kosztów zatrudnienia, co w konsekwencji wpłynie również na wysokość wynagrodzenia pracownika. Do najważniejszych obowiązków należą: zgłoszenie pracownika do ZUS, prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej, respektowanie praw pracowniczych w zakresie urlopów i świadczeń dodatkowych czy odprowadzanie zaliczek podatkowych i składek ZUS. Choć wprowadzenie zmian w ustawie opóźniło jej wejście w życie, warto już teraz przeprowadzić przegląd umów zawieranych ze współpracownikami i śledzić dalsze etapy pracy nad ustawą.