Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl

Miał być porządek, uszczelnienie systemu i transparentność oraz ograniczenie biurokracji. Tymczasem rzeczywistość, z którą od 1 grudnia br. mierzą się firmy zatrudniające cudzoziemców, jest zupełnie inna. Wszystko za sprawą wejścia w życie rozporządzenia z 20 listopada w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi dołączyć do wniosku (Dz.U. 2025 r. poz. 1629). Na nowo zdefiniowało ono listę dokumentów niezbędnych do uzyskania zezwolenia na pracę. Urzędnicy, zasłaniając się przepisami, stawiają pracodawcom kolejne wymogi.

Oświadczam, że nic nie wiem

Urzędy wymagają od firm złożenia trzech kluczowych oświadczeń. Pierwsze dotyczy wynagrodzenia – pracodawca musi oświadczyć, że pensja cudzoziemca nie będzie niższa od stawek pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na podobnym stanowisku. Drugie oświadczenie ma potwierdzać stabilność finansową firmy, czyli dysponowanie środkami niezbędnymi do pokrycia zobowiązań wynikających z zatrudnienia. Jednak to trzeci dokument wywołuje największą burzę. Chodzi o oświadczenie, w którym pracodawca musi potwierdzić, że „według jego wiedzy” cudzoziemiec nie był prawomocnie skazany za przestępstwo.

– Oświadczenie o niekaralności i posiadanych środkach to nowość – mówi Joanna Torbé-Jacko, adwokatka i ekspertka BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Przyznaje, że sygnały o nadchodzących problemach pojawiały się już wcześniej, bo po 1 czerwca tego roku, wyprzedzając oficjalne terminy, niektóre nadgorliwe urzędy już ich oczekiwały.

Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 r. poz. 621) wskazuje bowiem prawomocne skazanie jako przesłankę, na podstawie której urząd może odmówić wydania zezwolenia na pracę. Problem w tym, że państwo przerzuciło obowiązek weryfikacji tego faktu na przedsiębiorcę, nie dając mu do tego żadnych narzędzi.

Pracodawcy sygnalizują, że największym kłopotem nie jest sama lista dodatkowych dokumentów, których się od nich wymaga, ale to, że spełnienie nowych wymogów jest po prostu absurdalne. Zaznaczają, że pracodawca nie ma prawa pytać kandydata o karalność ani żądać zaświadczenia rejestru, chyba że rekrutacja dotyczy specyficznych stanowisk, gdzie wymóg ten wynika wprost z odrębnych ustaw.

– Do tego zgodnie z art. 10 RODO, przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa wolno dokonywać wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Do tego wszelkie kompletne rejestry wyroków skazujących są prowadzone wyłącznie pod nadzorem władz publicznych. Tym samym pracodawca nie może pozyskiwać tych danych nawet na podstawie zgody cudzoziemca – mówi Joanna Torbé-Jacko i dodaje, że jest to okoliczność, którą urząd powinien weryfikować samodzielnie. Co prawda przepis mówi, że oświadczenie składa się „według wiedzy pracodawcy”, ale w większości przypadków w praktyce nie mają wiedzy na ten temat.

– Pojawia się pytanie, po co zatem wymaga się takiego oświadczenia? To wygląda trochę jak urzędniczy parasol. Trochę, tak jakby ktoś kazał złożyć oświadczenie przysłowiowemu Kowalskiemu, że jego sąsiad jest niekarany – wyjaśnia obrazowo Joanna Torbé-Jacko.

Przedsiębiorcy, postawieni pod ścianą, znaleźli sposób na wyjście z tej patowej sytuacji, stosując swoistą inżynierię prawną. Aby nie narazić się na odpowiedzialność karną za składanie fałszywych oświadczeń, dołączają do urzędowych formularzy własne pisma przewodnie. Wskazują w nich wprost, że nie byli w stanie zweryfikować przeszłości kryminalnej cudzoziemca, a wymagane oświadczenie składają wyłącznie na podstawie swojej subiektywnej, siłą rzeczy ograniczonej wiedzy.

– Zgodnie z przepisami organ prowadzący postępowanie samodzielnie pozyskuje z Krajowego Rejestru Karnego informacje o skazaniu cudzoziemca za przestępstwa. Nałożenie na pracodawcę dodatkowego obowiązku weryfikacji jest nieuzasadnione – mówi Nadia Winiarska, ekspertka w departamencie pracy w Konfederacji Lewiatan. To działanie asekuracyjne, mające na celu jakąkolwiek podkładkę w razie kontroli.

Płacowy labirynt bez wyjścia

Oświadczenie o niekaralności to niejedyna mina, na którą wchodzą firmy. Nadia Winiarska dodaje, że nie mniej problemów dostarcza wypełnienie oświadczenia o wynagrodzeniu. Choć wymóg ten istniał już wcześniej, w nowym reżimie prawnym nabrał on nowego ciężaru gatunkowego. Przepisy nakazują, by pensja cudzoziemca nie była niższa niż u innych pracowników, ale brakuje punktu odniesienia.

- Pracodawcy pytają, czy oferowane cudzoziemcowi wynagrodzenie nie może być niższe niż osób wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku, w danej firmie, czy na lokalnym rynku pracy. Bo to z przepisów nie wynika - tłumaczy Nadia Winiarska.

Przedsiębiorcy zwracają uwagę na brak narzędzi analitycznych. Organy rozpatrujące wnioski mają dostęp do bazy wynagrodzeń opartej na Centralnej Bazie Ofert Pracy, która pozwala na ocenę, czy wynagrodzenie proponowane cudzoziemcowi jest porównywalne do pensji oferowanych na lokalnym rynku pracy. Pracodawcy z kolei nie mają porównania, jakie płace obowiązują w Polsce na danych stanowiskach w ujęciu regionalnym czy branżowym. Mają też pytania o to, jak uwzględnić w tej sytuacji naturalne różnicowanie wynagrodzeń. Czy jeśli nowy pracownik zarabia mniej niż osoba z 20-letnim stażem, to jest to naruszenie przepisów? Ustawa milczy, a urzędnicy interpretują przepisy po swojemu.

Kłopotów dostarcza też oświadczenie o posiadanych środkach. Pracodawcy pytają: co w sytuacji, gdy za kilka miesięcy sytuacja w firmie się zmieni, koniunktura siądzie, a zbiegnie się to z kontrolą? Czy wtedy zostaną pociągnięci do odpowiedzialności za składanie fałszywego oświadczenia, mimo że w dniu składania wniosku byli wypłacalni? Dlatego składając je przy okazji wniosku o zezwolenie czy oświadczenie o powierzeniu pracy, wskazują wprost, że mają środki lub wpływy „na dany dzień”.

Zdaniem pracodawców wszystko to rażąco przeczy zapewnieniom rządu o tym, że będzie mniej biurokracji, a procedury zostaną uproszczone.

Ramka 1

O co pytają urzędnicy?

Urząd ma obowiązek sprawdzenia, czy istnieją przesłanki do odmowy wydania zezwoleń na pracę. Pyta, czy:

- firma dopełnia obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego pracowników lub innych osób objętych obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym albo zgłasza do ubezpieczenia społecznego rolników pomocników rolnika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników,

- nie zalega z uiszczeniem podatków,

- posiada środki finansowe albo źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi,

- prowadzi działalność uzasadniającą powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie,

- nie została ustanowiona lub nie działa w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium RP,

- nie narusza prawa w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.