Czy można ująć w księgach koszty przejazdów i noclegów podwykonawców bez faktury

Uzasadnienie: Nie mamy tu do czynienia z podróżą służbową w rozumieniu przepisów prawa pracy, bo podwykonawcy nie są pracownikami jednostki, a więc nie obowiązują ich przepisy dotyczące delegacji służbowych. Niemniej jednak sama podróż jako element wykonania zobowiązania umownego może zostać rozliczona – na podstawie ogólnych zasad prawa cywilnego i podatkowego.

Możliwość taka opiera się na zasadzie swobody umów, zgodnie z którą podmioty zawierające kontrakt cywilnoprawny mogą ustalić, że jedna ze stron pokryje koszty podróży drugiej strony, jeśli są one niezbędne do realizacji powierzonych zadań. Dotyczy to zarówno kosztów przejazdu, jak i noclegu – pod warunkiem, że świadczenia te wynikają z zawartej umowy lub zostały zaakceptowane podczas jej realizacji.

Wydatki na podróże podwykonawców jako koszty podatkowe

Wydatki poniesione przez zleceniodawcę (klienta) w związku z podróżami podwykonawców mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Wynika to odpowiednio z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Nie ma więc przeszkód, aby strony ustaliły, że koszty związane z podróżą podwykonawcy zostaną mu zwrócone przez podmiot zlecający odbycie tej podróży w celu realizacji zadań powierzonych podwykonawcy. Strony mogą zatem w zawartej umowie ustalić m.in., że podwykonawcy zostaną zwrócone koszty przejazdów, np. w wysokości ceny biletu środka transportu lub w wysokości „kilometrówki”.

Nakłady takie będą kosztami podatkowymi, jeżeli zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła jego powstawania. Ponieważ należy je zaklasyfikować jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, czyli tzw. koszty pośrednie, to obciążają one firmowe koszty podatkowe w dacie poniesienia.

Wielokrotnie organy skarbowe wskazywały na związek wydatków ponoszonych na podwykonawców z przychodami spółki. Można tu przytoczyć interpretację indywidualną ministra finansów z 29 września 2015 r., nr DD10.8221.145.2015.MZB, dotyczącą sytuacji, w której spółka – przy realizacji świadczonych przez siebie usług – korzystała z pracy m.in. podwykonawców i zleceniobiorców.

Spółka będąca wnioskodawcą podpisywała umowy, z których wynikało, że wydatki związane z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania czynności przez zleceniobiorców i podwykonawców (np. bilety komunikacji samochodowej, kolejowej lub lotniczej) obciążały spółkę. Ponoszone na ww. cel wydatki zostały uwzględnione przy kalkulacji wynagrodzenia należnego podwykonawcy lub zleceniobiorcy z tytułu wykonywanych prac – gdyby koszty te ponosili podwykonawcy lub zleceniobiorcy, cena świadczonych przez nich usług byłaby wyższa.

Odnosząc się do tak przedstawionego stanu faktycznego, minister finansów stwierdził: „Wydatki ponoszone przez Spółkę na organizację noclegów oraz komunikację dla zleceniobiorców i podwykonawców mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami Spółki (zleceniodawcy), gdyż wiążą się z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Zwrócił też uwagę, że skoro te koszty nie są refakturowane ani przerzucane na podwykonawcę, a zostały ujęte w kalkulacji wynagrodzenia – to nie ma ryzyka ich podwójnego rozliczenia ani zakwestionowania związku z przychodem.

Analogiczne stanowisko przedstawił dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2020 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.120.2020.1.AP. Wskazał wyraźnie, że: „to na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Przy czym, posiadane dowody nie mogą się ograniczać do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające racjonalność poniesionych wydatków. Nadmienić także należy, że zasadność zaliczenia tych wydatków (w szczególności związek pomiędzy ich poniesieniem a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu), do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy. (...)'.

Kiedy potwierdzenie rezerwacji lub przelew wystarczy jako dowód kosztu

W interpretacji indywidualnej z 6 maja 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.65.2024.11.KM, dyrektor KIS podkreślił, że: „Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem”.

Organ wskazał również, że potwierdzenia lotów, przelewów czy rezerwacji hotelu – nawet jeśli formalnie nie zawierają wszystkich elementów wymaganych przez art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości – mogą być uznane za dowody księgowe pod warunkiem ich odpowiedniego opisu (m.in. wskazanie osoby dokonującej operacji, celu gospodarczego, podpis osoby odpowiedzialnej) oraz zgodności z zasadami obowiązującymi w jednostce.

Wszystkie te dokumenty muszą potwierdzać cel podróży, związek z realizacją zlecenia oraz powiązanie z przychodami spółki. Wymagane są również dokumenty wewnętrzne – np. polecenie podróży lub załączniki do umowy wskazujące na obowiązek pokrycia kosztów podróży.

Zatem wydatki ponoszone przez firmę na usługi noclegowe oraz związane z przejazdami podwykonawców w związku ze świadczonymi na jej rzecz usługami, podlegają rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych. Obowiązek ich ponoszenia wynika bowiem bezpośrednio z zapisów umów zawartych z firmami podwykonawców.

Jednak należy pamiętać, że w przypadku, gdy koszty takie ponoszone są na podstawie umowy cywilnoprawnej, podlegają one limitowaniu na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W konsekwencji – nie będzie kosztem uzyskania przychodów ta część wydatków, która przewyższa limit wynikający z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Uwaga! Kosztem uzyskania przychodu może być jedynie kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę określoną w przepisach.

W księgach rachunkowych zwrot kosztów podróży podwykonawcom ujmuje się na koncie „Pozostałe koszty rodzajowe” – analogicznie do ewidencji podróży służbowych pracowników.

W układzie kalkulacyjnym zwykle są one księgowane jako element kosztu wytworzenia sprzedanych produktów, ponieważ mają one bezpośredni związek ze sprzedażą produktów lub świadczeniem usług na rzecz klienta.

PRZYKŁAD 1

W praktyce: Jeśli umowa z podwykonawcą przewiduje zwrot kosztów podróży, a dokumentacja potwierdza ich związek z realizacją usług, wydatki te mogą być bezpiecznie ujęte jako koszt podatkowy. Kluczowe jest rzetelne udokumentowanie celu gospodarczego oraz zgodność dowodów z polityką rachunkowości jednostki. ©℗