Potwierdzenia wykonywania nawet krótkich zleceń będą wliczane do stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sfery finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców zacznie obowiązywać dodany do kodeksu pracy art. 302¹. Wprowadza on zasadę, zgodnie z którą do okresów zatrudnienia będą wliczane także te formy aktywności zarobkowej, które dotychczas nie miały wpływu na staż pracy. Nowe regulacje będą istotnie oddziaływać na ustalanie uprawnień pracowniczych – w szczególności dotyczących wymiaru urlopu, dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych (głównie w sferze budżetowej, choć nie wyłącznie). W sytuacji, gdy praca w ramach takich umów była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy, uwzględnienie tych okresów może również oddziaływać na długość wypowiedzenia umowy o pracę lub wypowiedzenia warunków pracy i płacy.

Obecny staż pracy

Do stażu pracy wlicza się okresy:

• trwania stosunku pracy, niezależnie od ich długości, podstawy zatrudnienia, rodzaju umowy czy wymiaru czasu pracy, a także
• inne niż stosunek pracy, jeżeli przepisy wprost przewidują ich zaliczanie do stażu pracy. Przykładem może być m.in.: okres pracy w gospodarstwie rolnym w charakterze domownika lub czas, za który przysługiwało odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ k.p.

Działalność gospodarcza

Po wejściu w życie art. 302¹ k.p. do stażu pracy będą wliczane również okresy:

• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej,
• w których przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie podlegał ubezpieczeniom społecznym z uwagi na korzystanie z tzw. ulgi na start, o której mowa w art. 18 ustawy – Prawo przedsiębiorców (dalej: p.p.),
• współpracy z takim przedsiębiorcą, jeżeli za jej czas zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej przez osobę wykonującą pozarolniczą działalność gospodarczą, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pod warunkiem że za ten czas zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą, jeśli również za ten okres były odprowadzane należne składki.

Inne okresy aktywności zawodowej

Do stażu pracy zostaną także włączone niektóre inne okresy, w których osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo nie podlegała im z uwagi na przepisy szczególne. Chodzi np. o okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wykonywania umowy agencyjnej, pozostawania osobą współpracującą z osobą wykonującą zlecenia lub umowy agencyjne, a także członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub w spółdzielni kółek rolniczych.

Na rzecz własnego pracodawcy

Do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy będą wliczane okresy, o których mowa w art. 302¹ par. 1–4 oraz par. 7 k.p., pod warunkiem że w tym czasie pracownik faktycznie wykonywał pracę na rzecz tego pracodawcy. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których praca była świadczona w ramach prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego stosuje się regulacje dotyczące zlecenia, a także wykonywania umowy agencyjnej.

Zasada ta obejmuje również okresy pozostawania osobą współpracującą, członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub członkiem spółdzielni kółek rolniczych. Wliczeniu będą podlegać ponadto okresy wykonywania działalności, o której mowa w art. 18 ust. 1 p.p., w czasie, gdy osoba ta nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w związku z korzystaniem z tzw. ulgi na start, a także okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Umowa na jeden dzień czy kilka godzin

Umowy zlecenia – rozumiane szeroko, a więc obejmujące zarówno klasyczne zlecenia w rozumieniu art. 734 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), jak i umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu na podstawie art. 750 k.c. – będą wliczane do stażu pracy niezależnie od czasu ich trwania. W tym zakresie ustawodawca nie przewidział żadnej granicy. Jednak ze względu na specyfikę tych umów należy się spodziewać, że – w odróżnieniu od standardowego zatrudnienia w ramach stosunku pracy – wielu pracowników będzie przedstawiać potwierdzenia obejmujące bardzo liczne, a niekiedy nawet wyjątkowo krótkie okresy wykonywania zleceń.

Umowa cywilnoprawna może zostać rozwiązana w dowolnym momencie, dlatego nie stanowi samodzielnego dowodu faktycznego świadczenia usług w określonym w niej czasie. Umowy mogą jednak stanowić element dokumentacji uzupełniającej, której celem będzie potwierdzenie rzeczywistego okresu wykonywania czynności. W skład takiej dokumentacji mogą wchodzić w szczególności:

• zaświadczenia wystawione przez zleceniodawcę potwierdzające okres świadczenia usług,
• kopie rachunków do umów opatrzone potwierdzeniem zleceniodawcy i wskazujące okresy, których dotyczą,
• kopie zestawień liczby godzin świadczenia usług z odniesieniem do konkretnych okresów, których dane rozliczenia dotyczą. ©℗

Dwa sposoby obliczeń

Ustalając okres zatrudnienia pracowniczego, stosuje się dwa sposoby jego obliczania:

1) w przypadku ciągłości zatrudnienia przyjmuje się, że termin upływa dnia poprzedzającego datę rozpoczęcia, np. jeśli stosunek pracy rozpoczął się 10 czerwca i zakończył 11 lipca, to okres zatrudnienia wynosi miesiąc (upłynął 9 lipca) oraz 2 dni;

2) w odniesieniu do niepełnych miesięcy przyjmuje się, że jeden miesiąc odpowiada trzydziestu dniom.

Dowody na krótkie angaże

Dokumentowanie okresów wykonywania usług na podstawie umów zlecenia nie zależy od długości trwania tych umów, lecz od tego, czy w danym okresie osoba fizyczna:

1) podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,

2) nie podlegała ww. ubezpieczeniom na podstawie przepisów szczególnych.

Okresy zaliczane do pierwszej grupy będą potwierdzane wydanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaświadczeniem o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Wniosek o wydanie takiego dokumentu składa sam zainteresowany – wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS.

ZUS sporządza i udostępnia wnioskodawcy zaświadczenie w formie elektronicznej, zamieszczając je na jego profilu informacyjnym. Wydawanie tych zaświadczeń będzie możliwe dopiero po 1 stycznia 2026 r.

W przypadku zleceń, podczas których zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jedynym dowodem potwierdzającym ich okres dla wliczenia go o stażu pracy będzie zaświadczenie z ZUS. W tym przypadku pracodawca nie przyjmuje żadnego innego, nawet bardzo wiarygodnego potwierdzenia.

Zaświadczenia nie będą – z oczywistych przyczyn – wydawane za okresy wykonywania umów, w trakcie których zleceniobiorca nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. ZUS nie dysponuje bowiem informacjami o takich okresach, a tym samym nie ma podstaw do ich potwierdzenia.

Uwaga! Obowiązek udokumentowania wspomnianych okresów spoczywa na pracowniku, który powinien przedstawić wiarygodne dowody potwierdzające zarówno charakter danego okresu (w tym przypadku – wykonywanie umowy o świadczenie usług), jak i jego długość.