ikona lupy />
Materiały prasowe

Analiza materiałów informacyjnych udostępnionych przez resort finansów oraz licznych publikacji prowadzi do wniosku, że ich autorzy wychodzą z założenia, iż biura rachunkowe zajmujące się obsługą rozliczeń podatkowych swoich klientów przejmą również, przynajmniej w jakimś zakresie, obsługę faktur zakupowych, a czasami nawet sprzedażowych w KSeF. Czytamy zatem, jak to przykładowa Anna Nowak – księgowa obsługuje kilka firm, które nadały jej uprawnienia w KSeF. W ramach świadczonych usług „po uwierzytelnieniu się w systemie certyfikatem KSeF w swoim kontekście lub w kontekście firmy X, Y lub Z, Anna Nowak będzie mogła działać w KSeF w obrębie posiadanych uprawnień”. Owszem, może tak być, ale czy na pewno jest to dobry pomysł? Czy rozwiązanie takie jest prawidłowe z perspektywy zarówno księgowej Anny, jak i jej klientów?

Jak uniknąć konfliktów między biurem rachunkowym i klientami

Z jednej strony, w wyniku zbyt pochopnej dystrybucji uprawnień klient może wręcz utracić kontrolę nad tym, kto ma dostęp do jego kontekstu, a co za tym idzie danych zakupowych i sprzedażowych zawartych w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeżeli bowiem udzieli księgowej prawa nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, to będzie ona mogła – już bez jego odrębnej zgody – udzielać dalszych uprawnień.

Z drugiej strony pojawia się pytanie, czy księgowa Anna (a w efekcie również jej pracownicy) jest przygotowana do tego, że być może w przekonaniu klientów, którzy w ten sposób ją namaścili do obsługi KSeF, przejęła ich obowiązki w zakresie odbioru i pełnej obróbki faktur zakupowych, a może nawet i w zakresie fakturowania!

Obawiam się, że zarówno po jednej, jak i po drugiej stronie skutek może być nie tylko zaskakujący, lecz także niezadowalający. Może to doprowadzić do niepotrzebnych konfliktów.

Uwaga! W pierwszej kolejności warto się zastanowić nad tym, czy na pewno biuro rachunkowe jest przygotowane organizacyjnie, infrastrukturalnie, a także od strony zapewnienia bezpieczeństwa do tego, aby obsługiwać swoich klientów również w zakresie dokumentów sprzedażowych i zakupowych w KSeF.

Wariant pierwszy świadczenia usług

Punktem wyjścia winien tutaj być zakres obecnie realizowanych przez biuro usług. Czy dzisiaj księgowa z biura rachunkowego wystawia faktury za klientów? Zaryzykowałbym tezę, że nie jest to standardowy zakres usług księgowych. Jeżeli biura faktycznie obsługują klienta w takim procesie, to albo jest to fakturowanie incydentalne, albo na podstawie odrębnej umowy, w ramach przygotowanych w tym celu procedur. W takiej sytuacji istotnie wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych może się wiązać w naturalny sposób z obsługą procesu fakturowania w systemie. Nie musi to jednak iść w parze z nadaniem najszerszych uprawnień, wystarczy bowiem, że klient umocuje biuro jedynie do wystawiania i dostępu do faktur w KSeF. Tym sposobem ograniczane jest ryzyko stworzenia szerokiego grona podmiotów uprawnionych do działania w kontekście klienta. W takiej sytuacji należałoby przygotować odpowiednie procedury normujące zakres udzielania przez biuro dostępu poprzez jego system lokalny, a być może nawet zabezpieczyć ich stosowanie zapisami kontraktowymi o karach umownych.

Wariant drugi

Po licznych rozmowach w trakcie szkoleń, warsztatów czy konferencji wnioskuję jednak, że w większości przypadków biura rachunkowe nie planują poszerzania na taki obszar zakresu realizowanych usług. Pozostaje zatem kwestia wglądu w KSeF w kontekście klientów celem poddania obróbce faktur zakupowych, jakie trafiają do klientów biura rachunkowego.

Ważne: Krajowy System e-Faktur, faktura ustrukturyzowana w swoim uporządkowanym kształcie i w formacie xml to doskonałe warunki do digitalizacji relacji biur rachunkowych z klientami.

Jednak czy wejście bądź rozwój elektronicznego obiegu danych na pewno musi być powiązane z obsługą KSeF za klientów? Czy obecnie przed rozpoczęciem stosowania faktur ustrukturyzowanych faktury zakupowe klientów również te elektroniczne trafiają bezpośrednio od ich wystawców do biura rachunkowego? Jeżeli tak jest, to zapewne biuro rachunkowe jest przygotowane do świadczenia obecnie już realizowanych usług kancelaryjnych. Z pewnością dysponuje odpowiednią infrastrukturą, ma odpowiednio skonstruowaną umowę zawierającą niezbędne zapisy, funkcjonują procesy, a wprowadzenie KSeF to włączenie dodatkowego, docelowo głównego, traktu komunikacyjnego. Zatem, tutaj pole do popisu mają informatycy, którzy muszą zająć się odpowiednią harmonizacją systemów. Pozostanie jeszcze nadanie uprawnień biuru rachunkowemu, które lokalnie przydzieli w oparciu o nie dostęp poszczególnym księgowym.

Sęk w tym, że obecnie – przynajmniej takie wnioski wyciągam po wielu rozmowach z księgowymi – wcale nie jest standardem, że księgowi przyjmują faktury klientów bezpośrednio od wystawców. I moim zdaniem to wcale nie musi się zmienić! Przecież w dalszym ciągu dla rozliczenia kosztu, dla odliczenia VAT księgowy musi uzyskać potwierdzenie, że:

  • wydatek jest związany z działalnością podatnika,
  • świadczenie faktycznie zostało wykonane,
  • kwoty wykazane w fakturze są zgodne z rzeczywistością itp.

Ważne: Ani KSeF, ani ustrukturyzowany charakter faktury nie zwalniają z konieczności sprawdzenia dokumentu od strony merytorycznej!

Gdyby księgowy sam miał zajmować się rozliczaniem faktur, które do niego trafiają przez KSeF, to niejednokrotnie musiałby się mierzyć z dokumentami, które nijak się mają do działalności podatnika, a zostały wystawione, bo klient biura rachunkowego (bądź jego pracownik), dokonując zakupu, postanowił wziąć fakturę „na wszelki wypadek” albo dokonał prywatnego zakupu na firmę. Bo dzięki temu mógł skorzystać z rabatu, jaki w systemie sprzedawcy jest przypisany do konta klienta i tylko przy fakturowaniu na niego sprzedaży może być zrealizowany. Dzisiaj księgowi nie widzą takich faktur, bo nie są one dostarczane przez klientów, a gdyby w przyszłości mieli pobierać dokumenty zakupowe z konta klienta w KSeF, to musieliby coś z nimi zrobić (najpewniej stracić czas na ich weryfikację, by w końcu się dowiedzieć, że te dokumenty należy pominąć w rozliczeniach).

Wnioski

Wobec zalewu różnych pomysłów na kształtowanie relacji pomiędzy biurem rachunkowym a klientami, warto jasno i wyraźnie wskazać, że:

  • Nie każde biuro rachunkowe musi pobierać faktury ustrukturyzowane swoich klientów z KSeF!
  • Nie każde biuro rachunkowe musi mieć bezpośredni dostęp do KSeF w kontekście klienta – prawidłowo przygotowany zestaw danych pozwoli na całkowite wyeliminowanie udzielania księgowym uprawnień do kontekstu klienta w KSeF.
  • Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych może, ale nie musi zmieniać procesu obiegu dokumentów zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych.
  • Krajowy System e-Faktur i faktury ustrukturyzowane nie mogą zwalniać osób dokonujących zakupów (podatników, ich pracowników) z obowiązku weryfikacji merytorycznej dokumentów zakupowych, ich opisów (indywidualnych czy grupowych, zgodnie z przyjętymi procedurami).
  • Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych może przyśpieszyć proces digitalizacji księgowości, ale niezbędne jest uprzednie odpowiednie przygotowanie się do niego zarówno przez biuro rachunkowe, jak i przez jego klientów (już dzisiaj wiele biur udostępnia swoim klientom oprogramowanie, za pomocą którego ci poddają obróbce merytorycznej dokumenty i następnie w formie elektronicznej dostarczają wraz z odpowiednimi akceptacjami do księgowych).
  • Nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby klient – tak jak nieraz jeszcze dzieje się obecnie – dostarczył do księgowego wizualizacje otrzymanych faktur ustrukturyzowanych z odpowiednimi opisami, informacjami itp., czy to w formie plików elektronicznych (np. jpg, pdf itp.), czy nawet w formie wydruków (co zdaje się być działaniem dalece nieekonomicznym i nieekologicznym, a na dodatek uciążliwym ze względu na konieczność ręcznego wprowadzenia danych do systemu, lecz jest prawnie dopuszczalne).

Dodam, że z wielu stron – a zwłaszcza od księgowych z biur rachunkowych – słyszę, że są oni przytłoczeni oczekiwaniami, jakie wobec nich mają klienci, którzy niemal każdego dnia napotykają nowe informacje, odkrycia itp. Można mieć wrażenie, że wokół faktur ustrukturyzowanych wytworzył się przedziwny, rzadko spotykany szum informacyjny. Taki nadmiar informacji, codzienne nowości różnych odkrywców KSeF, eksploratorów materiałów informacyjnych, niedokończonych jeszcze przepisów i rozwiązań informatycznych powoduje, iż księgowi i podatnicy są już tym po prostu zmęczeni. Pozostaje mieć nadzieję, że i tym razem, jak to już nieraz bywało, po całej tej burzy, po uruchomieniu produkcyjnego KSeF, po odchorowaniu przez system i przepisy chorób wieku dziecięcego, wszystko będzie działało, a podatnicy będą mogli powiedzieć: i tym razem sobie poradziliśmy i w sumie dobrze, że ten KSeF został wprowadzony, bo ułatwia nam pracę…